Iepirkumu pirmspārbaudes

Tuvojas beigām jau otrais Eiropas Savienības (ES) fondu ieviešanas periods. Atskatoties uz šiem diviem periodiem, jāsecina, ka diemžēl lielākais gadījumu skaits, kad ES fondu projektu ietvaros finansējuma saņēmējs ir ieguvis tikai daļēju ES fondu finansējumu vai nav saņēmis vispār, ir to kļūdu dēļ, kas pieļautas publiskajos iepirkumos. Lai laikus novērstu iespējamās kļūdas iepirkumu dokumentos un iepirkumu ietvaros iesniegto piedāvājumu vērtēšanā, kā arī varētu labāk izprast iepirkumu pirmspārbaužu būtību, rakstā aplūkots svarīgākais, ko vajadzētu ievērot, lai iepirkums būtu veiksmīgs un finansējuma saņēmēja projekts saņemtu 100% ES fondu finansējumu.

CFLA pieredze

No 2012.gada janvāra Centrālā finanšu un līgumu aģentūra (CFLA) kā sadarbības iestāde vairāku ES fondu aktivitātēs sāka veikt iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma procedūras norises pirmspārbaudes. Pirms tam iepirkumu pirmspārbaudes ES fondu projektu ietvaros izsludinātajiem iepirkumiem veica Iepirkumu uzraudzības birojs (IUB). CFLA tas bija pilnīgi jauns izaicinājums. Kopš tā laika ir pagājis gads un CFLA ir uzkrājusi kaut nelielu, bet savu pieredzi iepirkumu pirmspārbaužu veikšanā.

CFLA 2007.‑2013.gada plānošanas periodā ir sadarbības iestāde 23 apakšaktivitātēm, kuru jomas ir ļoti dažādas – tehniskā palīdzība, veselības aprūpe, satiksmes drošība, ostu infrastruktūra, informācijas un komunikāciju tehnoloģijas, ūdenssaimniecība, hidrotehniskās būves, kultūras objekti, atkritumu apsaimniekošana. Tādējādi arī finansējuma saņēmēju loks ir dažāds – valsts iestādes, pašvaldības un komersanti.

Protams, arī iepirkumos piemērojamie normatīvie akti ir tikpat dažādi: Publisko iepirkumu likums (PIL), Ministru kabineta 2008.gada 5.februāra noteikumi Nr.65 Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētajiem projektiem (MK noteikumi Nr.65) un Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas izstrādātās Iepirkumu vadlīnijas sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem (Iepirkumu vadlīnijas), kuras finansējuma saņēmējiem ir saistošas saskaņā ar noslēgtā līguma nosacījumiem. Šīs dažādības dēļ rakstā netiek aplūkotas katra normatīvā akta prasības iepirkuma veikšanai, bet uzmanība tiek koncentrēta uz PIL subjektu – lielāko daļu iepirkumu veicēju kļūdām, kas ir konstatētas, veicot iepirkumu pirmspārbaudes.

Iepirkumu pirmspārbaužu plānošana

Iepirkumu pirmspārbaužu mērķis ir iespējami ātri identificēt pārkāpumus iepirkumu jomā, palīdzēt finansējuma saņēmējiem tos laikus novērst un izvairīties no neatbilstošu izmaksu rašanās.
Iepirkumu pirmspārbaužu veikšanas tiesisko pamatu nosaka Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības likums un 2007.gada 26.jūnija Ministru kabineta noteikumi Nr.419 Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un šo fondu ieviešanu (MK noteikumi Nr.419).

Lai visām iepirkumu pirmspārbaužu veikšanā iesaistītajām iestādēm nodrošinātu maksimāli vienotu pieeju šo pārbaužu veikšanā, IUB ir izstrādājis Metodiku par iepirkumu pirmspārbaužu veikšanu atbildīgajām iestādēm un sadarbības iestādēm (Metodika pirmspārbaužu veikšanai). Turklāt, lai visas iesaistītās institūcijas varētu apspriest neskaidros un aktuālos jautājumus, kas saistīti ar iepirkumu pirmspārbaužu veikšanu, IUB organizē darba grupas sanāksmes, kuru protokoli ir pieejami arī interneta vietnē www.esfondi.lv.

Divu veidu pirmspārbaudes

Iepirkumu pirmspārbaudes tiek veiktas divējādi – iepirkumu dokumentācijas pārbaude un iepirkumu norises pārbaude. Pirmspārbaužu veikšanas metodika paredz, ka iepirkuma pirmspārbaudes veic:

1) visiem iepirkumiem augsta riska projektos (projekta riska novērtējumu veic katram projektam pēc līguma noslēgšanas);
2) vismaz 15% iepirkumu, rēķinot no kopējā plānoto iepirkumu skaita vidēja riska projektos;
3) ja nepieciešams (pēc iestādes ieskata), var veikt arī iepirkuma pirmspārbaudes atsevišķiem zema riska projektiem.

No iepirkumu pārbaužu plānā iekļautajiem iepirkumiem, kuriem veiktas iepirkumu dokumentācijas pirmspārbaudes, vismaz 30% iepirkumiem veic pirkumu procedūras norises pirmspārbaudes.

CFLA iepirkumu pirmspārbaudes veic izlases kārtībā, atlasot iepirkumus pēc vairākiem kritērijiem, tas ir, normatīvais akts, saskaņā ar kuru tiek veikts iepirkums, iepirkuma procedūras veids, iepirkuma priekšmets, plānotā līgumcena un pasūtītāja veids jeb juridiskais statuss, iepriekšējā pieredze iepirkuma jomā ar konkrēto finansējuma saņēmēju.

Iepirkumu plāns

Pats pirmais dokuments, kurā var redzēt, kādus iepirkumus projekta ietvaros ir ieplānojis finansējuma saņēmējs, ir iepirkumu plāns. Tas jāiesniedz CFLA piecu darbdienu laikā pēc līguma par projekta īstenošanu noslēgšanas. Iepirkumu plāna aizpildīšanas laikā galvenokārt uzmanība ir jāvelta iepirkuma paredzamai līgumcenai un tai atbilstošas iepirkumu procedūras izvēlei.

Iepirkumu plāns un tā savlaicīga iesniegšana ir svarīga divu iemeslu dēļ: pirmkārt, no tā var pārliecināties, vai ir izvēlēta paredzamai līgumcenai atbilstoša iepirkumu procedūra un vai nav konstatējams iepirkumu sadalījums; otrkārt, atbilstoši projektu iepirkumu plānos norādītajiem plānotajiem iepirkumu izsludināšanas datumiem CFLA plāno arī savus darbus un noslodzi iepirkumu pirmspārbaužu veikšanā.

Lai varētu pārliecināties, ka projekta ietvaros plānotie iepirkumi nav sadalīti, CFLA saviem finansējuma saņēmējiem lūdz iepirkuma plānā iekļaut pilnīgi visus projekta ietvaros jau veiktos (ja iepirkums ir veikts pirms līguma par ES fonda projekta īstenošanu noslēgšanas) un veicamos iepirkumus un arī tā sauktos zemsliekšņu iepirkumus.

Tie ir līgumi, kurus projekta ietvaros ir paredzēts slēgt, neveicot iepirkuma procedūru. CFLA praksē ir bijuši gadījumi, kad pēc iepirkumu plāna saņemšanas ir konstatēts, ka iepirkumam plānots piemērot paredzamajai līgumcenai neatbilstošu iepirkuma procedūru, piemēram, finansējuma saņēmējs ir plānojis noslēgt vairākus līgumus līdz 3000 latu (zemsliekšņa iepirkumus) par līdzīga rakstura eksperta pakalpojumiem, tādējādi CFLA radās iespēja novērst šādu pārkāpumu vēl pirms līgumu noslēgšanas.

Iepirkuma plāna aktualizēšana

Bieži vien finansējuma saņēmēji ir uzdevuši jautājumus, kādos gadījumos iepirkumu plāni ir jāaktualizē un kādas var būt sekas, ja iepirkumu plānu neiesniedz. Protams, sastādot iepirkumu plānu uzreiz pēc līguma noslēgšanas, nav iespējams ļoti precīzi saplānot iepirkumu izsludināšanas laikus, kas var mainīties dažādu apstākļu ietekmē, vai arī noteikt precīzas līgumcenas. Dažkārt rodas arī nepieciešamība pēc kāda jauna, iepriekš neieplānota iepirkuma.

Normatīvie akti nenosaka kārtību, kādā var tikt grozīta iepirkumu plānā iekļautā informācija. MK noteikumi Nr.419 tikai paredz, ka finansējuma saņēmējs, ja nepieciešams, iepirkuma plānu aktualizē un iesniedz izskatīšanai atbildīgajā iestādē vai sadarbības iestādē. Galvenais, kas būtu jāievēro šādos gadījumos, ir tas, ka aktualizētais iepirkumu plāns CFLA būtu jāiesniedz pirms iepirkuma procedūras uzsākšanas.

Iemesli jau minēti iepriekš – iespēja novērst kļūdas pirms iepirkuma uzsākšanas un šādas informācijas nepieciešamība CFLA darba plānošanai. Gadījumā, ja iepirkumu plānu neiesniedz vai neaktualizē vai arī veic iepirkumu, kas nav norādīts iepirkumu plānā, CFLA ir tiesības piemērot sankcijas – finanšu korekciju atbilstoši Finanšu ministrijas izstrādātajām Vadlīnijām par finanšu korekciju piemērošanu Eiropas Savienības fondu finansētajos projektos (Vadlīnijas par finanšu korekcijām). Jāatzīmē gan, ka līdz šim šāda gadījuma praksē nav bijis un cerēsim, ka arī nebūs.

Iepirkumu dokumentācijas pirmspārbaudes

Tās tiek veiktas pēc iepirkuma izsludināšanas IUB vai finansējuma saņēmēja mājaslapā (sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem).

CFLA saskaņā ar MK noteikumiem Nr.419 ir dotas 20 darbdienas iepirkumu dokumentācijas izvērtēšanai un atzinuma sagatavošanai. Jāatzīmē, ka CFLA iepirkumu pārbaudes, protams, savu iespēju robežās, cenšas veikt pēc iespējas ātrāk, lai neaizkavētu iepirkumu. Īpaši svarīgi tas ir gadījumos, ja iepirkums tiek veikts PIL 8¹.panta kārtībā vai saskaņā ar MK noteikumiem Nr.65, kuros ir samērā īsi piedāvājumu iesniegšanas termiņi, vai arī gadījumos, kad tas ir ļoti svarīgi projekta ieviešanai, piemēram, tuvojas projekta ieviešanas beigu termiņš.

Nereti ir gadījumi, kad finansējuma saņēmējs aizmirst, ka ir jāiesniedz iepirkuma dokumenti vai arī jāinformē, ka iepirkums ir izsludināts un kurā interneta vietnē ir pieejami iepirkuma dokumenti. Tāpēc pēdējā laikā CFLA visbiežāk apmeklētās ir IUB iepirkumu sludinājumu un arī atsevišķu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju mājaslapas. Tomēr, neraugoties uz to, ir gadījušās situācijas, kad izsludinātais iepirkums ir pamanīts pārāk vēlu. Tāpēc CFLA aicina finansējuma saņēmējus neaizmirst laikus informēt CFLA, ja iepirkums ir izvēlēts pirmspārbaudei, lai arī laikus saņemtu atzinumu par veikto pirmspārbaudi!

Pārbaudāmo jautājumu loks

Iepirkumu dokumentācijas pirmspārbaudē pārbaudāmo jautājumu loks ir ļoti plašs, un tas ir noteikts IUB Metodikā pirmspārbaužu veikšanai. Tā kā tā ir publiski pieejama www.esfondi.lv, jebkurš iepirkuma veicējs var iepazīties, kādi iepirkuma dokumentācijas aspekti tiek pārbaudīti. Tomēr jāakcentē galvenie pārbaudāmie jautājumi iepirkumiem, kas tiek veikti pēc PIL:

• iepirkuma atbilstība iepirkuma plānam – vai iepirkums ir iekļauts iepirkuma plānā, vai iepirkuma priekšmets ir atbilstošs projektā plānotajam utt.;
• izvēlētās iepirkuma procedūras atbilstība normatīvajiem aktiem;
• iepirkuma dokumentācijā iekļautās informācijas un publicētajā paziņojumā norādītās informācijas atbilstība;
• iepirkuma priekšmeta CPV kods;
• iepirkuma dokumentācijas prasību par dokumentācijas pieejamības, papildu informācijas sniegšanu un piedāvājumu iesniegšanas termiņu un piedāvājumu atvēršanas nosacījumu atbilstība normatīvajiem aktiem;
• piedāvājuma nodrošinājuma atbilstība normatīvo aktu prasībām;
• pretendentu izslēgšanas nosacījumu atbilstība normatīvajiem aktiem;
• pretendentu kvalifikācijas prasību – finansiālajam un saimnieciskajam stāvoklim un profesionālajām un tehniskajām spējām – samērīgums un pamatotība;
• tehnisko specifikāciju atbilstība normatīvajiem aktiem;
• piedāvājuma izvēles kritēriju atbilstība normatīvajiem aktiem un gadījumā, ja izvēles kritērijs ir saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums, vērtēšanas kritēriju objektivitāte un atbilstība normatīvajam regulējumam;
• iepirkuma komisijas pienākumu un tiesību atbilstība normatīvo aktu regulējumam;
• iepirkuma nolikuma pielikumu atbilstība nolikumā noteiktajām prasībām un normatīvo aktu regulējumam;
• iepirkuma līguma projektā ietverto nosacījumu izvērtēšana.

Iepirkumiem, kas tiek veikti saskaņā ar MK noteikumiem Nr.65, Iepirkumu vadlīnijām sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem, vai arī slēgtam konkursam, sarunu procedūrai un PIL 8¹.panta kārtībā veiktajiem iepirkumiem ir atšķirīgi pārbaudāmie jautājumi, kas šajā rakstā netiks aplūkoti.

CFLA, veicot iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes, ņem vērā gan IUB viedokli (vadlīnijās, skaidrojumos un atzinumos sniegto, IUB sūdzību izskatīšanas komisijas lēmumus), gan ES Tiesas lēmumus, gan arī Finanšu ministrijas Revīzijas iestādes vai Eiropas Komisijas auditoru izteiktos aizrādījumus. Vienlaikus CFLA izvērtē arī izsludinātā iepirkuma saistību ar konkrēto projektu, piemēram, vai izsludinātā būvdarbu iepirkuma apjomi atbilst projektā paredzētajiem. Tāpat tiek vērtēta arī izsludinātajā iepirkumā paredzēto darbu izpildes ilguma atbilstība apstiprinātajā ES fonda projektā un akceptētajā tehniskajā projektā būvniecības gadījumā paredzētajam darbu apjomam un ieviešanas laikam. Tādējādi jau laikus tiek novērstas iespējamās pretrunas starp projektā un izsludinātajā iepirkumā paredzēto.

Atzinumi

Par veikto iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudi CFLA saskaņā ar MK noteikumu Nr.419 regulējumu sniedz trīs veidu atzinumus:

• pozitīvu – ja iepirkuma dokumentācijā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu;
• ar iebildumiem – ja iepirkuma dokumentācijā konstatēti pārkāpumi, bet tos iespējams novērst iepirkuma procedūras laikā;
• negatīvu, ja iepirkuma dokumentācijā konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst uzsāktā iepirkuma laikā un kuri var ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu.

Neapšaubāmi, lielāks prieks un gandarījums ir par tiem iepirkuma dokumentiem, par kuriem uzreiz var sniegt pozitīvu atzinumu. Lielākā daļa atzinumu, kas tiek sniegti, ir ar iebildumiem.

Jāatzīmē ‑ pasūtītājs labāk pārzina pašreizējo konkrētā tirgus situāciju un tirgus dalībnieku loku, bet CFLA labāk redz situāciju konkrētās aktivitātes projektu kontekstā un tāpēc, vērtējot situāciju, kāda ir bijusi citos projektos ar līdzīgiem nolikuma nosacījumiem, savos atzinumos var lūgt pasūtītāju tomēr izvērtēt vienu vai otru iepirkuma dokumentācijas punktu un sniegt atzinumu ar iebildumiem.

Ir gadījumi, kad, saņemot šādus atzinumus, finansējuma saņēmēji ir diezgan neapmierināti – normatīvo aktu pārkāpumi nav konstatēti, bet atzinums tomēr ir ar iebildumiem. Jāuzsver, ka tas ir nevis tāpēc, ka CFLA meklē pēc iespējas vairāk kļūdu vai piekasās, bet gan tāpēc, ka konkrētie iepirkuma dokumentācijas punkti var ietekmēt gan piedāvājumu sagatavošanu un līdz ar to arī piedāvājumu cenu, vai arī ietekmēt piedāvājumu vērtēšanu un lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu. CFLA vienmēr ir gatavi pieņemt arī finansējuma saņēmēja pamatotu viedokli un telefoniski vai klātienē izrunāt visus neskaidros jautājumus un paskaidrot, kāpēc un kāds risks konkrētajā nolikuma punktā ir saskatāms.

Kļūdas iepirkuma dokumentācijā

Par kļūdām iepirkuma dokumentācijā ir runāts un rakstīts jau ļoti daudz. IUB mājaslapā ir pieejama informācija par būtiskajām un biežāk konstatētajām neatbilstībām iepirkuma procedūru dokumentācijā un norisē, ko CFLA arī izmanto, izskatot iepirkumu dokumentāciju.

Pēdējā laikā biežāk sastopamās kļūdas iepirkuma dokumentācijā ir kļūdas, kas pieļautas pēdējo PIL veikto izmaiņu rezultātā:

• Nolikumā noteikts, ka piedāvājuma derīguma termiņa nepagarināšanas gadījumā pretendents tiks izslēgts no turpmākās dalības iepirkumā. PIL vairs nav iekļauts regulējums par piedāvājuma derīguma termiņu, tāpēc, ja pasūtītājs tomēr paredz piedāvājuma derīguma termiņu nolikumā, tad šis nosacījums nedrīkst būt ar negatīvām sekām pretendentam.
• PIL noteiktie izslēgšanas nosacījumi netiek attiecināti uz apakšuzņēmējiem, kuru veicamo darbu vērtība ir vismaz 20 procenti no kopējās iepirkuma līguma vērtības, vai arī tiek attiecināti uz pilnīgi visiem apakšuzņēmējiem.
  Nolikumā vai iepirkuma līguma projektā nav paredzēti apakšuzņēmēju nomaiņas nosacījumi.

Kā nākamās jāmin prasības pretendentu kvalifikācijai. Tās ir svarīgas gan pašam pasūtītājam, lai varētu pārliecināties par pretendenta iepriekšējo pieredzi un spējām nodrošināt atbilstošu un kvalitatīvu iepirkuma līguma izpildi, gan arī pretendentiem, lai varētu sagatavot atbilstošu piedāvājumu.

• Nolikumā iekļauti normatīvajiem aktiem neatbilstoši pretendentu atlases kritēriji, piemēram, prasība par reģistrēšanos noteiktos reģistros, prasība par noteikta standarta kvalitātes vadības sistēmas esamību un tamlīdzīgi.
• Nolikumā noteikts, ka pretendentam nepieciešams nesamērīgi liels finanšu apgrozījums noteiktā apjomā un noteiktā jomā.
• Nolikumā noteiktas detalizētas prasības pretendenta iepriekšējai pieredzei, piemēram, jābūt izbūvētiem noteikta garuma ūdensvada tīkliem, izbūvētām telpām ar noteiktu daudzumu kvadrātmetru un tamlīdzīgi. Tādas pašas prasības nereti tiek noteiktas arī galvenajiem pretendenta piesaistāmajiem speciālistiem.

Abos pēdējos gadījumos ir ļoti svarīgi, ka tajos nolikuma pielikumos, kas pretendentam jāaizpilda, lai apliecinātu savu atbilstību kvalifikācijas prasībām (finanšu un profesionālajai pieredzei), būtu skaidri saprotams, ka pretendentu norādītajai informācijai ir jābūt atbilstošai nolikumā noteiktajai (minot konkrētus nolikuma punktus).

Pretējā gadījumā var rasties situācija, ka nolikumā ir noteiktas prasības pretendenta vai viņa piesaistāmo speciālistu iepriekšējai pieredzei, bet, piemēram, CV veidnē, kas ir jāaizpilda pretendenta speciālistam, ir paredzēts, ka jāsniedz informācija par profesionālās darbības laikā veiktajiem nozīmīgākiem projektiem, sniedzot īsu veikto darbu aprakstu, nevis prasīts norādīt objektus, kuros būtu izbūvēti nolikuma prasībām atbilstošie konkrēta apjoma darbi. Tādā gadījumā, saņemot piedāvājumus, pēc šajā CV formā norādītās informācijas nav iespējams izvērtēt, vai pretendenta piedāvātais speciālists atbilst nolikuma prasībām. Ja finansējuma saņēmējs iepirkuma protokolā norāda, ka piedāvājums atbilst nolikuma prasībām un pieņem lēmumu par uzvarētāju, iespējams konstatēt, ka piedāvājums netiek vērtēts atbilstoši nolikuma prasībām.

Pretendentam izvirzītās kvalifikācijas prasības ir ļoti aktuāls jautājums, jo bieži vien tajā brīdī, kad iepirkums ir izsludināts, ir ļoti grūti precīzi noteikt izvirzīto kvalifikācijas prasību ietekmi uz potenciālo pretendentu loku. Diemžēl izvirzīto kvalifikācijas prasību ietekmi uz konkurenci var konstatēt tikai pēc piedāvājumu iesniegšanas, tas ir, veicot iepirkumu norises pirmspārbaudes, kad ir par vēlu šīs prasības mainīt.

Jāmin arī kļūdas, kas tiek konstatētas iepirkuma līguma projektos.

Paredzēts, ka pasūtītājs pirms līguma noslēgšanas var mainīt iepirkuma apjomus, bet nav precīzi noteikts, kas tiks mainīts. Šāda iepirkuma līguma punkta redakcija pieļauj risku, ka pirms līguma noslēgšanas tiek veiktas būtiskas izmaiņas iepirkuma nosacījumos, kas var ietekmēt gan potenciālo pretendentu loku, gan radīt iespēju pretendentiem iesniegt būtiski atšķirīgu piedāvājumu, gan arī pieņemt atšķirīgu lēmumu par iepirkuma uzvarētāju. Šādas izmaiņas ir pretrunā ar PIL. Ja pasūtītājs iepirkuma dokumentācijā vēlas paredzēt, ka pirms līguma noslēgšanas nepietiekama finansējuma vai kāda cita apstākļa dēļ būtu iespējams mainīt iepirkuma apjomus, tad gan nolikumā, gan arī līguma projektā ir precīzi jānorāda gadījumi, kad grozījumi ir pieļaujami, grozījumu apjoms un būtība, lai pretendents, jau sagatavojot piedāvājumu, varētu ar tiem rēķināties, piemēram, būtu konkrēti atrunāts, tieši kuri no veicamajiem darbiem (tāmes pozīcijām) varētu tikt grozīti darbu izpildes laikā, kādos apjomos (no … līdz) un ar kādiem nosacījumiem.

Līgumsodu apmēri un piemērošanas kārtība. Līgumsodu mērķis ir nodrošināties pret līguma ietvaros veicamo darbu nepienācīgu izpildi, tādējādi iepirkuma līgumā noteiktās sankcijas ir piemērojamas minētā mērķa sasniegšanai. Projekta ieviešanas gaitā, piemēram, līguma izpildes termiņa kavējuma gadījumā, CFLA izvērtē arī līgumā noteiktās soda sankcijas un to piemērošanu, vai pasūtītājam ir noteikts pienākums vai izvēles iespējas piemērot soda sankcijas par pārkāpumu. Tāpēc svarīgi ir jau iepirkuma līguma projekta stadijā pievērst uzmanību līguma punkta formulējumiem – „var piemērot soda naudas” vai „piemēro soda naudas”, no šiem formulējumiem ir atkarīga tālākā līguma izpilde.

Nav skaidri noteikta līguma apmaksas kārtība. Ir jāņem vērā, ka līguma apmaksas kārtības maiņa līguma izpildes laikā var tikt atzīta par būtiskiem līguma grozījumiem. Piemēram, par gadījumiem, ja līgumā ir paredzēta avansa maksājuma saņemšanas iespēja, bet nav paredzēta avansa dzēšanas kārtība. Finansējuma saņēmēji iebilst, ka Civillikums nenosaka avansa dzēšanas kārtību un tāpēc līgumā tas nav atsevišķi jānorāda. Kaut arī normatīvais regulējums to neparedz, tas var būt būtiski līguma izpildes gaitā (īpaši būvniecības līgumos, kur ir paredzēti ikmēneša maksājumi par paveiktajiem darbiem) un iesniedzot maksājumu pieprasījumus ES fondu finansējuma saņemšanai. Ja līgumā nebūs noteikta avansa dzēšanas kārtība, tad jebkurā gadījumā CFLA lūgs skaidrojumus, kādā veidā un kādā apjomā ir dzēsta izmaksātā avansa summa.

Atzinums ar iebildumiem vai negatīvs

Negatīvi atzinumi par iepirkuma dokumentāciju ir reti, galvenokārt par PIL 8¹.panta kārtībā veiktajiem iepirkumiem, jo lielākoties kļūdas iepirkuma dokumentācijā līdz piedāvājumu iesniegšanas brīdim ir iespējams izlabot.

Ja atzinums ir ar iebildumiem un nav iestājies piedāvājumu iesniegšanas termiņš, finansējuma saņēmējam ir iespēja grozīt iepirkuma nolikumu, tādējādi novēršot konstatētās kļūdas, vienlaikus, ja tas nepieciešams, saskaņā ar normatīvajiem aktiem pagarinot piedāvājumu iesniegšanas termiņu. Ja finansējuma saņēmējs nenovērš nepilnības iepirkuma dokumentos, tad saskaņā ar MK noteikumos Nr.419 noteikto kārtību CFLA ir jāsniedz negatīvs atzinums.

Negatīvs atzinums jāsniedz arī tādos gadījumos, ja nevar novērst konstatētos trūkumus, un šāds atzinums var būt iemesls finansiālajām sekām finansējuma saņēmējam atbilstoši Vadlīnijām par finanšu korekciju piemērošanu. Negatīva atzinuma gadījumā ir iespējams arī pārtraukt uzsākto iepirkuma procedūru, tāpēc šādos gadījumos finansējuma saņēmējam ir jāizvērtē visi riski, kas var ietekmēt sekmīgu projekta īstenošanu, ņemot vērā, ka finansējuma saņēmēja pienākums ir rīkoties ar ES fondu līdzekļiem pēc iespējas ekonomiskāk.

Iepirkuma procedūras norises pārbaude

Iepirkumu procedūras norises pārbaudi CFLA veic no lēmuma par iepirkuma līguma tiesību piešķiršanu pieņemšanas līdz iepirkuma līguma noslēgšanai. Šeit jāpiebilst, ka CFLA kā sadarbības iestādei ir pienākums pārliecināties par projekta ietvaros veikto izdevumu atbilstību normatīvo aktu prasībām. Tas nozīmē, ka veiktā iepirkuma atbilstība normatīvo aktu prasībām tiek vērtēta jebkurā gadījumā – pie iesniegtā progresa pārskata un maksājuma pieprasījuma par ES fondu līdzekļu atmaksu, vai arī veicot iepirkumu procedūras norises pārbaudi.

Pirmajā gadījumā tiek vērtēts jau noticis fakts, kad iepirkuma līgums jau ir noslēgts, tā izpilde jau ir uzsākta un novērst konstatētos pārkāpumus nav iespējams. Otrajā gadījumā, konstatējot pārkāpumus, vēl ir iespējams tos novērst. Normatīvie akti neaizliedz finansējuma saņēmējam noslēgt iepirkuma līgumu pirms CFLA atzinuma saņemšanas, tomēr CFLA aicina finansējuma saņēmējus izvērtēt un rīkoties tā, lai pēc iespējas novērstu visus potenciālos riskus.

Atzinumi

Pēc iepirkuma norises pirmspārbaudes, tāpat kā pēc iepirkuma dokumentācijas pārbaudes, tiek sniegti trīs veida atzinumi – pozitīvs, ar iebildumiem un negatīvs. Atzinuma ar iebildumiem vai negatīva atzinuma gadījumā finansējuma saņēmējam ir iespējams pārvērtēt pieņemto lēmumu un noteikt citu uzvarētāju, vai arī pārtraukt iepirkuma procedūru. Savukārt gadījumā, ja uz CFLA atzinuma ar iebildumiem saņemšanas brīdi iepirkuma līgums jau būs noslēgts un nebūs iespējams labot konstatētos pārkāpumus, CFLA izvērtēs konstatēto pārkāpumu būtiskumu un rīkosies atbilstoši Vadlīnijām par finanšu korekcijām. Šajā gadījumā saskaņā ar noslēgto iepirkuma līgumu radušās izmaksas var tikt atzītas par neatbilstoši veiktām, vai arī šīm izmaksām var tikt piemērota finanšu korekcija.

Jāatgādina, ka finansējuma saņēmējiem ir pienākums nodrošināt ES fondu finansējuma efektīvu izmantošanu un par iepirkuma atbilstību normatīvo aktu prasībām ir atbildīgs tikai finansējuma saņēmējs.

Kļūdas iepirkumu vērtēšanas laikā rodas gan no neskaidriem formulējumiem iepirkuma dokumentācijā, kad ir iespējama iepirkuma dokumentācijā norādīto prasību interpretācija, gan arī no subjektīvas iesniegto piedāvājumu vērtēšanas.

Visbiežākie ir gadījumi, kad finansējuma saņēmējs atkāpjas no iepriekš iepirkuma dokumentācijā noteiktajām prasībām. Piemēram, jau piedāvājumu vērtēšanas laikā tiek nolemts, ka konkrētā dokumenta, piemēram, kāda sertifikāta vai pretendenta pieredzi apliecinoša dokumenta, iesniegšana nav tik nozīmīga un tā rezultātā par iepirkuma uzvarētāju tiek atzīsts pretendents, kurš neatbilst iepirkuma dokumentācijā izvirzītajām prasībām. Tāpat ir jāmin gadījumi, kad no pretendentu piedāvājumiem nav iespējams noteikt, vai tas atbilst iepirkuma dokumentācijā izvirzītajām prasībām, vai tomēr neatbilst. Piemēram, kad nav tiešas sasaistes starp izvirzītajām prasībām un dokumentiem, kas jāaizpilda pretendentiem. Finansējuma saņēmēji mēģina skaidrot, ka nolikumā izvirzītās prasības nav būtiskas, vai arī piedāvājums daļēji atbilst izvirzītajām prasībām.

Īpaši jāuzsver, ka iepirkuma dokumentos nav būtisku vai nebūtisku prasību, un, ja finansējuma saņēmējs ir kādu prasību norādījis iepirkuma nolikumā, tad arī iesniegtie pretendentu piedāvājumi ir jāvērtē saskaņā ar šo prasību. Tāpēc finansējuma saņēmējam, jau plānojot iepirkumus un gatavojot iepirkumu nolikumus, būtu jāsaprot, kas tieši viņam būtu nepieciešams konkrētajā iepirkumā un kādas prasības pretendentam ir nepieciešamas, lai varētu sekmīgi izpildīt iepirkuma līgumu.

Pretendentu noraidīšana formālu prasību dēļ. Joprojām ir sastopami gadījumi, kad pretendents tiek noraidīts, piemēram, noformējuma prasību dēļ vai kādas informācijas, ko var pārbaudīt vai precizēt publiskajās datubāzēs, neesamības dēļ. Tomēr visbiežāk paši pretendenti pietiekami ātri reaģē šādos gadījumos un iesniedz sūdzību IUB. Ja par iepirkumu, kas ir izvēlēts pirmspārbaudei, ir iesniegta sūdzība IUB, tad CFLA šo iepirkumu tālāk vairs neskata un informē par to finansējuma saņēmēju.

Iepirkuma komisijas protokolos

Runājot par piedāvājumu vērtēšanas gaitas atspoguļošanu, jāatzīmē, ka normatīvie akti neparedz, cik detalizēti un tieši kāda informācija ir jānorāda iepirkumu komisijas sanāksmju protokolos. CFLA kā trešajai pusei no malas, kas veic iepirkumu pārbaudes, ir svarīgi pārliecināties par pieņemto lēmumu pamatotību. Bieži vien iepirkumu komisijas protokolos norādītā informācija ir tik lakoniska, ka CFLA ir jāuzdod vairāki jautājumi finansējuma saņēmējam, kāpēc pieņemtais lēmums ir tieši tāds, kādi ir bijuši iemesli pretendenta izvēlei vai noraidīšanai. Tas viss paildzina iepirkuma procedūras norises izskatīšanas un atzinuma sniegšanas laiku. Tāpēc CFLA iesaka finansējuma saņēmējiem iepirkuma komisijas protokolos atspoguļot visus būtiskākos apsvērumus, kas ir ietekmējuši lēmuma par uzvarētāju pieņemšanu.

Nobeigumā

Gribētu atgādināt vispārzināmo, ka jebkuras iepirkuma procedūras mērķis ir nodrošināt iepirkuma procedūras atklātumu, piegādātāju brīvu un taisnīgu konkurenci un valsts un ES fondu līdzekļu efektīvu izmantošanu. Nepareizas iepirkumu plānošanas un norises sekas var būt: nepieciešamība mainīt iepirkuma priekšmetam vai pretendenta kvalifikācijai izvirzītās prasības; visu saņemto piedāvājumu neatbilstība nolikuma prasībām; iepirkuma procedūras pārtraukšana; nepieciešamība pēc iepirkuma priekšmeta papildu apjomiem jau pēc iepirkuma līguma noslēgšanas; un tā visa rezultātā – neatbilstoši veiktas izmaksas.

Tāpēc finansējuma saņēmējiem būtu rūpīgāk jāapsver savas iepirkumu vajadzības, vairāk uzmanības jāvelta iepirkuma dokumentācijas sagatavošanai tieši konkrētajam iepirkumam un saņemto piedāvājumu izvērtēšanai, vadoties stingri pēc iepirkuma nolikumā noteiktajām prasībām.

Mūsu kopīgais mērķis ir ES fondu projektu veiksmīga ieviešana, tāpēc uzskatu, ka svarīga ir finanšu saņēmēju un sadarbības iestāžu ciešāka sadarbība dažādu jautājumu, tostarp ar iepirkumiem saistīto, risināšanā.

Teksts: Liāna Teilāne, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra