Kā darbojas e-konkursi? Padomi lietotājiem

Latvijā kopš 1. aprīļa iepirkumu procedūrās par preču un pakalpojumu pirkšanu sākot no 42 000 EUR un sākot no 170 000 EUR būvdarbu veikšanai notiek tikai elektroniska piedāvājumu iesniegšana. Elektroniska piedāvājumu iesniegšana iepirkumu procedūrās ir paredzēta Elektronisko iepirkumu sistēmas (EIS) e-konkursu apakšsistēmā. Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA) Elektronisko iepirkumu departamenta eksperti “Iepirkumi” lasītājiem sniedza padomus ērtai e-konkursu apakšsistēmas lietošanai.

Neatlikt reģistrāciju uz pēdējo brīdi

• Latvijā iepirkumos aktīvi darbojas aptuveni 20 000 piegādātāju. EIS patlaban ir reģistrēti vien 1687 piegādātāji. VRAA eksperti paredz – reģistrācijas “vilnis” gaidāms pēc tam, kad liela daļa uzņēmēju apzināsies piedāvājuma elektroniskas iesniegšanas nepieciešamību. Pēc iesnieguma saņemšanas no uzņēmēja (divas aizpildāmās veidlapas var augšupielādēt no EIS tīmekļvietnes sadaļas “Reģistrācijas informācija”) reģistrāciju EIS manuāli veic VRAA darbinieks. Pēc noteikumiem tas jāpaspēj trīs darba dienu laikā. Patlaban reģistrācija tiek veikta vienas darba dienas laikā. Ja būs iesniegumu pieplūdums, ātrāk reģistrēšanu veikt nevarēs. Tāpēc ieteicams reģistrēties savlaicīgi. VRAA eksperti teic, ka ir gadījumi, kad piegādātājs veic reģistrāciju piedāvājumu atvēršanas dienā. Tas ir pārāk vēlu un piegādātājiem lielākoties neļauj laikus sagatavot un iesniegt piedāvājumu attiecīgajā iepirkuma procedūrā.

Padomi piegādātājiem

• Visieteicamākais darbības modelis: komersants ierauga izsludināto iepirkumu un izlemj, ka vēlas tajā piedalīties. Uzreiz ir jāsūta reģistrācijas veidlapas VRAA, lai bez uztraukuma var gatavot piedāvājumu un to laikus iesniegt pasūtītājam;
• Darbiniekiem, kas veidlapas aizpilda, vajadzētu pievērst uzmanību, kāda informācija ir jānorāda katrā ailītē. Svarīgi arī pievērst uzmanību, kam ir jābūt parakstu zonā un dokumentus parakstīt visiem norādītajiem darbiniekiem. Vēl svarīgi – nedrīkst sūtīt skenētus dokumentus, ir jāsūta to oriģināli – papīra formā vai ar drošu elektronisko parakstu;
• Neprecīza reģistrācijas dokumentu aizpildīšana būtiski aizkavē reģistrācijas procesu;
• VRAA nešaubās, ka daļa komersantu nezina par 1. aprīlī notikušajām izmaiņām iepirkumu rīkošanā. Daļa komersantu uzskata – viņi zina un saprot notikušās izmaiņas, tomēr ir pārpratuši spēles noteikumus. Šie komersanti domā, ka piedāvājuma iesniegšana varēs notikt līdzīgi kā elektroniski autentificējoties, piemēram, internetbankā. Svarīgi – ja komersants nav šajā e-konkursu sistēmā, viņam nav pie kā autentificēties! Viņam ir vajadzīga reģistrācija. Pāri visam vissvarīgākais ir neatlikt nevienu darbību uz pēdējo brīdi. Ja visu dara laikus, var paspēt teicami paveikt darbu un saņemt padomu, ja tas nepieciešams.

Padomi pasūtītājiem

• Ja publicē iepirkumu konkursu paziņojumus savā tīmekļvietnē, tiem iepirkumiem, kuriem ir paredzēta elektroniska piedāvājuma iesniegšana, uzreiz turpat tīmekļvietnē vajadzētu norādīt, ka no 1. aprīļa ir paredzēta elektroniska piedāvājuma iesniegšana un, ka reģistrācijas informācija ir pieejama EIS tīmekļvietnes www.eis.gov.lv sadaļā “Reģistrācijas informācija”. Tas, visticamāk, mazinās stresu un piesaistīs vairāk un kvalitatīvākus piedāvājumus;
• Arī pretendents ātrāk varētu saprast, ka piedāvājums tiešām ir jāiesniedz elektroniskā veidā. Pretendenti ļoti bieži neiepazīstas ar iesniegšanas vietu. Bieži vien sagatavo dokumentus pēdējās dienās pirms iesniegšanas termiņa, un tad var nonākt pie secinājuma, ka tos jāiesniedz elektroniski un sāk reģistrēties. Ja pasūtītājs tīmekļvietnē ieliktu viegli pamanāmu ierakstu “Piedāvājums būs jāiesniedz elektroniski, izmantojot EIS” un “Lūdzam reģistrēties”, tas veicinātu arī pašu komersantu iespējas sekmīgi iesniegt piedāvājumu;
• Pārvērtēt agrāk gatavotos nolikumus. Patlaban visi nolikumi ir veidoti tā, ka dokumentāciju iesniedz papīra formā. Ir jāvērtē, vai tiešām tas, ko prasa, izskatīsies tā, ka vēlēsimies to saņemt elektroniskā formātā. Piemēram, tiek prasīts sertifikāts, apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Līdz 1. aprīlim tas nozīmēja – paņemt papīra veidā sertifikāta kopiju, uzrakstīt “kopija pareiza” un parakstīt. Kā tas notiek elektroniskajā vidē? Skenē dokumentu, pievieno klāt atsevišķu datni, uzraksta “kopija pareiza” un abas datnes paraksta ar drošu elektronisko parakstu. Pēc būtības, sertifikātu iesniegt un apliecināt atsevišķi ir lieki. Visi pasūtītāji tā nedara. Ja nevajag atsevišķi iesniegt, dokumentu var parakstīt ar EIS e-konkursu apakšsistēmā iestrādāto sistēmas parakstu.
  Vēl viens piemērs – saglabājusies norāde, ka piedāvājums ir jāiesniedz lietvedībā līdz noteiktam laikam.

• Aplūkot arī piegādātājam sagatavoto mācību video materiālu, lai varētu iejusties viņu ādā un gatavot izmantošanai ērtu nolikumu.

Kas un kā ir jāsagatavo un jāiesniedz

• Sistēmā iepirkuma procedūras sākotnējo profilu sagatavo pasūtītājs. Sistēmā reģistrētais piegādātājs izvēlas interesējošas iepirkuma procedūras profilu un gatavo tajā piedāvājumu. To dara, balstoties uz pasūtītāja izvirzītajām prasībām;
• Kā gatavot iepirkuma procedūras profilu (pasūtītājiem) un piedāvājumu (piegādātājiem), ir aprakstīts video materiālos un pamācībās EIS tīmekļvietnē. Pasūtītājam video materiāli ir latviešu valodā, piegādātājiem – gan latviešu, gan arī angļu valodā. Video materiāli nenosedz visu funkcionālo nepieciešamību, dažām lietām ir sagatavoti papildu skaidrojumi. Sadaļā “e-konkursi” ir pieejami visbiežāk uzdotie jautājumi un atbildes. Ir arī palīdzības sadaļa. Atrodoties kādā no ekrānformām, var klikšķināt uz uzraksta “Palīdzība” un saņemt darbības aprakstu konkrētajā formā. Sistēmas veidotāju iecere – jo vairāk pastrādās pasūtītājs, jo vieglāk vēlāk piegādātājiem būs aizpildīt izveidotos prasību laukus;
• Piegādātājs piedāvājumu gatavo tam, ko pasūtītājs sistēmā būs sagatavojis. Iepirkumu sistēmā notiek abpusēja sadarbība. Piegādātājs var tikai izpildīt prasīto un pievienot dokumentus, kur tie ir jāpievieno;
• Iesniegto piedāvājumu piegādātāji līdz atvēršanas brīdim var arī atsaukt un veikt nepieciešamos labojumus. Atsauc, precizē informāciju, paraksta un iesniedz vēlreiz. Protams, līdz iesniegšanas termiņa beigām. Atsaucot šo piedāvājumu, visa pievienotā informācija nepazūd, piedāvājums nav jāveido no jauna. Agrāk iekļautā informācija saglabājas, ir jāizlabo vien tās datnes vai informācija, kura ir jāprecizē un piedāvājumu var iesniegt atkārtoti. Jauns piedāvājums nav jāgatavo! Piegādātājs var savu piedāvājumu precizēt neierobežotu reižu skaitu līdz piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām.

Sistēmas drošība

• Sistēmā saviem datiem var piekļūt vien tas lietotājs, kurš šos datus ir reģistrējis. Viņš pieslēdzas sistēmai, izmantojot paroles, kodu kartes, banku autentifikāciju vai arī e-parakstu. Sistēma ir tik droša, cik droši pats lietotājs to izmanto. Ja viņš, piemēram, dara zināmas kādai trešajai personai savas piekļuves paroles, tad šī trešā persona var pie datiem piekļūt. No malas sistēmā neviens piegādātāja piedāvājumam klāt netiek.
• Līdz piedāvājuma atvēršanai piedāvājumi ir šifrēti un pieejami tikai tās organizācijas darbiniekiem, kas ir šā piedāvājuma autori. Pat VRAA eksperti iesniegtajam piedāvājumam klāt netiek;
• Pasūtītājs nevar atvērt nevienu piedāvājumu pirms norādītā termiņa. Piedāvājumi ir šifrēti un tos atšifrēs vien atvēršanas brīdī. Tas nevar iestāties, pirms nav beidzies piedāvājumu iesniegšanas termiņš. Pasūtītājs redz vien to piegādātāju sarakstu, kuri attiecīgajai iepirkuma procedūrai ir iesnieguši piedāvājumu.

Daži riski un nepilnības

• Pārejas laikā var būt risks, ka pasūtītājs, kas allaž visu informāciju lika savā tīmekļvietnē, patlaban visu informāciju par iepirkumiem publicē tikai e-konkursu vidē un neinformē piegādātājus, kas pieraduši darboties caur viņa tīmekļvietni. Tādējādi var būt risks, ka pasūtītājs vispār nesaņem piedāvājumus tāpēc, ka piegādātāji nezina par iepirkumu un informācija nav dublēta. Pasūtītājam savā tīmekļvietnē ieteicams atstāt informāciju, ka viss ir pieejams EIS. Lai piegādātāji būtu informēti.
• Praksē ir bijis gadījums, kad piegādātājs, gatavojot piedāvājumu, neaizpildīja pasūtītāja izveidotos prasību laukus, bet gan augšuplādēja pdf. formātā sagatavotu datni ar visu piedāvājuma informāciju (t.sk. atlases prasības ar speciālistu CV, tehnisko piedāvājumu, izvērstu finanšu piedāvājumu u.tml.) finanšu piedāvājuma sadaļā. Savukārt pasūtītājs, atverot piedāvājumus un publicējot finanšu piedāvājumu apkopojumu, nepārbaudīja pievienotās datnes saturu un publicēja visu piedāvājumu (t.sk. sensitīvus fizisku personu datus). Piegādātājiem ir rūpīgi jāizpilda pasūtītāja izvirzītās prasības, savukārt pasūtītājam – pirms publicēšanas ir rūpīgi jāpārbauda informācija.
• Jāņem vērā e-konkursu apakšsistēmas jautājumu un atbilžu funkcionalitātes jeb sarakstes starp pasūtītāju un piegādātājiem īpatnības, proti, gadījumos, kad caur sistēmu pasūtītāji vai piegādātāji gatavo jautājumus vai sniedz atbildes, attiecīgajā logā tiek nospiesta poga “Saglabāt”. Tomēr šī darbība vēl nenozīmē, ka sagatavotā atbilde vai jautājums tiek automātiski nosūtīts adresātam. Lai nosūtītu atbildi vai jautājumu, saglabātā atbildes vai jautājuma sagatave ir vēlreiz jāatver un jānospiež poga “Nosūtīt”. Procedūrā nākamo darbību nevar veikt, ja nav pabeigta iepriekšējā darbība. Piemēram, ir iepirkuma procedūras, kas sastāv no vairākiem posmiem (piemēram, slēgts konkurss). 1. posmā atlasa kandidātus, 2. – atlasītie kandidāti iesniedz piedāvājumu. Gadījumos, kad pasūtītājs iepirkuma priekšmetu sadala vienā vai vairākās daļās, jāņem vērā, ka uz nākamo iepirkuma procedūras posmu nevarēs pāriet, kamēr VISĀS daļās nav pabeigts pirmais posms jeb veikta kandidātu atlase.
• Sistēma, arī video apmācība, rāda – kad visi dokumenti ir augšupielādēti, sistēma paredz tos parakstīt. Paraksttiesīgā persona nospiež pogu “Parakstīt” ar sistēmas parakstu vai ar savu e-parakstu. Tomēr ar to nepietiek. Vēl ir jānospiež poga “Iesniegt”, bet piegādātāji to dažkārt aizmirst. Ja nenospiež pogu “Iesniegt”, parakstītais piedāvājums paliek sistēmā, tomēr tas nav nonācis pie pasūtītāja. Tātad, piedāvājums nav iesniegts. Šajā gadījumā var vainot tikai sevi. Ja piedāvājumu iesniegtu papīra formā, tad tas būtu tāpat kā sagatavot piedāvājumu un neaiznest to pasūtītājam;
• Iepirkuma meklētājs. Sistēma, kur ieraksta atslēgas vārdu un sameklē interesējošo iepirkumu, patlaban darbojas mazliet īpatnēji. Proti, meklē pēc viena unikāla vārda. Ja būs ierakstīti vairāki vārdi, meklēs pēc visiem ierakstītajiem vārdiem vienlaikus, kā arī atlasīs visu informāciju ar katru no ierakstītajiem vārdiem, tādējādi uzrādot ievērojamu skaitu atlasīto vienību. Piemēram, ja ierakstīs vārdu savienojumu “ceļu būvniecība”, atradīs visus ierakstus ar vārdu “ceļu”, visus ierakstus ar vārdu “būvniecība” un arī visus ierakstus ar vārdiem “ceļu būvniecība”. Jo vairāk vārdu, jo vairāk rezultātu. Tas var šķist kaitinoši, tomēr kādu laiku jāsadzīvo. VRAA eksperti labos šo trūkumu iespējami drīz un šobrīd iesaka meklētājā izmantot vienu vārdu vai burtu kombināciju, kas visprecīzāk varētu raksturot meklējamo vienību.

VRAA ekspertu aicinājums e-konkursu sistēmas lietotājiem

• Pasūtītājiem – lūdzu vispirms noskatieties video pamācību! Pasūtītāju vissarežģītākais uzdevums šajā sistēmā ir izveidot piedāvājuma formas. Ja pasūtītāji noskatīsies, kas jādara piegādātājam, iespējams, šis posms padosies vieglāk, gludāk. Turklāt, būtu labi, ja pasūtītājs varētu dot padomu komersantam par to, kam zvanīt, kur reģistrēties un sniegtu atbalstu saviem sadarbības partneriem. VRAA izsaka cerību, ka piegādātāji sadarbosies arī ar pašvaldībām un tās arīdzan rosinās vietējo uzņēmēju dalību konkursos un sniegs viņiem padomu, kā to darīt ātrāk un efektīvāk.
• Zinot, ka ir pārejas periods, kā arī sarežģīti un atšķirīgi datoru lietošanas prasmju līmeņi, VRAA eksperti ir gatavi doties pie EIS lietotājiem. Ņemot vērā VRAA kapacitāti, vēlams, šādas mācības rīkot vairākām pašvaldībām vai plānošanas reģioniem kopā. Tāpat VRAA iesaka rūpīgi iepazīties ar tās tīmekļvietnē izvietoto informāciju, jo īpaši interaktīvajām video pamācībām, kā arī jautājumu gadījumā sazināties, izmantojot atbalsta centra tālruni (pieejami tīmekļvietnē www.eis.gov.lv).

UZZIŅA
e-iepirkumi Latvijā

• EIS ir pirmā Elektronisko iepirkumu sistēma Baltijas valstīs, kas izveidota 2005. gadā. Kopš 2009. gada 1.jūnija EIS uzturēšanu un darbību nodrošina Valsts reģionālās attīstības aģentūra, savukārt elektroniskās iepirkumu procedūras e-konkursu apakšsistēmā notiek kopš 2016. gada;
• 2016.gadā EIS e-konkursu apakšsistēmā ir izsludināti 8 e-konkursi, kurus veikusi Valsts reģionālās attīstības aģentūra kā EIS uzturētāja;
• 2017.gadā EIS e-konkursu apakšsistēmā ir izsludināti 313 konkursi – ir uzsākta plašāka iepirkuma procedūru veikšana, kas nodrošina elektronisku piedāvājumu iesniegšanu, jo sākot no 2017.gada 18.aprīļa elektroniska piedāvājumu iesniegšana bija jānodrošina visām centralizēto iepirkumu institūciju veiktajām iepirkuma procedūrām virs Ministru kabineta noteiktajām līgumcenu robežvērtībām, savukārt no 2017. gada 1. oktobra minētā prasība attiecās uz visu organizāciju veiktajām iepirkumu procedūrām virs Ministru kabineta noteiktajām līgumcenu robežvērtībām;
• 2018.gadā EIS e-konkursu apakšsistēmā līdz marta vidum ir izsludināti 320 konkursi. Tā kā no 2018.gada 1.aprīļa elektroniska piedāvājumu iesniegšana ir jānodrošina visās iepirkumu procedūrās, prognozēts, ka šī gada laikā izsludināto e-konkursu skaits būtiski pieaugs.
• Patlaban Latvijā iepirkumos aktīvi piedalās aptuveni 20 000 komersantu. Izmantojot e-konkursu vidi tiek veikti aptuveni 5% no visiem iepirkumiem, pēc 1. aprīļa šo iepirkumu īpatsvars būs 13% no visiem valstī veiktajiem iepirkumiem;
• Patlaban EIS ir reģistrējušies 1687 piegādātāji un 1500 pasūtītāju;
• EIS veido e-pasūtījumu, e-izziņu, e-konkursu un e-izsoļu apakšsistēma;
• Apgrozījums e-pasūtījumu apakšsistēmā, kurā izvietoti e-katalogi preču un pakalpojumu iegādei 2015. gadā sasniedza 64,8 milj. EUR; 2016. gadā – 63,3 milj. EUR; 2017.gadā – 68,5 milj. EUR;
• 2017.gadā EIS e-izziņu apakšsistēmā vidēji dienā ir pieprasītas 116 e-izziņas.

Žurnāls “Iepirkumi” pateicas par atbalstu raksta gatavošanā VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta ekspertiem Dagnijai Pileniecei, Elitai Kļaviņai, Ivaram Vilkam, Jurim Kalējam un Oļegam Fiļipovičam.