Žurnāls “Iepirkumi” sadarbībā ar Arnoldu Kardelu (SIA “Procurement Solutions – Latvia” vecākais konsultants) un “Iepirkumu vadība un konsultācijas” (SIA “Imperum”) turpina diskusiju ciklu par komerciālajiem iepirkumiem. Šajā numurā trešās diskusijas par iepirkumu procesu – tā pieciem pamatsoļiem, iepirkuma detaļām un iepirkuma stadijām, par iepirkuma dokumentāciju un par elektroniskā iepirkuma platformām – turpinājums.
Trešajā diskusijā AS “SEB banka” piedalījās:
DACE GAILE, Iepirkumu uzraudzības biroja vadītāja,
KASPARS CIKMAČS, AS “Citadele banka” valdes loceklis,
MĀRTIŅŠ LĀCIS, AS “Latvijas finieris” valdes loceklis,
MĀRIS ZVIRBULIS, AS “Latvenergo” iepirkumu loģistikas direktors,
MĀRTINŠ BRĪVMANIS, AS “Sadales tīkls” pārmaiņu vadības menedžeris,
ALEKSANDRS USOVS, AS “Latvijas balzams” Iepirkumu daļas vadītājs,
LAILA ŠKOBA, “Iepirkumu vadība un konsultācijas” vadošā konsultante,
INGA CEPLĪTE, “iepirkumi.lv” un “tenderex.com” projektu vadītāja,
ZANE GULBE, AS “SEB banka” Iepirkumu pārvaldes eksperte.
Diskusiju vadīja ARNOLDS KARDELS, SIA “Procurement Solutions – Latvia” vecākais konsultants.
Turpinājums. Sākums “Iepirkumi” 2017. gada septembra numurā.
Ko iekļauj dzīves cikla izmaksās
A. Kardels: – Viens no vissvarīgākajiem nosacījumiem ir veidot TCO modeli (visas izmaksas dzīves cikla laikā – tulk. no angļu val.). Ir jāņem vērā, ka dzīves cikls ne vienmēr ir saistīts ar amortizāciju – tās ir atšķirīgas lietas. Piemēram, bankomāts. Amortizācija tam ir pieci gadi, dzīves cikls 7 – 10 gadi. Praktiski rēķinām reālo laiku, paturot prātā, ko iekļaut un ko ne. Tas ir sarežģīts aprēķins.
M. Brīvmanis: – Parasti sāpe ir par to, ko neiekļauj, ka kaut kas nav bijis izrēķināts līdz galam.
K. Cikmačs: – Vienkāršs piemērs TCO aprēķinam. Automašīnu pirkums. Kad lemj, kādas markas auto vajag, kādas ir vajadzības, parasti tās ir 7 – 8 mašīnas, cenu starpība ir niecīga. Tad visu sāk izšķirt TCO, tostarp par degvielas patēriņu. Kad sākam šo rādītāju vērtēt, ir jāizšķiras – vai ņemt vērā ražotāja uzrādīto rādītāju, jo eksperti teic – tam dažreiz nav saistības ar īstenību, vai pašam braukt ar piedāvātajām mašīnām un pārbaudīt – tas būs dārgi un laikietilpīgi. Beigās izšķirošais būs remonts, servisa izdevumi un līdzīgi rādītāji. Degviela ir ļoti svarīgs rādītājs, īpaši, ja TCO rēķina uz 3 – 5 gadiem.
A. Kardels: – Automašīnām TCO visvienkāršāk ir rēķināt, auto cenai pieskaitot degvielas izmaksas uz 100 000 km. Mēs izmantojam ražotāja informāciju, pieprasām visas obligātās tehniskās apkopes izmaksas uz šo nobraukumu un liekam klāt, beigās atņemam cenu, par kādu mašīnu šodien var pārdot otrreizējā tirgū. Iegūsim salīdzināmus skaitļus. Protams, ir arī emocionāls piesitiens, piemēram, auto krāsa, bet formāli mūsu pieredze ir šāda.
K. Cikmačs: – Mēs atšķirīgus modeļus pērkam darbiniekiem, kam jāveic lielāks nobraukums. Tiem izmaksas rēķinām lielākam nobraukumam.
M. Lācis: – Ar iekārtām ir tā, ka darbinieki, kas vēlas tās pasūtīt, kopā ar speciālistu palīdzību rēķina ieguvumus, arī to, kas ir jāsasniedz pēc 3 – 5 gadiem.
Darbinieki arī uzņemas atbildību par rezultātu sasniegšanu. Šajos aprēķinos var parādīties interesanti secinājumi. Šis process ir kā vajadzīgais tiltiņš ieceres un lemšanas savienošanai.
A. Kardels: – Klasika ir – vispirms izrēķina TCO par pieciem gadiem, tad rēķina reālās izmaksas esošai iekārtai, tad parādās biznesa keiss (case). Vai ir uz pieciem gadiem jēga iespringt, vai dzīsim labāk esošo iekārtu? Vēl svarīga ir stratēģija – darbojamies ar vecām iekārtām un esam lūzeri tirgū, vai vēlamies lēcienu? Kādas ir mūsu ambīcijas? Ir vajadzīgs komplekss redzējums.
M. Lācis: – Pēc aprēķinu veikšanas darbinieki paši nonāk pie secinājuma, iespējams, pie tāda, kas problēmu risina no negaidītas puses. Aprēķinam nevajadzētu būt ļoti sarežģītam.
M. Brīvmanis: – Ražošanā svarīgi, cik vēlāk laika un cilvēkresursu ir jātērē, lai process darbotos.
A. Kardels: – Savulaik rēķinājām elektronisko rēķinu apmaksas izmaksas. Viena rēķina apmaksa maksāja septiņus latus. Liela summa. Rēķinu daudzums bija tūkstošos mērāms. Izmaksās ietvēra vadības parakstīšanai tērēto laiku, mapes, citus izdevumus. Vispirms gājām uz rēķinu skaita samazināšanu. Vēlāk uz elektroniskajiem rēķiniem. Tērē grāmatvedības, IT resursus un citus resursus.
K. Cikmačs: – Mums šīs izmaksas bija vēl lielākas. Rēķins noteiktā kategorijā ir jāuzskaita grāmatvedībā, jāarhivē. Izvirzās arī jautājums, ko darīt ar rēķiniem, kas ir mazāki nekā 2100 eiro. Tiem pieaug riski. Iespējams, vienkāršāk efektīvāk ir tos apstrādāt bez standarta kategorizēšanas un apstrādes informācijas sistēmās.
M. Lācis: – Mums bija piemērs – katrai vieglajai un smagajai automašīnai bija atsevišķi izveidots izmaksu centrs, lai varētu veikt analīzi. Izrādījās, ka patērējam ļoti daudz resursu uz pareizu izmaksu pārdali. Vienā brīdī lēmām visu apvienot un rēķināt vidēji uz vienu vienību. Izrādās, ka vajag uz pusi mazāk resursu, lai to izdarītu. Protams nobraukuma un degvielas patēriņa analīze paliek katrai vienībai atsevišķi.
M. Brīvmanis: – Reizēm ir svarīgi paskatīties no iekšpuses, kā ir uzbūvēts process. Var atrast noderīgas nianses. Ir teiciens: The devil is in the detail (velns slēpjas niansēs – tulk. no angļu val.).
A. Usovs: – Par iekārtām. Mūsu procesos ņēmām vērā ne tikai iekārtas atpelnīšanās laiku, bet arī kā iekārtas funkcionalitāte ietekmēs citas nodaļas un materiālus. Var nopirkt super modernu, jaunu iekārtu, kas radīs problēmas visos citos procesos. Piemēram, tā var nebūt savietojama ar citām līnijām, var nederēt vajadzīgās izejvielas, vai arī tām var būt atšķirīga cena. Īsāk – papildu tēriņi šās iekārtas izmantošanai var apēst visus ieguvumus.
A. Kardels: – Tādā gadījumā TCO ir nepareizi izrēķināts.
A. Usovs: – Metālapstrādes piemērs. Piegādātājs piedāvāja jaunu punktmetināšanas iekārtu, tā ļoti ātri var metināt. Pēdējais modelis. Tas prieks maksā 150 000 eiro. Tomēr ietaupījuma nav nekāda. Patlaban trīs cilvēki darbojas ar trīs vecām iekārtām. Tās maksāja 15 000 eiro. Piedāvā pirkt vienu mašīnu, kas it kā varētu to pašu darba daudzumu veikt, tomēr tā ir tik ātra, ka, nodrošinot to ar materiālu, vajag tos pašus trīs darbiniekus.
A. Kardels: – Iepirkumi ģenerē vien 20% no iespējamā ietaupījuma. Visu nosaka tehnisko noteikumu vadība (angļu val. demand management), pieprasījuma vadība un procesa vadība. Viss potenciālais ietaupījums atrodas šajos trīs procesos.
Iepirkumu stratēģijas attīstīšana
A. Kardels: – Svarīgajā iepirkumu stratēģijas attīstīšanā ir ļoti daudz nosacījumu. Ir jāizmanto kategoriju menedžmenta rezultāti, jāzina, kāda ir situācija ar piegādātāju. Piemēram, kad tam beidzas finanšu gads – 31. decembrī vai 31. martā, vai var gaidīt vai vajag pirkumu ātri, tomēr tad mēs pārmaksāsim. Var izmantot laika vilkšanas stratēģiju. Ir ļoti daudz jāsaprot. Nezinot tirgu, ir maksimāli jāsaprot piegādātājs. Kā Mārtiņš teica – viņš pelna naudu, jāsaprot viņa vīzijas, izaugsme. Izejot no iepriekš teiktā,var būvēt savu iepirkuma stratēģiju. Iespējamā dilemma – ir jāpērk iekārta iespējami ātri, neko tik labu nedabūsim, vai nedaudz nogaidīsim. Esmu arī pats iekritis. Toreiz ar elektrības piegādātāju parakstīju līgumu līdz 31. martam, domāju, būs pavasaris, būs lētā enerģija, varēs slēgt ilgtermiņa līgumu ar citiem skaitļiem. Notika Fukušimas avārija. Cenas uzlēca, zaudējumi bija diezgan lieli. Tas ir iepirkumu stratēģijas jautājums.
Piegādātāja profila izveide – tajā iekļauj informāciju par kvalifikāciju, reputāciju un cita veida informāciju.
K. Cikmačs: – Var šajā stadijā vērtēt, var vērtēt vēlāk. Dažreiz noderīgi jau šajā stadijā apzināt, vai potenciālajiem piegādātājiem nav būtiski reputācijas riski, piemēram vai tie maksā nodokļus.
L. Škoba: – Manuprāt, tas vairāk ir attiecināms uz kritēriju noteikšanu.
A. Kardels: – Piegādātāja tīkls arī, piemēram. Ja veicam apkalpošanu, vienmēr vērtējam viņa tīklu. Tīkls ietekmē izmaksas. Iepirkumu pārbaude – kā minimums ir vajadzīgs 4 – 6 acu princips.
Piegādātāju vērtēšanas kritēriji. Ne tikai kritēriji, bet arī katra kritērija īpatsvars. Cena parasti nav vissvarīgākais nosacījums, tā ir, kā nu kurā iepirkumā – 2., 3. svarīgākais kritērijs.
Termiņš, reputācija, apsardzes un inkasācijas biznesā reputācija ļoti lielu īpatsvaru ieņem.
Reputācija – privātuzņēmumā ar to saprot – ja kāds, piemēram, būvniecības uzņēmums ir iesaistīts PVN shēmās, naudas atmazgāšanā baumu līmenī presē, tad vaina juridiski nav jāpierāda. Mums ir tā ir zema reputācija. Kā ir publiskajos iepirkumos?
D. Gaile: – Diemžēl publiskajos iepirkumos ar baumām nepietiek, tajos ir vajadzīgs spēkā stājies nepārsūdzams tiesas spriedums. Publiskajos iepirkumos jāņem vērā – kamēr nav pēdējās instances tiesas sprieduma, pretendents nav vainīgs. Tas, protams, rada problēmu, ka ir jāņem pretendents, par kura uzticamību ir bažas. Ja ir slikta reputācija, tad komerciālajā iepirkumā tālāk sarunas nenotiek?
A. Kardels: – Kritērijos citreiz vērtējam īpatsvaru, liekam šo pretendentu zemu.
L. Škoba: – Vai tomēr reputāciju nevajadzēja likt piegādātāja profilā? Un tad atsijāt. Lai nemaz neiesniedz pieteikumu.
K. Cikmačs: – Dažkārt notiek diskusija par to. Tas ir pamatīgs darbs –sākotnēji ir jāveic padziļinātā izpēte. Un, ja vēl ir atklātais konkurss, kur visi var pieteikties, tad pēc pieteikšanās ir jāvērtē vai dalībniekiem ir atbilstoša reputācija.
M. Brīvmanis: – Ir viegli piegādātāja uzraudzību sadalīt trīs blokos, kam jāpievērš uzmanība. Pērkot, ir jāpievērš uzmanība vislētākajam piedāvājumam vai servisa līmenim, vai kvalitātes un kontroles lietas ir svarīgas. Strādājot ar piegādātāju, saproti, ka darbosies ar viņu ilgtermiņā, ka tas nebūs viens darījums, viens līgums, ka kopā augs nākamos 5 – 10 gadus. Un, ka piegādātājs ir spējīgs piegādāt vajadzīgos produktus.
A. Usovs: – Mums ir kaut kas līdzīgs, tomēr es definēju īsāk, uzdodu sev jautājumu: Vai man piegāde notiek laikā? Ja nenotiek, tad tajā brīdi nav nozīmes kvalitātei vai cenai. Ja notiek laikā, tad svarīga ir produkta atbilstošā kvalitāte. Ja piegāde notiek laikā, tomēr produktam nav atbilstoša kvalitāte, tad piegāde laikā nav svarīga, produktu nevar izmantot. Un arī cena tajā brīdī nav svarīga, jo kvalitāte neatbilst. Ja ir laikā un atbilstoša kvalitāte, tad ir svarīga cena. Jo no tās ir atkarīgs, cik konkurētspējīgi esam tirgū.
M. Brīvmanis: – Procesa nepārtrauktības nodrošināšana.
K. Cikmačs: – Ir jāseko līdzi. Ir tā – ja es saskaros, ka iepirkumu komitejā man saka, ka produkts pēdējā brīdī ir jāpērk, citādi viss ir slikti, tad tas nozīmē, ka kāds nav pareizi plānojis, nav izdarījis savu darbu.
A. Kardels: – Parasti iepirkumu procedūrās atrunā punktu šiem apstāšanās gadījumiem. Ja ir milzīgi apstāšanās riski, tad ir jāpērk par jebkuru cenu iespējami ātri. Vēlāk ir jāziņo un jāveic izmeklēšana, kur jānoskaidro notikušā iemesli. Citādi šādi ārkārtas iepirkumi notiks katru otro mēnesi. Ir procedurāli jāieliek rāmī – ja rītdien apstāsies rūpnīca, tad jāpērk par jebkādu cenu.
A. Usovs: – Jautājums nav tikai par to, ka apstāsies uzņēmums. Var iziet visas konkursa procedūras un nokontraktēt, bet piegādātājs var nebūt drošs un laikā nepiegādās.
M. Lācis: – Mēs ļoti līdzīgi rīkojamies – piegāžu nodrošināšana, kvalitāte un atbilstoša cena. Mēs izvērtējam esošo sadarbību un raugāmies, vai sadarbība var būt ilgtspējīga. Šobrīd nāk klāt piegādātāja reputācija kā tāda. Piemēram, atbilstoša sociālā nodokļa samaksa par darbiniekiem.
A. Kardels: – Es vairāk nekā desmit gadu darbojos skandināvu uzņēmumā. Man lielākā iepirkuma pieredze ir tieši ziemeļvalstīs. Viņiem ilgtspējas īpatsvars ir liels un kļūst aizvien lielāks. Tas ir gan zaļums, gan sociālā atbildība. Dažādos veidos. Patīk vai nepatīk, tomēr skandināvi atsevišķās lietās mums iet pa priekšu. Un mēs nereti šīs lietas uzreiz līdz galam nesaprotam.
M. Brīvmanis: – Cik, jūsuprāt, ir svarīgi sekot līdzi sagādes sadarbības partneru nodokļu maksāšanas disciplīnai? Praksei? Cik daudz laika un resursu ir vērts veltīt, vērtējot piegādātāja pārskatu, kā tas viss izskatās uz papīra?
K. Cikmačs: – Tas ir saistīts ar uzņēmuma paša reputāciju. Ja tam tā ir svarīga, tad pārbaude ir jāveic. Mēs, pat ja tas maksā dārgāk, pētām un darām. Mani vairāk satrauc – vienalga ko tu pēti, nevar garantēt, ka visu redzi. Tas ir nedaudz nepatīkami. Risks paliek.
A. Kardels: – Banku biznesā reputācijas cena ir milzīga. Citos biznesos, iespējams, nedaudz mazāka, bet svarīga tā ir visos biznesos. Banku bizness faktiski ir reputācijas bizness. Apdrošināšanā, banku nozarē – ja nav reputācijas, nav arī biznesa.
M. Lācis: – Arī mums tas paliek aizvien svarīgāk. Mēs sociālā nodokļa nomaksu salīdzinām ar reģiona uzņēmumiem un nozares vidējiem rādītājiem. Tas liek paskatīties atšķirīgi. Ja pērk pakalpojumu, piemēram, un kaut kas neatbilst ilgtspējas kritērijiem, tad vienā brīdī bizness var beigties.
K. Cikmačs: – Mūsdienās aizvien vieglāk paliek šīs pārbaudes veikt. Mēs izmantojam VID mājas vietnē pieejamo informāciju: gan nodokļu parādnieku sarakstu, gan arī iepriekšējā gadā veiktās sociālās apdrošināšanas iemaksas. Ja šie skaitļi rāda kaut ko interesantu, tad mēs sākam padziļinātu pārbaudi.
A. Usovs: – Vai kādam ir pieredze kontrolēt šos rādītājus ārpus Latvijas? Latvijā un Eiropā mēs sākām strādāt ar piegādātāja uzticamības pārbaudes procedūru. Sūtām anketas ar jautājumiem, ir punkti, ko paši pārbaudām. Ja jāpārbauda, piemēram, Ukrainā, Baltkrievijā vai Gruzijā – valstis ārpus ES, tad rodas jautājumi.
A. Kardels: – Par NVS nekomentēšu. Man ir minimāla pieredze, tāpēc. Ārpus Eiropas arī ir profesionālās savienības, asociācijas. Tās ir diezgan labs informācijas avots. Tas ir diezgan liels bubulis no reputācijas skatpunkta, tās iedod vispārēju, nevis precīzu informāciju. Īpaši no ASV var saņemt informāciju.
M. Lācis: – Mums Krievijā ir pāris piegādātāji ķīmijas blokā, ļoti ilgi ar viņiem sadarbojamies. Esam salīdzinoši labi pazīstami. Viens ko mēs darījām – skatījāmies sankciju sarakstu. Mums banka ieteica skatīties, vai uzņēmumi iekļauti ASV vai ES piemēroto sankciju sarakstā. Jaunus piegādātājus mums nav bijusi vajadzība pārbaudīt.
L. Škoba: – Vai esošajiem sadarbības partneriem prasījāt, kā viņiem sokas ar nodokļu maksāšanu vai tamlīdzīgi?
M. Lācis: – Tādu tiešu jautājumu neesam uzdevuši un anketas aizpildīt arī neprasām. Esam 15 – 25 gadus ilgi sadarbības partneri. Bija gadījums, kad pārtraucām sadarbību ar vienu piegādātāju, kas nonāca sankciju sarakstā.
A. Kardels: – Tas var, visticamāk, dārgi maksāt pēcāk, tāpēc laikam atmaksājas to darīt.
M. Lācis: – Jā, protams. Uzņēmums, nonāca kāda sankciju sarakstā pieminēta uzņēmuma īpašumā. Tieša ierobežojuma mūsu sadarbībai nebija, bet tas mūs darīja piesardzīgus. Lai gan viņi arī mainīja pārdošanas sistēmu. Sadarbības pārtraukšana bija abpusēja, teiksim tā.
Ienāk elektroniskās iepirkumu sistēmas
– Vai izmantojat elektroniskās iepirkumu sistēmas? Kādas zināt, kādas izmantojat? Jūsu viedoklis par tām.
M. Zvirbulis: – Mums, kā teicu, ir liels sadales sistēmas būvdarbu konveijers. Izmantojam savu izstrādāto iepirkumu sistēmu un arī sākam apgūt, ko mums piedāvā valsts. Neesam priecīgi. Elektroniskajai platformai ir jābūt rīkam, kas palīdz strādāt, tai ir jāpaātrina iepirkumu process. Vai ar to varētu samazināt darbinieku skaitu? Visticamāk, humāno prātu neviens aizvietot nevarēs. Jautājums – cik daudz darbinieku vajadzēs elektronizācijas uzturēšanai? Vēl mūsu iecere bija rīkot elektroniskās izsoles. Pagaidām neesam to uzsākuši. Iespējams, valsts uzlabos savu elektronisko iepirkumu sistēmu, kuru uztur Valsts Reģionālās attīstības aģentūra. Tad varētu mēģināt, jo izsole patiešām būtu efektīvs iepirkumu rīks, ko varētu elektroniski izmantot.
D. Gaile: – Publiskajos iepirkumos elektroniskā izsole nav paredzēta ne būvdarbiem, ne intelektuālo pakalpojumu iepirkumiem.
M. Zvirbulis: – Vajag sistēmu, kurā var tiešsaistē noteiktā laika sprīdī visi pretendenti savā starpā cīnīties un viens otru redzēt, vai vismaz redzēt uzvarētāju konkrētajā brīdī un pārsolīt viņu. Tas būtu ieguvums uzņēmumam. Tas ir mūsu nākotnes redzējums.
M. Brīvmanis: – Darbojoties Lielbritānijā apdrošināšanas kompānijā redzēju, kā šī sistēma darbojas. Šādu sistēmu izmantošana attaisno sevi, kad pirkuma transakciju skaits ir pietiekami liels un zināmā mērā viendabīgs. Piemēram, kad periodiski ir jāpērk ražošanai nepieciešamās izejvielas. Tad var izveidot instrumentu, kas to dara. Specifiskās lietas, tie paši pakalpojumi, kur jāvērtē un cilvēkam ar savām acīm jāpaskatās, jāsaprot lietas būtība, automatizēt ir visgrūtāk. Elektronisko iepirkumu sistēma ir labs instruments un to noteikti ir jālieto, ja vien ir tāda iespēja.
A. Kardels: – Manā izpratnē ir trīs veidu elektroniskās platformas. Nosacīti elektroniskās pastkastītes, kas specializējas uz iepirkumiem – saņem, aizsūta, beigās izveido short listu un ar to strādā. Tad ir elektroniskās izsoles – otrs rīks. Trešais – elektronisko pasūtījumu sistēma.
M. Zvirbulis: – Par pasūtīšanas sistēmu. Mēs strādājam pie projekta “I-Supply portāls”, kur pasūtījumu veikšana piegādātājām, saziņa par pasūtījuma izpildi, piegādes informācija un dokumenti tiek automātiski savstarpēji pārsūtīti. Grāmatvedībai nevajadzēs likt zīmogus un parakstīt dokumentus. Ar vienu klikšķi saskaņos pasūtījuma rēķinu, ja saņemšana noliktavā ir bijusi, tad ar to arī viss, notiks apmaksa. Dokumentus uz papīra vispār neizmantosim.
A. Usovs: – Pasūtījumu sistēmā sūtīs automātiski, vai tomēr cilvēks pārbaudīs, ko sistēma pasūtīja?
M. Zvirbulis: – Pasūtījumu izveidos cilvēks pēc iepriekšējiem pieprasījumiem.
M. Lācis: – Pārbaudīs, vai ir pareizas cenas un daudzumi.
M. Zvirbulis: – No pasūtītāja un piegādātāja viedokļa ļoti ērta komunikācija. Mums patlaban ir trīs testa piegādātāji. Secinājām, ka piegādātāji sākumā ir ne visai priecīgi. Viņiem ir jāiegulda papildu investīcijas un jālauž ierastie finanšu un grāmatvedības procesi. Rēķins ir jāieliek šajā sistēmā, nevis viņu sistēmā. Tātad, tas ir jādublē vai jāveido interfeisi.
A. Usovs: – Sākums ir grūts, tomēr tas ir iespējams un tas darbojas. Kad visi saprot, tad notiek automātiski un bez problēmām.
M. Zvirbulis: – Pirmie trīs testa piegādātāji atnāca, noklausījās un bija ļoti skeptiski noskaņoti. Patlaban, pēc nepilna pusgada, viens no viņiem aicina pilnībā pāriet uz šādu sistēmu. Viņam viss ir skaidrs un viņš ir gatavs tā strādāt.
D. Gaile: – Valsts uzturētā elektronisko iepirkumu sistēma patlaban piedāvā visus minētos pakalpojumus. Elektroniska pieteikumu un piedāvājumu iesniegšana visos lielajos iepirkumos būs obligāta no šā gada rudens, visās iepirkuma procedūrās – no nākamā gada pavasara. No 2019. gada janvāra tās būs obligātas visos iepirkumos. Būtībā tā ir jau minētā pastkastīte – piegādātājs iesniedz piedāvājumu, iepirkuma komisija noteiktā brīdī to atver. Šāda funkcionalitāte ir izveidota. E- konkursa funkcionalitāte, kas arī tiek piedāvāta, ir plašāka: piedāvājuma vērtēšana – komisijas locekļi var elektroniski sūtīt savus vērtējumus, neatrodoties vienā sēžu zālē, tiek ģenerēti vērtēšanas protokoli. Vērtējumu tomēr veic cilvēki, īpaši, ja ir jāpiešķir skaitliskais novērtējums saimnieciskā izdevīguma kritērijos. Pārējo funkcionalitāti var nodrošināt elektroniski. Otrais veids – elektroniskās izsoles. Publiskajā iepirkumā elektroniskās izsoles neeksistē kā patstāvīga iepirkuma procedūra, tās seko, piemēram, pabeigtam atklātam konkursam, kurā atlasīti veiksmīgie piegādātāji. Tie var savā starpā mačoties par labākas (zemākas) cenas piedāvājumu. Visbeidzot eksistē arī e- pasūtījumu sistēma. Šo sistēmu veido, balstoties uz publisko iepirkumu regulējumu. Slēdz vispārīgo vienošanos, kas ir ierobežota laikā un ierobežota arī no piegādātājiem – konkurss beidzies, kas uzvarēja, tas tika iekšā. Tas ir interneta veikals publiskajam sektoram. Jo vairāk piegādātāju izdodas piesaistīt, jo interesantāks tas ir pasūtītājam.
M. Zvirbulis: – Tas ir tas, ko VRAA sauca par kataloga iepirkumiem?
D. Gaile: – Jā, bet šo terminu normatīvajos aktos vairs nelieto. Iemesls – Eiropas Savienības direktīvās tiek lietots arī termins – e katalogs, un tas direktīvu izpratnē ir rīks piedāvājuma iesniegšanai. Piemēram, kancelejas preču piedāvājumu iesniedz kā katalogu. Lietotājs tad var izvēlēties sev vajadzīgo produktu. Šādu piemēru man bija iespēja redzēt Lielbritānijas valdības komerccentra iepirkumā.
K. Cikmačs: – Mana pieredze ir lietot bankā iepirkumu portālu. Kad izvērtējām papildu pievienoto vērtību, cerējām, ka dabūsim vairāk piegādātāju, līdz ar to būs, iespējams, labāka cena. Izrādījās, ka piegādātāji mums tik ļoti nemainās, tie, kas bija jaunie, tomēr nespēja vinnēt.
A. Usovs: – Es pagaidām neredzu plašu pielietojumu elektroniskajai iepirkumu sistēmai. Tuvojas konkursu sezona, izvērtēšu, kur mēs varētu paspēlēties ar elektronisko platformu. Pagaidām vienīgais ieguvums ir laika ietaupījums darbiniekam, kas sūta aicinājumus piedalīties konkursā un apkopo saņemtos datus. No savas pieredzes nevaru pateikt ne labu, ne sliktu. Ļoti optimistiski noskaņots es neesmu.
A. Kardels: – Elektronisko iepirkumu sistēma atvieglo birokrātisko darbu. Piemēram, ja ir 2 – 4 svarīgi piegādātāji, tā pārbauda, vai viņi ir saņēmuši piedāvājumu. Nereti šur tur ir norādīts sekretāres e pasts, tad var nesaņemt. Vēstule var pazust arī tad, ja ir vispārīga e pasta adrese. Šo funkciju sistēma labi veic. Un var izmantot viņu arhīvu.
Tas atvieglo birokrātiju, jo ir pieejams viss saraksts vienkopus.
Zane Gulbe: – Piekrītu, ka vienkopus ir pārskatāmāk. Ieej vienā projektā, redzi visu par projektu, visus posmus, visas sarakstes, visus failus. Ir ļoti ērti.
K. Cikmačs: – Mēs to pašu nodrošinām folderos sistemātiskai sarakstei.
A. Kardels: – Mums dažkārt prasa, īpaši – trīs Baltijas valstīm – katrai ir savs preferētais piegādātājs. Ja kādai valstij tas nav labākajā situācijā, tad visu merecelī var aplūkot un novērtēt.
Z. Gulbe: – Ir cilvēciskais faktors. Kaut kādā folderī var kļūdīties, nesaglabāt e pastus. Elektroniskajā iepirkumu sistēmā tas nav iespējams.
M. Lācis: – Mums ir elektroniskā iekšējo pasūtījumu sistēma. Konkursus nesludinām, neesam apzinājušies, ka varam tos rīkot. Tas būtu nākotnes jautājums. Paši piedalījāmies vienā Vācijas treileru ražotāja rīkotajā elektroniskajā iepirkumu mazāksolīšanā. Par to ir palikušas nepatīkamas atmiņas. Šāda mazāksolīšana sarīda dalībniekus, cenu nosit tik zemu, ka uzvarētājs pēc gada iet mēģināt runāt, ka cena nav ilgtspējīga. Treileru ražotājs tad beidzot pēkšņi sapratis, ka palicis bez 2/3 piegādātāju. Izsoles tiešsaistē uzsit asini un nodzen cenu uz apjoma rēķina, tomēr tā nav ilgtspējīga.
A. Kardels: – Mana pieredze – elektroniskais piedāvājums ir vajadzīgs short lista saraksta sagatavošanai. Iegūsti īso sarakstu (short listu) un tad ar to 3 – 4 piegādātājiem veido sarunu stratēģiju, jo sarunas ir ļoti individuālas par piegādes laikiem, daudzumiem un citiem rādītājiem. Uz elektroniskās izsoles pamata lemt es nebūtu gatavs. Short listam – jā.
M. Zvirbulis: -Tur, visticamāk, ir tā atšķirība starp privāto iepirkumu un valsts iestāžu un sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu. Sarunu stratēģijas sagatavošānā valsts uzņēmums ir strikti ierobežots. Labi, ir short lists ar pieciem vai trijiem uzņēmumiem. Bet faktiski pēc būtības jārunā ar visiem – ar visiem vienu un to pašu jārunā?
Vislielākais risks, ja sāc kaut ko pa daudz runāt vai prasīt, labu gribēdams. Var aizrauties un dabūt sūdzību. Tas nozīmē, ka noraujas iepirkums. Un reputācija mazinās. Privātajā sektorā, protams var sarunu procedūru veikt daudz elastīgāk.
TEKSTS: SANDRIS GUNVALDIS
FOTO: AIJA MELDERE
Atbildēt