Uz jautājumiem par komunikācijas iepirkumu procedūru organizēšanu Latvijas Republikas Finanšu ministrijā (FM) un nozares specifiku saistībā ar jauno Publiskā iepirkuma likumu (PIL) žurnālam “Iepirkumi” atbild FM Komunikācijas departamenta direktors Aleksis Jarockis un Darbības nodrošinājuma nodaļas vadītājas vietniece Sandra Ozola.
Kā vērtējat jauno Publisko iepirkumu likumu (PIL) no praktiskā viedokļa? Iepriekšējā likumā bija daudz grozījumu, vai arī šim jau saņemti kādi ierosinājumi?
A.Jarockis: Publisko iepirkumu likuma regulējums pastāvīgi ir ticis pilnveidots un arī nākotnē tiks pilnveidots, ņemot vērā izmaiņas Eiropas Savienības un Latvijas normatīvajos aktos, kā arī prioritātes dažādās jomās. Šobrīd FM ir saņēmusi atsevišķu institūciju ierosinājumus par PIL, t.sk. konceptuālus priekšlikumus. Minētie ierosinājumi tiek izvērtēti un nepieciešamības gadījumā tiks virzīti kā grozījumi publisko iepirkumu jomas normatīvajos aktos.
Komunikācijas jomas iepirkumos līdzīgi kā citās nozarēs ir veicināma nozares pārstāvju un Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) cieša sadarbība, izstrādājot vadlīnijas. IUB ir uzrunājis komunikācijas nozares pārstāvjus un tie ir piekrituši līdzdarboties minēto ieteikumu pasūtītājiem izstrādē. Finanšu ministrija izsaka cerību, ka sadarbības rezultātā tiks novērstas situācijas, kad pasūtītāji iepirkumus plāno un veic, neņemot vērā attiecīgās jomas specifiku, izraisot nozares pārstāvju neapmierinātību. Tāpat ir notikušas vairākas valsts pārvaldes un komunikācijas nozares ekspertu diskusijas par iepirkumu praktiskajiem jautājumiem, lai abas puses varētu pilnvērtīgāk saprast prasības un uzdevumus. Mērķis ir sekmēt komunikācijas kvalitāti sabiedrībai svarīgajos jautājumos.
S.Ozola: Jāpapildina, ka jaunajā likumā uzņēmējs ir godā un FM ar saviem politikas instrumentiem atbalsta uzņēmēju – domāju, ka uzņēmēji ir priecīgi par jauno likumu, jo tas ir veidots tā, lai uzņēmējiem būtu vienkāršāks un saprotamāks piedāvājuma sagatavošanas un iesniegšanas process. Svarīgi, lai uzņēmējiem nebūtu jāiegūst un piedāvājumā jāiekļauj virkni lieku izziņu savas kvalifikācijas vai pretendentu atlases prasību atbilstībai, ko pasūtītājam ir iespēja pārbaudīt pašam. Būtībā daļa atbildības šobrīd ir novirzīta uz pasūtītāju. Arī juristiem, kā tiesību normu tiešajiem piemērotājiem, likums ir ērts, jo iepirkuma normatīvais regulējums ir strukturizēts vairākos normatīvajos aktos. Iepriekšējais regulējums praktiski bija vienā likumā, tagad papildus PIL vienlaikus piemērojami MK noteikumi, kas nosaka iepirkumu norises kārtību soli pa solim, un tādējādi ir vieglāk strādāt.
No uzņēmējiem ir izskanējuši ierosinājumi, ka nosacījums par nodokļu parāda neesamību nav objektīvs, jo tāds nereti rodas dēļ pakalpojumu pēcapmaksas, turklāt noteiktā summa 150 EUR vairāk piemērota pašnodarbinātā darbības apjomiem.
A.Jarockis: FM uzskata, ka publiskajos iepirkumos drīkst piedalīties tikai piegādātāji, kas ir izpildījuši saistības pret valsti – veikuši nodokļu nomaksu pilnībā un noteiktajā termiņā. Publisko iepirkumu likums paredz, ka uz pieteikuma vai piedāvājuma iesniegšanas termiņa pēdējo dienu nedrīkst būt nodokļu parādi, kas pārsniedz 150 ero, kas diskusiju rezultātā ir ticis atbalstīts kā kompromisa priekšlikums. Vienlaikus neaizmirstot arī jaunajā regulējumā iekļauto uzticamības pierādījuma iespējamības klauzulu, kas paredz uzņēmējiem tiesības pierādīt savu uzticamību un ko pasūtītāji ņem vērā. Tas ir, gadījumos, kad tie kā pretendenti vai kandidāti atbilst publisko iepirkumu likumā noteiktajiem izslēgšanas gadījumiem.
Nošķirams un pasūtītājiem plašāk skaidrojams ir jautājums par to, ka pasūtītājiem ir jāievēro konkrētās nozares specifika un samaksas noteikumi jāplāno tā, lai nodrošinātu samaksu piegādātājiem pa posmiem un maksimāli ātri pēc izpildījuma pieņemšanas. Tādējādi tiktu samazinātas ne tikai izmaksas piegādātājiem, lai nodrošinātu apgrozāmos līdzekļus līguma izpildei, bet potenciāli pasūtītāji iepirkumā varētu iegūt izdevīgākus piedāvājumus.
Kā FM norisinās darbs pie komunikācijas iepirkumiem? Kā izstrādājat konkursa nolikumu un tehnisko specifikāciju? Kā veidojat iepirkumu komisiju?
A.Jarockis: Uz jebkuru iepirkumu skatāmies no kvalitātes viedokļa, mums neinteresē “ķeksīša pēc” paveikts darbs. Izsludinot komunikācijas iepirkumu, ir jāveic plašs sagatavošanas darbu klāsts. Nevaram paziņot, ka gribam kampaņu, un likt izpildītājam visu izpētīt, noteikt auditoriju un veikt darbu pasūtītāja vietā. Ja iepērkam, piemēram, ēnu ekonomikas apkarošanas vai nodokļu politikas stratēģiju, iestādei pašai ir jābūt gada plānam, kādos datumos, ar kādiem likumprojektiem šis jautājums tiks virzīts izskatīšanai, kādi likumprojekti tiks sagatavoti valdībai, kad tiek nonāks Saeimā, kāda būs pavadošā komunikācija. Tam visam ir jābūt orientētam uz vienotu mērķi un jānotiek saskaņoti.
Valsts pārvaldes iestāžu ietvaros, sadarbībā ar nozari esam veidojuši diskusijas, kā organizēt veiksmīgus iepirkumus: kā veikt vērtēšanu, kādus kritērijus izmantot, kā nodrošināt kvalitatīva pakalpojuma saņemšanu un kā veidot attiecības ar izpildītāju. Esam konsultējušies ar Latvijas Komunikācijas asociāciju, valsts pārvaldes iestādēm, piesaistījuši Valsts Kanceleju, lai izveidotu vienotas vadlīnijas, kā sagatavot pēc iespējas kvalitatīvāku un saprotamāku dokumentāciju. Tas vajadzīgs, lai paši saprotam, ko iepērakam un neapgrūtinām uzņēmumu ar nevajadzīgām prasībām. Pēcāk, veidojot iepirkuma komisiju, cenšamies iekļaut pēc iespējas vairāk nozares ekspertu, lai komisija būtu kompetenta un spētu izvēlēties labāko piedāvājumu par izdevīgāko cenu.
S.Ozola: Labs iepirkumu jurists jebkurā gadījumā katru reizi ieskatās likumā un pārliecinās, ka pareizi piemēro izvirzītās prasības. Jurista pienākums šajā situācijā ir sniegt skaidrojumus, ko komunikācijas speciālisti kā iepirkumu komisijas locekļi var prasīt no uzņēmuma likuma ietvaros, lai veidotos atgriezeniska un cieša saite ar iepirkumu likumu. Veidojot mijiedarbību starp “sauso” likumu un radošo ideju, jurista darbs ir lūkoties, lai neveidotos ierobežojoši, neskaidri nosacījumi, kas ierobežos pakalpojuma piegādātājus. Ja komunikācijas speciālists veido vīziju, kādu rezultātu vēlamies saņemt, tad jurists šīs brīnišķīgās idejas ieliek konstruktīvā formā, lai uzņēmējs varētu izsekot vērtēšanai, lai būtu skaidrs, kas tam tieši ir attiecīgā iepirkumā jāpiedāvā un kā tas tiks vērtēts.
A.Jarockis: Jāatceras, ka strādājot pie piedāvājuma sagatavošanas, pretendents jau patērē savus resursus – tajā brīdī, kad viņš paņem nolikumu, viņš jau strādā pasūtītāja interešu vadībā. Pakalpojuma rezultāts būs tieši atkarīgs no iepirkuma kvalitātes. Jo precīzāk būs norādīti rezultatīvie rādītāji, jo kvalitatīvaku rezultātu pasūtītājs saņems. Jo precīzāk būs definēta mērķauditorija un sasniedzamie uzdevumi, jo mērķtiecīgāk dažādus komunikācijas kanālus un instrumentus izpildītājs varēs iekļaut piedāvājumā.
Nevar pasūtītājam prasīt izstrādāt gatavu stratēģiju un risinājumu video formātā, aplikāciju vai gatavu raidījuma scenāriju. Sākotnēji pretendents sagatavo iepirkuma priekšmeta koncepciju. Ja piedāvājums uzvar, tad dodam papildus laiku līgumā paredzētajā kārtībā, lai pabeigtu konkrētu piedāvājumu. Jālūkojas, lai dalība iepirkumā vai iepirkuma procedūrā neradītu pakalpojuma sniedzējam zaudējumus, jo tad viņš vairs nekad negribēs ar šo pasūtītāju strādāt.
Īpaši būtiski tas ir, kad iepērk intelektuākā īpašuma produktus. Tā nav pildspalvu vai zīmuļu iepirkšana, kuru var tehniski aprakstīt: pelēka krāsa, logo, zila tinte utt. Iepērkot ideju, kas ir radoša, parādās subjektīvais aspekts: “patīk, nepatīk” un tas ietver zināmu risku. Ir jāuzrunā konkrētā mērķauditorija, lai mainītu tās attieksmi. Šajā gadījumā svarīgi atstāt instrumentu piedāvājumu piegādātāja rīcībā. Visiem piegādātājiem ir jāizlasa nolikums un jāsaprot, kas no viņiem tiek sagaidīts. Tālāk jau iepirkumu komisija pēc vienotiem kritērijiem saprotamā veidā var piedāvājumus izvērtēt. Mums jāstrādā korekti un caurspīdīgi, lai tas, kurš palicis aiz strīpas, saprastu, kāpēc tieši tāds rezultāts.
Kā nodrošināt, lai iepirkumu procedūra noritētu kvalitatīvi? Kā izvairīties no piegādātājiem, kas pavirši veic savu darbu?
A.Jarockis: Iepirkuma veidošanu var salīdzināt ar ceļa būvēšanu. Piemēram, nepieciešams uzbūvēt kvalitatīvu ātrgaitas autoceļu, lai no punkta A līdz punktam B varētu nokļūt pa kvalitatīvu ceļu, ar skaidri saprotamām norādēm – ceļa zīmēm, apgaismojumu utt. Jo kvalitatīvāku pamatu ieliek šī ceļa būvniecībā, lai pie pirmajām lietavām ceļš netiktu izskalots, jo kvalitatīvāka būs braukšana. Tas pats ir ar iepirkumu – to nevar veidot ar attieksmi – kaut ko sarakstīju, ko pats nesaprotu, pamata lietas iekļāvu, izmantoju tipveida nolikumu, kad sāksim strādāt, tad jau redzēsim, kā būs. Tur nekas nesanāks.
S.Ozola: Ap 70 % no kampaņas veiksmes ir pasūtītāja paveiktais mājas darbs. Cik teicami būs sagatavots iepirkuma procedūras nolikums, tajā skaitā tehniskā specifikācija, rūpīgi izvēlēti vērtēšanas kritēriji – tik skaidrs uzņēmumam būs, vai viņš var startēt un kas tieši viņam ir jāpiedāvā. Vienlaikus tas palīdzēs arī pašam pasūtītājam tālākā darbā – būs pilnīgi skaidrs, kā notiks vērtēšana, kāda būs tālākā sadarbība, kas paredzēta jau līguma izpildē, kāda atbildība gulstas uz katru no līdzējiem. Tas ir pasūtītāja pienākums – noteikt skaidrus kritērijus, izvērtēt cenas un kvalitātes atbilstības proporciju, un aprēķināt, kāds punktu skaits pienākas cenai un kāds – kvalitatīvajiem rādītājiem. Ir labi jāpārzina komunikācijas joma, lai saprastu, cik daudz punktu arī cenas kritērija veidojošiem rādītājiem piešķirt. Svarīgi arī, lai pretendenti spēj savas idejas prezentēt klātienē. Kolēģi no citām iestādēm ir mums lūguši konsultācijas, jo nereti izvairās iekļaut prezentācijas kā vērtēšanas kritēriju nolikumā, jo baidās, ka nepratīs tās dokumentēt un izvērtēt. Bažas rada ideju vērtēšana, kas ir intelektuālais īpašums un ir sensitīvs kritērijs. Mēs allaž uzsveram, ka galvenais ievērot vienādas attieksmes principu un prezentāciju laikā pieturēties pie vienādu jautājumu uzdošanas visiem, tad prezentācijas veiksme ir atkarīga tikai no paša piegādātāja. Un svarīgi, ka prezentācijā piedalās tie uzņēmēja speciālisti (piemēram, radošais direktors, mediju direktors u.c.), kas vēlāk, jau līguma izpildē paredzēti kā uzņēmēju komanda. Svarīgi prezentāciju norises gaitu atspoguļot iepirkumu dokumentācijā, kas dod iespēju katram pretendentam izsekot līdzi vērtēšanas procesam un saprast sava un citu pretendentu piedāvājumu salīdzinošo vērtēšanu.
A.Jarockis: Tāpat ir ļoti svarīgi skaidri norādīt plānoto budžetu, jeb paredzamo līgumcenu, un tā lomu piedāvājuma vērtēšanā. Parasti cenšamies norādīt likumā noteiktos sliekšņus, piemēram, līdz 42 000 EUR. Budžeta kritērijs ir būtisks, vērtējot pieteikumus, bet tas nedrīkst būt noteicošais kritērijs. Mums ir bēdīga pieredze ar kādu senāku iepirkumu komunikācijas aktivitātēm, kura vienīgais kritērijs bija zemākā cena un diemžēl bijām spiesti darīt visu uzņēmēja vietā. Viņš bija nodempingojis cenu, bet nevarēja nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu, jo viņam nebija ne resursu, ne izpratnes. Rezultātā bijām spiesti rakstīt, labot, precizēt uzņēmēja vietā un tā vairs nav sadarbība, bet papildus darbs. Tāpēc šobrīd arī nekautrējamies tehniskajā specifikācijā prasīt dažāda mēroga kampaņu realizēšanas pieredzi. Tāpat budžetam jābūt saskaņotam ar izpildes grafiku. Slēdzot līgumu, jāparedz nosacījumi, kas piesaista kampaņas realizēšanu noteiktam laika posmam vai arī konkrētai līguma summas izpildei. Nereti gadās, kad kampaņas ietvaros veidojas krīzes situācijas un nepieciešams komunikācijas aktivātes intensificēt – tādā gadījumā varam budžetu izlietot arī ātrāk. Šī iemesla dēļ līguma prasībām jābūt fleksiblām. Ja situācija mainās, līgumā ir jābūt paredzētam scenārijam, kā to pielāgot aktuālajai situācijai. Mēs lepojamies, ka līdz šim ir izdevies visus jautājumus atrisināt līgumu ietvaros un nav bijis pretenziju.
A.Jarockis: Ir vēl kāds risinājums, kas ļauj pārliecināties par pretendenta kvalitāti. Komunikācijas jomā ir daudz dažādu apbalvojumu – Baltic Communication Award, Golden Hammer, European Excellence Awards – daudz dažādu konkursu, kuros pakalpojuma sniedzējs ar pasūtītāju var iesniegt savu produktu. Tos vērtē starptautiska žūrija un tajos saņemtās balvas ir papildus kvalitātes un pretendenta uzdrīkstēšanās ekvivalents. Uzņēmējs savā piedāvājumā var iekļaut šādu papildus informāciju par savu vai tā piesaistīto speciālistu pieredzi, tādējādi pasūtītājam vairāk pastāstot par sevi.
Vai ir bijušas kādas kampaņas ar īpaši augstu risku? Kā sadalāt abildību un riskus ar piegādātāju?
A.Jarockis: Jebkura kampaņa ir sava veida risks, bet kampaņas izdošanos garantē spēja sadalīt risku starp pasūtītāju un izpildītāju. Lai neveidojas situācija, ka veiksmes gadījumā pasūtītājis visus uzvaras laurus piesavinās sev, bet neveiksmes gadījumā norobežojas no kampaņas un noveļ atbildību uz izpildītāju. Piemēram, “Nomaksāt, nevis nemaksāt” jauniešu auditorijas informēšanas kampaņā bija ļoti augsts risks, jo Finanšu ministrija ir pietiekoši konservatīva valsts iestāde un pēkšņi parādās reperu grupa OLAS ar dziesmu, par to, kādus ieguvumus sniegs godīga nodokļu nomaksa! Risku vadībai ir jābūt rūpīgai un izsvērtai jau no paša sākuma. Šajā gadījumā mēs, kā pasūtītājs, bijām gatavi uzņemties risku un dalīt to ar uzņēmēju. Tajā brīdī, kad izvēlamies kādu radošo risinājumu, sākas komandas darbs. Tieši tāpat notiek arī tad, ja kampaņa bijusi veiksmīga un tā tiek virzīta tālāk uz starptautisku konkursu – mēs ejam kopā kā komanda – pasūtītājs un izpildītājs un lepojamies par paveikto darbu kopā. Komandas darbs izpaužas arī tad, kad zinu, ka varu zvanīt izpildītājam arī pēc 17.00, ja redzu, ka situācija prasa nekavējošu rīcību. Esam gandarīti un arī atviegloti, ka izpildītājs izjūt atbildību un ir gatavs iesaistīties problēmas risināšanā arī 22.00 vakarā, nevis norobežojas no šī jautājuma līdz nākamā rīta darba dienas sākumam.
S.Ozola: Šādās reizēs ir tiešām prieks redzēt, ka uzņēmējam komandā ir tāda līmeņa profesionāļi, kas spēj jebkurus sarežģījumus līguma izpildes gaitā uztvert kā kopēju problēmu, nevis tikai pasūtītāja problēmu. Arī spožās un veiksmīgās kampaņās viena no raksturīgākajām pazīmēm ir komanda, kas “deg” par savu darbu un pastāv nemitīga atgriezeniskā saite. Tad ir skaidrs, ka šis uzņēmējs būs veiksmīgs un tik pat atbildīgs arī citos pasūtītāju rīkotajos iepirkumos un mēs neliedzam arī pozitīvas atsauksmes, ja sadarbība ir bijusi izdevusies.
A.Jarockis: Uzņēmēji, kas ir strādājuši ar FM iepirkumiem , nereti prasa atsauksmes citiem pasūtītājiem. Mēs neslēpjam savu pieredzi, bet ir bijuši gadījumi, kad atbildam, ka atsauksmē rakstīsim visu kā bijis. Vienmēr ar prieku sniedzam atsauksmes, lai valsts pārvaldes kolēģi zinātu, uz kuriem uzņēmumiem var paļauties, vai otrādi, kādi riski pastāv ar šo uzņēmēju. Latvijas mērogi ir mazi un mēs esam vienā laivā – ja būsim atklāti pret kolēģiem un klientiem, tad arī atpakaļ saņemsim to pašu. Finanšu ministrija vienmēr ar piegādātāju slēdz līgumu un līgums ir svarīgs, jo paredz, kāda būs līguma darba organizācija un kā norisināsies sadarbība: saskaņošana ar pasūtītāju, finansiālie nosacījumi u.c.
Kā nodrošināt iepirkumu procedūru caurspīdīgumu?
A.Jarockis: Lielajos iepirkumos, piemēram, eiro ieviešanas kampaņai vai Eiropas Struktūrfondu kampaņām, pirms izsludināt konkrētus iepirkumus, sadarbībā ar Latvijas Komunikācijas asociāciju, kas apvieno nozares vadošos uznēmējus, esam sūtījuši uzaicinājumu uz informatīvo sanāksmi. Tajā informējām par konkrēto iepirkumu un skaidrojām iepirkuma mērķus, vajadzības, sasniedzamos rezultātus un finansējuma apjomu. Protams, mūsu mājaslapā ir pieejams iepirkumu gada plāns, taču ar informatīvajām sanāksmēm varam ieinteresēt potenciālos pakalpojuma sniedzējus, dodot tiem iespēju izvērtēt savas spējas, kā arī uzdot jautājumus mums, lai precīzāk formulētu savu piedāvājumu.
S.Ozola: Konkurence ir atvērta – kurš vairāk pacentīsies, tas arī uzvarēs. Līdz šim mums nav bijis nekādu pārsūdzību vai apstrīdētu lēmumu. Cenšamies visiem pretendentiem sniegt detalizētus skaidrojumus par iepirkuma nolikumā ietvertajām prasībām. Dažkārt gadās situācijas, kad ir uzdoti jautājumi pēdējā brīdī, kad pasūtītājam var nebūt pienākums sniegt atbildi, bet mēs, respektējot jebkuru uzņēmēja ieguldīto darbu, arī šādos gadījumos sasaucam sēdi un izsveram, vai mūsu atbildes sniegšana neietekmēs citu pretendentu darbu piedāvājumu sagatavošanā. Ja nolemjam, ka neietekmēs, bet atbilde būs svarīga konkrētajam pretendentam kvalitatīva piedāvājuma sagatavošanai vai savas pārliecības gūšanai par jau sagatavotā dokumenta pareizību, esam pat pēdējā dienā atbildējuši, vienlaikus, protams, nodrošinot iespēju publiski visiem interesentiem iepazīties ar sniegto atbildi, kā arī vienlaikus informāciju atspoguļojot iepirkuma procedūras dokumentācijā, kas ir visiem pretendentiem tūlīt publiski pieejama.
A.Jarockis: Eiro ieviešanas kampaņa 2013. gadā bija gada apjomīgākā komunikācijas kampaņa ar budžetu tuvu miljonam un, lai nodrošinātu caurspīdīgumu un godīgu konkurenci, mēs jau konkursa nolikumā informējām, ka tiks organizēts apjomīgs metu konkurss – idejas izvērtēsim prezentāciju formā un šis process tiks filmēts. Šādi rīkojāmies gan lai nodrošinātos, ka pretendentiem procedūra būtu skaidra un caurskatāma, gan arī lai pēcāk nebūtu pārsūdzību, kas kavētu procesa tālāku gaitu. Mēs negribam lielīties, ka mums viss ļoti vienkārši sanāk, jo esam vislabākie, bet strādājam pēc labākās sirdsapziņas un ir gadījumi, kad mūsu izstrādātos nolikumus prasa un izmanto arī citas valsts iestādes, jo, piemēram, vērtēšanas kritēriji un formulas punktu aprēķināšanai mums ir ļoti detalizētas. Caurspīdīguma nodrošināšanai svarīgi ir izvairīties arī no viena kritērija “zemākā cena”. Kritērijiem ir jābūt tādiem, lai pēc iespējas objektīvāk (kas, protams, arī ir abstrakts jēdziens) varētu novērtēt radošos risinājumus. Ir būtiski, lai pretendenti saprastu, kā vērtēsim, un lai vēlāk saprastu mūsu lēmumus. Mēs ļoti augstu vērtējam mūsu pretendentus, bet gribam arī lai respektē mūs.
Finanšu Ministrija:
- Gada komunikācijas iepirkumu budžets: 150 000 – 200 000 EUR
- Vidēji 3 komunikācijas iepirkumi gadā;
TEKSTS: DZINTRA ŠVARCBAHA
Atbildēt