Elektronisko iepirkumu sistēma un tās priekšrocības

Kas ir EIS?

Ideja veidot elektronisko iepirkumu sistēmu jeb EIS pirmo reizi izskanēja 2004.gadā, kad Latvijai, iestājoties Eiropas Savienībā, bija jāpārņem komplicētās Eiropas iepirkumu normas, trūka zinošu iepirkumu speciālistu kvalitatīvu decentralizētu iepirkumu nodrošināšanai. Tika secināts, ka standarta preču iegādei lietderīgāk rīkot centralizētus iepirkumus, kuru rezultātus attēlotu elektroniska kataloga veidā, no kura visas ieinteresētās iestādes varētu izvēlēties savām vajadzībām atbilstošas preces. EIS (www.eis.gov.lv) ir Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA) uzturēta valsts informācijas sistēma, kas integrēta arī citās valsts informācijas sistēmās. EIS pamatā ir elektronisko katalogu princips, kurš darbojas kā interneta veikals publiskā sektora organizācijām un kurā savas standarta preces piedāvā vairāki piegādātāji.

VRAA, rīkojot atklātus konkursus atbilstoši Publisko iepirkumu likuma prasībām, nodrošina standarta preču elektronisko katalogu (e-katalogs) izveidošanu un uzturēšanu saskaņā ar noslēgtajām vispārīgajām vienošanām starp VRAA un piegādātāju organizācijām. Lai veicinātu konkurenci piegādātāju starpā un iegūtu izdevīgākus piedāvājumus pasūtītājiem, tiesības piedāvāt vienai specifikācijai atbilstošas preces tiek piešķirtas vairākiem piegādātājiem, kuri visu vienošanās darbības laiku (parasti no viena līdz pusotram gadam) drīkst variēt savu piedāvājumu sistēmā, nodrošinot piedāvājuma atbilstību attiecīgā konkursa tehniskās specifikācijas prasībām un, redzot konkurentu piedāvātās cenas, izvērtēt savas iespējas piedāvāt zemāko cenu, savukārt sistēma nodrošina, ka konkrētajā brīdī piedāvātā cena nav lielāka par konkursa laikā piedāvāto.

Specifikācijās tiek iekļautas preces ar plašu diapazonu: gan augstākas kvalitātes un funkcionalitātes preces, gan preces ar labāku funkcionalitātes un cenas attiecību, gan preces pircējiem ar „plānāku maku”. Atbilstoši pasūtītāja izvēlētajai preces vai pakalpojuma specifikācijai sistēma atlasa no visiem piedāvājumiem piemērotāko preci par zemāko cenu un attēlo to standarta interneta veikala preces apraksta veidā. Līdz ar to būtiska ir iepirkumu speciālista kvalifikācija un zināšanas, lai iestādes vajadzībām piemeklētu atbilstošākās preces/pakalpojumus gan pēc kvalitātes, gan funkcionalitātes, gan finanšu resursiem. VRAA nodrošina EIS bezmaksas lietotāju apmācības.

Pašlaik EIS ir 10 preču un pakalpojumu grupas, kur preces/pakalpojumi tiek piedāvāti 21 katalogā:

1. Datortehnika un tās piederumi.
2. Biroja tehnika un tās piederumi.
3. Standarta programmatūra un tās atbalsts (t.sk. standarta informācijas sistēmu pilnveidošana pēc pasūtītāju pieprasījuma).
4. Servertehnika.
5. Medicīnas preces un medikamenti.
6. Mēbeles.
7. Saimniecības preces.
8. Pārtikas preces.
9. Kancelejas preces un biroja papīrs.
10. Reprezentācijas preces.

Kāpēc pasūtītājiem vajadzīgs EIS?

EIS priekšrocības:

• ātrāks iepirkumu process – saīsināts laiks no vajadzības apzināšanas līdz preces piegādei;
• iestādes tiek atslogotas no iepirkumu organizēšanas iepirkumi tiek veikti centralizēti, nodrošinot preču pasūtīšanu ar Elektronisko iepirkumu sistēmas starpniecību;
• tiek ietaupīti budžeta līdzekļi, jo, centralizētajos iepirkumos apvienojot vairākus pasūtījumus, arī maziem iepirkumiem tiek iegūtas pircējam izdevīgākas cenas;
• palielinās iepirkumu procesa caurskatāmība, atklātība un informācijas pieejamība – informācija par iepirkumiem ir publiski pieejama Elektronisko iepirkumu sistēmā;
• Latvijā tiek īstenots Eiropas Komisijas direktīvās paredzētais e-iepirkums un izmantota ES valstu pozitīvā pieredze;
• gadījumos, ja pasūtītājam ir šaubas par piegādāto preču vai sniegto pakalpojumu kvalitāti, pasūtītājs var pieprasīt Valsts reģionālās attīstības aģentūrai kvalitātes pārbaudes veikšanu;
• iegādājoties preces un pakalpojumus EIS, visiem pircējiem tiek piedāvāta iespēja iegādāties preces, ko piedāvā vairāki piegādātāji, kuri savstarpēji konkurē un kuru darbība tiek uzraudzīta. Lai papildus aizsargātu pircējus, atšķirībā no klasiskajiem interneta veikaliem sistēmā netiek prasīta piegādes izdevumu segšana, kā arī priekšapmaksa, jo visas EIS vienošanās paredz preču un pakalpojumu apmaksu pēc piegādes un kvalitātes pārbaudes.

Kā kļūt par EIS pircēju?

Par sistēmas dalībnieku – EIS pircēju – var kļūt pat vienas dienas laikā, nosūtot uz VRAA šādus dokumentus:

• e-kataloga sistēmas dalībnieka (organizācijas) reģistrācijas pieteikumu;
• pasūtītāja administratora pilnvarojumu (lietotāju pilnvarojumu);
• pasūtītāja pilnvarotā administratora (fiziskas personas) apliecinājumu (apņemšanās ievērot e-katalogā spēkā esošās vispārīgās vienošanās un citus normatīvos aktus).

Pirms sistēmas lietošanas uzsākšanas jauniem lietotājiem ir ieteicams apmeklēt EIS bezmaksas apmācības, kas notiek iepriekš saskaņotā laikā Valsts reģionālās attīstības aģentūras telpās. Praksē ir bijuši vairāki gadījumi, kad no rīta nosūtot reģistrācijas dokumentus, dienas laikā pasūtītājs jau veic pirmos pasūtījumus. Tiešās pārvaldes (valsts) iestādēm dažu sistēmas katalogu lietošana ir obligāta, savukārt citas iestādes pašas var lemt par EIS izmantošanu. Pašlaik EIS pircēji ir 333 iestādes.

Vai EIS ir izdevīgs piegādātājiem?

Lai gan EIS tika veidota valsts iestāžu funkciju atbalstam, tā tomēr nodrošina vairākas priekšrocības arī piegādātājiem:

• tiek taupīti piegādātāju cilvēkresursi un finanšu resursi, jo pēc viena piedāvājuma iesniegšanas VRAA centralizētajam konkursam vairs nav nepieciešamības gatavot piedāvājumus citiem EIS pasūtītājiem;
• VRAA, ievērojot stingrus atklātības principus, vienmēr organizē ieinteresēto personu sanāksmi, kuras laikā piegādātāji var izteikt savas kritiskās piezīmes par specifikācijas sākotnējo redakciju, lai izvairītos no iespējamām nepilnībām iepirkumu dokumentācijā;
• piegādātājs var sinhronizēt savu piedāvājumu sistēmā ar savas noliktavas datiem;
• iesniedzot piedāvājumu VRAA centralizētajos konkursos, piegādātājam nav jāgarantē noteikts piegādes apjoms, kas ir svarīgi maziem vietējiem ražotājiem, kuri piedāvā sezonālas preces (piemēram, pārtikas preces).
• visām piegādēm ir standarta garantijas apkalpošanas nosacījumi;
• visi konkursi ir sadalīti daļās, tāpēc var uzvarēt iepirkumā, piedāvājot arī vienu preci;
• reģionālie piegādātāji var ierobežot darbības reģionu atbilstoši savām iespējām (piemēram, nodrošinot piegādi tikai iestādēm Latgalē);
• darbu ar sistēmu var veikt sev izdevīgā laikā, jo sistēma strādā 24 stundas diennaktī;
• preču piegādei var piesaistīt kurjeru;
• visiem lietotājiem tiek nodrošināts atbalsts un strīdu izskatīšana.

Kādi ir priekšnosacījumi manu preču ievietošanai sistēmā?

Atšķirībā no pircēju organizācijām, kuras var pievienoties e-katalogam visā kataloga darbības laikā, tiesības piedāvāt savas preces katalogā var iegūt tikai tie piegādātāji, kas ir pasludināti par uzvarētājiem attiecīgajās iepirkumu procedūrās. Līdz ar to, lai kļūtu par EIS lietotājiem, uzņēmējiem jāseko šādai instrukcijai:

• jāseko līdzi Valsts reģionālās attīstības aģentūras izsludinātajiem centralizētajiem iepirkumiem (publikācijas EIS mājaslapā, Iepirkumu uzraudzības biroja mājaslapā vai Valsts reģionālās attīstības aģentūras mājaslapā);
• jāiepazīstas ar izsludinātā iepirkuma nolikumu un jāpiedalās ieinteresēto personu sanāksmē ar saviem priekšlikumiem;
• jāiesniedz piedāvājums atbilstoši iepirkuma dokumentācijas prasībām;
• pēc iepirkuma procedūras rezultātu paziņošanas jānoslēdz līgums (vispārīgā vienošanās) par preču piegādi EIS dalībniekiem, kā arī jāiesniedz aģentūrai divas standarta veidlapas darbinieku reģistrācijai sistēmā;
• ja nepieciešams, jāapmeklē VRAA organizētās EIS bezmaksas lietotāju apmācības.

EIS sasniegumi un nākotnes plāni

2012.gadā sistēmā ieviesta iespēja konfigurēt preces atbilstoši individuālām prasībām, izvēloties preces papildu īpašības vai pakalpojumus. Tas ļauj izvēlēties preci, kas vairāk atbilst konkrēta pasūtītāja vajadzībām, nepārmaksājot par nevajadzīgu funkcionalitāti. Vienlaikus, paplašinot sistēmā piedāvāto preču klāstu, ir izdevies palielināt sistēmas apgrozījumu par 30%, bet EIS veikto darījumu skaitu par 50%, salīdzinot ar 2011.gadu.

2012.gadā EIS sasniegumi tika augsti novērtēti IT nozarē, piešķirot sistēmai Latvijas IKT gada balvu Platīna Pele 2012 nominācijā Labākā e-pārvaldes sistēma.
2013.gadā plānots turpināt paplašināt piedāvāto preču skaitu atbilstoši jau izsludinātajiem konkursiem jaunu katalogu izveidošanai:

• ārstniecības iestādēs biežāk lietojamo medikamentu (no visām medikamentu grupām) piegāde;
• demonstrācijas tehnikas (interaktīvās tāfeles, dokumentu kameras utt.) piegāde un uzstādīšana.

Pašlaik ir uzsākts darbs pie degvielas un veselības apdrošināšanas kataloga izstrādes.
2012.gadā apstiprināts ERAF projekts Elektronisko iepirkumu sistēmas e-izziņu, e-konkursu un e-izsoļu funkcionalitātes attīstība un uzsākta tā īstenošana.

Teksts: Solvita Zvidriņa, VRAA direktore