Tiesības piedāvāt savas preces e-katalogā var iegūt tikai tie piegādātāji, kas ir pasludināti par uzvarētājiem attiecīgās iepirkumu procedūrās. Līdz ar to, lai kļūtu par Elektronisko iepirkumu sistēmas (EIS) e-katalogu apakšsistēmas lietotājiem, uzņēmējiem ir jārīkojas atbilstoši šādai instrukcijai.
1. Jāseko līdzi Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA) izsludinātajām centralizētajām iepirkuma procedūrām (publikācijas Elektronisko iepirkumu sistēmas mājaslapā – www.eis.gov.lv, Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) mājaslapā – www.iub.gov.lv un VRAA mājaslapā – www.vraa.gov.lv). VRAA mājaslapā iepirkumu sludinājumi ir atrodami sadaļas Par mums apakšsadaļā Iepirkumi. Lai vieglāk atšķirtu iepirkuma procedūras EIS vajadzībām, tās VRAA mājaslapā ir marķētas ar uzrakstu EIS iepirkums treknā drukā, kuram seko attiecīgā iepirkuma nosaukums.
Izsludinātās centralizētās iepirkuma procedūras EIS vajadzībām IUB mājaslapā visērtāk ir meklēt, izmantojot paziņojumu meklētāju (sadaļā Iepirkumu izziņošana), kurā kā atlases kritērijs jāievada vārdi Elektronisko iepirkumu sistēmas dalībniekiem un vienlaikus jāatzīmē ar ķeksīti, ka tiek meklēta frāze.
2. Pēc iespējas īsākā laikā pēc iepirkuma izsludināšanās jāiepazīstas ar izsludinātā iepirkuma nolikumu, kas publicēts VRAA mājaslapā. Parasti iepirkums kataloga atjaunošanai tiek izsludināts trīs līdz četrus mēnešus pirms konkrētā kataloga darbības beigām. Katalogu darbības laiks un katalogos piedāvātas preces ir publiski pieejamas ikvienam sabiedrības loceklim EIS šķirklī Katalogs. Piegādātāja pārstāvim ar saviem priekšlikumiem ir jāpiedalās ieinteresēto personu sanāksmē. Piegādātāji var ieteikt pievienot jaunas vispārīgās vienošanās pozīcijas jeb tehniskas specifikācijas pozīcijas vai arī ieteikt pilnveidot iepirkuma dokumentāciju, argumentējot savus priekšlikumus ar situāciju tirgū. Jāuzsver, ka tieši potenciālo piegādātāju, kā arī EIS pircēju priekšlikumi ir katalogu attīstības virzītājspēks.
EIS vajadzībām rīkoto iepirkumu procedūru nolikumi satur salīdzinoši maz kvalifikācijas prasību, un tās ir vienkārši izpildāmas.
Visas EIS iepirkumu procedūras tiek rīkotas tikai atklātu konkursu veidā, izvirzot šādas kvalifikācijas prasības:
- atbilstība Publisko iepirkumu likuma 39. panta nosacījumiem;
- diferencēts pretendenta kopējais finanšu apgrozījums attiecīgo preču piegāžu vai pakalpojumu sniegšanas jomā (prasītā apgrozījuma vērtības apjoms tiek noteikts atšķirīgs (samazināts) gadījumos, ja pretendents iesniedz piedāvājumu tikai kādā atsevišķā iepirkuma priekšmeta daļā vai paredz preču izplatīšanu tikai viena reģiona ietvaros);
- veiksmīga pretendenta iepriekšējā pieredze, kas pierādāma, iesniedzot atsauksmes no pasūtītājiem;
- papildus prasības gadījumos, kad tiek paredzēta tehnikas piegāde:
- pretendentam pašam vai kādam tā apvienības dalībniekam ir pieredze piedāvātās tehnikas apkalpošanā,
- pretendentam ir pieejami attiecīgās tehnikas apkalpošanā apmācīti speciālisti,
- pretendents nodrošina, ka tā likvidācijas vai maksātnespējas gadījumā piedāvātajai tehnikai joprojām tiks nodrošināts garantijas remonts ražotāja noteiktās standarta garantijas apjomā jebkurā no speciāli (tostarp ražotāja) noteiktiem servisa centriem;
- līgumā paredzēto garantijas saistību izpildes galvojums, kas tiek noteikts īpaši apjomīgu iepirkuma procedūru gadījumos, proti, kad atklāta konkursa kopējais finanšu apjoms sasniedz vairākus miljonus.
Jāuzsver, ka EIS ir paredzēti vieni no maziem un vidējiem uzņēmumiem draudzīgākajiem centralizēto iepirkumu veidiem. Praksē ir bijis gadījums, kad ar pretendentu iepirkuma līgums (vispārīgā vienošanās) ir noslēgts par preču piedāvāšanu tikai četrās preču specifikācijās. Tāpat ir daži piegādātāji, kuri strādā tikai viena reģiona ietvaros, no kuriem spilgtākais piemērs ir SIA Vidzemes papīrs, kurš piedāvā kancelejas preces Vidzemē.
3. Piedāvājums jāiesniedz atbilstoši iepirkuma dokumentācijas prasībām. Jāpievērš uzmanība nolikumos noteiktajai prasībai iesniegt finanšu un tehnisko piedāvājumu elektroniskā veidā, izmantojot VRAA sagatavotās veidlapas, un parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu. Informāciju par e-paraksta veidiem, to izmantošanu un iegūšanu var saņemt Latvijas Valsts radio un televīzijas centra administrētajā portālā www.eparaksts.lv. Piedāvājumu iesniegšanai EIS iepirkumu procedūrām ierosinām izmantot viedkarti, ID karti vai virtuālo e-parakstu. Ņemot vērā to, ka daudzi mazie un vidējie piegādātāji iepriekš nav strādājuši ar e-parakstu, e-paraksta iegūšanas un izmantošanas ieteikumus var saņemt arī VRAA Elektronisko iepirkumu departamentā. Īpaši jāatgādina, ka e-paraksta iegūšanai ir nepieciešams laiks, tāpēc to nav iespējams saņemt piedāvājumu iesniegšanas dienā. Jāuzsver, ka, piemēram, viena virtuālā e-paraksta lietošana pretendentam maksā 29 santīmus, kas ir ievērojami lētāk nekā tehniskā un finanšu piedāvājuma drukāšana, turklāt šāds risinājums ir videi draudzīgs.
Piedāvājumos pieļautās kļūdas:
- ir konstatēti atsevišķi gadījumi, kad elektroniski iesniegtais piedāvājums nesatur elektronisko parakstu, vai arī piedāvājumu ir parakstījusi persona, kurai nav tiesību pārstāvēt pretendentu, līdz ar to iesniegtais piedāvājums nav juridiski saistošs;
- gadījumos, kad pamata precei ir paredzēts papildaprīkojums, tehniskajā specifikācijā prasītais papildaprīkojums netiek piedāvāts, kas attiecīgajā iepirkuma priekšmeta daļā noved pie piedāvājuma atzīšanas par neatbilstošu nolikuma prasībām;
- atsauksmju un piegādes apliecinošu dokumentu savstarpēja neatbilstība (piemēram, gadījumos, kad atsauksme ir izsniegta pirms faktiskās piegādes veikšanas vai gadījumos, kad atsauksmju parakstītājam nebija tiesību pasūtītāja vārdā sniegt atsauksmes par pretendentu);
- mēģinājums pierādīt savu kvalifikāciju, iekļaujot apgrozījumā uz iepirkuma priekšmetu neattiecināmu preču tirdzniecību;
- neatbilstošas tehniskā vai finanšu piedāvājuma formas izmantošana, neievērojot, ka iepirkumu dokumentācijā ir veikti grozījumi un publicēta aktualizēta piedāvājuma forma;
- nekorekti sniegta informācija par piedāvāto preci vai pakalpojumu, nenorādot pilnu piedāvājuma formā prasīto informāciju, piemēram, norādot tikai preces nosaukumu, bet, nesniedzot informāciju par konkrētiem raksturlielumiem.
4. Pēc iepirkuma procedūras rezultātu paziņošanas par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu jānoslēdz līgums (Vispārīgā vienošanās) par preču piegādi Elektronisko iepirkumu sistēmas dalībniekiem, kā arī jāiesniedz VRAA (pasts@vraa.gov.lv) veidlapas darbinieku reģistrācijai sistēmā:
- piegādātāja administratora pilnvarojums (paraksta piegādātāja organizāciju pārstāvēt tiesīga persona), kuru parakstot piegādātājs deleģē darbiniekam tiesības administrēt savas organizācijas konfigurējamos parametrus un lietotāju profilus;
- piegādātāja pilnvarotā administratora apliecinājums (paraksta atbildīgais administrators), kuru parakstot piegādātāja darbinieks apliecina, ka ir iepazinies ar e-kataloga sistēmas lietošanas noteikumiem, apņemas ievērot e-katalogā spēkā esošas vispārīgās vienošanās un piekrīt personas datu apstrādei e-kataloga sistēmā, kuras mērķis ir nodrošināt autentifikāciju sistēmā un e-kataloga sistēmas lietotāju kontaktinformācijas pieejamību.
5. Pirms darba uzsākšanas ar jauniem EIS lietotājiem, neatkarīgi no to lomas sistēmā, ir jāapmeklē Elektronisko iepirkumu sistēmas bezmaksas lietotāju apmācības, kas parasti notiek iepriekš saskaņotā laikā Valsts reģionālās attīstības aģentūras telpās. Apmācību programma paredz gan uz piemēriem balstītu teorētisku programmu vispārīgo vienošanās pamatprasību apgūšanai, gan praktiskas nodarbības datorklasē, imitējot elektronisko preču pārdošanas procesu. Pieteikuma veidlapa apmācībām ir atrodama EIS mājaslapas sadaļā Reģistrācijas informācija.
Ceram, ka šeit sniegtie ieteikumi ieinteresēs un motivēs piegādātājus piedalīties VRAA izsludinātajās iepirkumu procedūrās EIS vajadzībām.
Teksts: Oļegs Fiļipovičs, VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta direktors
Elita Kļaviņa, VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta direktora vietniece
Atbildēt