Ieteikumi jaunajiem lietotājiem
Elektronisko iepirkumu sistēma (turpmāk – EIS) ir efektīvs, interneta veikalam līdzīgs, preču pasūtīšanas rīks.
Lai pasūtītāja organizācija veiktu pasūtījumu, tai vienlaikus jāpilda četras lietotāja lomas:
iepircējs – darbinieks, kurš pārzina iestādes vajadzības – pārskata katalogu, ieliekot grozā nepieciešamās preces jeb noformē un nosūta pirkuma pieprasījumu;
apstiprinātājs – darbinieks, kurš apstiprina darījumu jeb slēdz EIS darījumus no organizācijas puses. Bieži vien tas ir augsta vai vidēja līmeņa vadītājs, vai finanšu plūsmu kontrolējoša persona;
saņēmējs – darbinieks, kurš pieņem preces, atzīmē EIS saņemšanas faktu un pārbauda preču kvalitāti. Daudzās organizācijās EIS saņēmēja un iepircēja loma tiek piešķirta vienai personai;
administrators, kurš veido jaunus organizācijas lietotājus, kā arī rūpējas par organizācijas datu aktualizēšanu.
Efektīvākam darbam mazās organizācijās visas lietotāja lomas var piešķirt vienai personai. Pasūtītāja organizācijai ir svarīgi ar iekšējo administratīvo aktu (piemēram, ar rīkojumu vai kārtību) noteikt personas, kurām tiek piešķirtas EIS lietotāju lomas. Tuvojoties aktīvai atvaļinājumu sezonai, nedrīkst aizmirst par nepieciešamību izveidot vismaz vienu lomu komplektu nepārtrauktu pasūtījumu nodrošināšanai.
Lietotāju rokasgrāmata
Kā jebkuram augsti tehnoloģiskam rīkam, arī EIS ir sava lietošanas instrukcija – lietotāju rokasgrāmata. Lietotāju ērtībai katrai EIS lietotāju lomai ir sava rokasgrāmata, tādējādi iepirkumu organizācijai ir komplekts ar četrām rokasgrāmatām. Ņemot vērā to, ka īsākā no tām ir 319 lapaspušu gara, tikai retais no 2688 EIS aktīvajiem lietotājiem būs izlasījis savai lomai paredzēto rokasgrāmatu pilnībā, tāpēc attiecīgā rokasgrāmatas sadaļa, veicot konkrēto pasūtījumu, ir pieejama no katras EIS lapas. Tikai jānoklikšķina uz ekrānformas augšējā labajā stūrī esošās hipersaites Palīdzība ar glābšanas riņķi, un jūs nokļūsit rokasgrāmatas vietā, kas izskaidro jautājumu, pie kura esat apstājušies.
Lietotāja rokasgrāmatās ir ietverts kvalitatīvs EIS tehnisko iespēju apraksts, bet tajā nav ietverti ieteikumi pasūtījumu taktiskajiem aspektiem, tāpēc dažus no tiem piedāvājam šajā rakstā.
Ieteikumi iepirkumu speciālistiem
Pašlaik EIS piedāvā vairāk nekā 30 000 dažādu preču un pakalpojumu specifikāciju, tāpēc nav pārsteigums, ka pareizās specifikācijas izvēle ir laikietilpīgs process. Līdz ar to gadījumos, kad nav iespējams atrast vajadzīgo specifikāciju, ieteicams zvanīt VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta konsultantiem, kuri palīdzēs atrast piemērotāko preci, vai pierakstīs jūsu vēlmes ar mērķi iekļaut vajadzīgo preci nākamajā kataloga atjaunošanas reizē, ja tā nav pieejama katalogā.
Izvēloties preces, jāpievērš uzmanība pārdošanas vienībai, kura var būt gan viena prece, gan preču komplekts. Pasūtot nepieciešamās preces, neuzmanība varētu sagādāt nepatīkamus pārsteigumus. Piemēram, pasūtot identifikācijas karšu turētājus ar klipsi un piespraužamo adatu (pozīcija CI67.1.7.4.6) par 83 santīmiem ar PVN un nepamanot, ka attiecīgajā pozīcijā cena ir norādīta par komplektu ar 25 identifikācijas karšu turētājiem, pasūtītājs varētu iegādāties preces nevis vienam pasākumam, bet uzreiz divdesmit pieciem. Problēma bieži vien saasinās gadījumos, kad preču izvēli veic iepirkumu speciālists, bet preces grozā ievieto cits darbinieks – IT eksperts, jo abiem ir atšķirīga izpratne par pasūtāmo vienību skaitu.
Tomēr vēlamies iedrošināt un sacīt, ka veikt pasūtījumus sistēmā nav sarežģīti, un jebkurš, kurš lasa ziņas internetā, var efektīvi strādāt EIS pēc praktiskā apmācības kursa noklausīšanās VRAA. Prakse liecina, ka daudzi gados veci cilvēki, kam nav ļoti labas IT zināšanas, veic EIS pasūtījumus daudz uzmanīgāk un precīzāk nekā viņu jaunākie kolēģi, kas ikdienā aktīvi izmanto daždažādus IT rīkus.
Ja iepirkumu pēc kāda laika ir plānots atkārtot, tad iesakām saglabāt izveidoto grozu turpmākai lietošanai, lai pēc pāris mēnešiem nevajadzētu atkal meklēt, kādās EIS specifikācijās tiek piedāvāti toneri pasūtītāja rīcībā esošajām drukas iekārtām, bet pietiktu tikai nomainīt pasūtāmo preču daudzumu atbilstoši tā brīža vajadzībām. Saglabāto grozu būs iespējams izmantot vairākkārt, kamēr attiecīgais katalogs būs pieejams pasūtījumiem. Kataloga darbības laiks var variēt no 12 līdz 18 mēnešiem.
Tiešais pirkums
Svarīgi, ka pēc preču ievietošanas grozā EIS paredz divus darījumu noslēgšanas procesus:
- tiešais pirkums maziem pasūtījumiem;
- atliktais grozs liela apjoma pasūtījumiem.
Tiešā pirkuma gadījumos tās preces, kas ir ievietotas grozā, tiks piegādātas pasūtītājiem, tādējādi jau pasūtījuma veidošanas brīdī pircējs zinās pasūtāmo preču ražotāju un modeli. Gadījumos, kad EIS tehniskajās specifikācijās nav ietverta kāda pasūtītājam svarīga preces īpašība, pircējs var atvērt preču kartiņā iekļauto saiti uz attiecīgas preces aprakstu ražotāja vai piegādātāja mājaslapā un atrast nepieciešamo informāciju tur. Iegādājoties ilgtermiņā lietojamas preces, svarīgi pieņemt pamatotu lēmumu par to, kura no daudzajām EIS specifikācijām vislabāk apmierinās pasūtītāja vajadzības, tāpēc būtu ieteicams sameklēt lietotāju atsauksmes internetā, izmantojot kādu meklētāja lapu (piemēram, www.google.lv ierakstot meklējuma parametros preces ražotāju, modeli un vārdu problēma).
Veidojot preču pasūtījumu, nedrīkst vadīties pēc attēla, bet rūpīgi jāizlasa specifikācija, jo daudzos katalogos attēlam ir tikai informatīvs raksturs, un var izrādīties, ka attēlotais preces paveids ir ar citu komplektāciju, un tas tiek piedāvāts citā, lai arī līdzīgā specifikācijā.
Pasūtot preces, kuru cenas ir zemas (piemēram, kancelejas, saimniecības vai pārtikas preces), jāņem vērā, ka tās piedāvā vairāki konkurējoši piegādātāji, kuri veiks piegādi tikai tad, kad pasūtāmo preču apjoms sasniegs minimālo pirkuma pieprasījuma limitu naudas izteiksmē. Tāpēc attiecīgajā brīdī ievietojot grozā visizdevīgāko preci, bieži vien grozā nonāk preces no vairākiem piegādātājiem. Ja pasūtāmo preču daudzums nav liels, tad, visticamāk, vismaz vienam no piegādātājiem netiks sasniegts minimālais pirkuma pieprasījuma limits, kurš ir noteikts katram katalogam, jo visās EIS preču cenās jau ir iekļauti arī piegādes izdevumi. Šādos gadījumos EIS piedāvās izvēlēties vienu no diviem variantiem:
- pasūtīt tikai tās preces, kuras ir no piegādātājiem, kuriem minimālais pirkuma pieprasījuma apjoms ir sasniegts;
- veikt groza optimizāciju – sistēma veiks citas attiecīgo specifikāciju preču kombinācijas piemeklēšanu.
Optimizācijas rezultāts tiks attēlots uz ekrāna jauna groza veidā, norādot preces, kuras ir aizvietotas ar citām attiecīgās specifikācijas precēm. Jāuzsver, ka, saglabājoties specifikācijai, var mainīties preces modelis un pat ražotājs. Ņemot vērā to, ka sākotnēji grozā ievietotās preces bija vislētākās un ka optimizācijas rezultātā dažu preču cenas pieaugs, optimizācijas rezultātu nepieciešams rūpīgi izvērtēt, jo dažos gadījumos būs izdevīgāk atgriezties uz sākotnēju grozu un palielināt pasūtāmo preču daudzumu, lai kādam no piegādātājiem tiktu sasniegts minimālais pirkuma pieprasījuma limits, tādējādi ļaujot pasūtīt preces par sākotnējā groza cenām. Gadījumos, kad attiecīgajās specifikācijās konkurence starp piegādātājiem ir vāja, ir situācijas, kad, palielinot pasūtāmo preču daudzumu grozā, kopējā summa būs mazāka nekā optimizācijas rezultātā piedāvātā mazākam preču daudzumam. Ir konstatēts, ka dažas iestādes liedz sev šādu iespēju, ar pasūtītāja rīkojumu nosakot ikmēneša atļauto pasūtījumu apjomu, kas ir vienāds ar minimālo pirkuma pieprasījuma limitu. Mēs iesakām izdevīgāku risinājumu: noteikt gada vai vismaz ceturkšņa apjomu.
Atliktais grozs
Atliktā groza iepirkumos jeb gadījumos, kad pasūtījuma kopsumma pārsniedz EIS darbību reglamentējošajās vispārīgās vienošanās noteikto apjomu (katram katalogam savs limits, kurš ir robežās no 1 santīma līdz 20 000 latu), pasūtījums no iepirkumu groza netiek veidots, bet informācija par topošo pasūtījumu tiek nosūtīta visiem EIS piegādātājiem, kuri piedāvā grozā ievietotās preces, ļaujot trīs darba dienu laikā piedāvāt attiecīgajam pirkumam īpaši izdevīgu cenu. Jāņem vērā, ka bieži vien pēc trīs darba dienām prece tiek nomainīta uz citu, specifikācijai atbilstošu preci, tāpēc šādos pasūtījumos savu izvēli nekādā gadījumā nedrīkst balstīt uz tā brīža katalogā piedāvātās preces modeļa raksturlielumiem, kuri nav aprakstīti specifikācijā. Ir konstatēti vairāki gadījumi, kad atliktā groza apstrādes laikā, piemēram, datora cena ir samazinājusies līdz ar datora veiktspēju, jo sākotnēji piedāvātais datora modelis ir bijis ar lielāku veiktspēju, nekā prasīts specifikācijā.
Slēdzot lielus EIS darījumus ar atliktā groza metodi, pasūtītājam ir iespēja vienam pasūtījumam norādīt vairākas piegādes adreses, tādējādi nodrošinot, ka viena veida prece tiks piegādāta vairākām struktūrvienībām.
Ieteikumi preču saņēmējiem
Pirms preču pieņemšanas jāpārliecinās, ka EIS darījums ir noslēgts, jo ir bijuši gadījumi, kad pasūtītājs nav apstiprinājis EIS darījumu, bet piegādātājs, saņemot informāciju par pasūtītāja vajadzībām, jau veic piegādes. Atgādinām, ka pirms šādu piegāžu apmaksas ir jāveic iepirkums atbilstoši Publisko iepirkumu likuma prasībām.
EIS apstiprinātajiem darījumiem uz katras pavadzīmes ir jābūt pasūtījuma numuram un attiecīgās vispārīgās vienošanās numuram, kas ir redzams EIS paziņojumos par piegādi. Tādējādi iestādes grāmatvežiem un kontrolējošajām organizācijām būs iespēja sasaistīt preču pavadzīmes–rēķinus ar EIS pasūtījumiem.
Ja preces modelis neatbilst tehniskajai specifikācijai vai preču pavaddokumentos ir neprecizitāte, preču saņēmējs ir tiesīgs noraidīt piegādi. Tas nozīmē, ka piegādātājam ir jāveic atkārtota preču piegāde, iekļaujoties pasūtījumā sākotnēji paredzētājā izpildes laikā, bet, ja tas ir beidzies, tad ne vēlāk kā divu darba dienu laikā pēc šī termiņa beigām.
Gadījumos, kad piegāde ir nokavēta, pasūtītājam ir tiesības piemērot soda sankcijas no 1 līdz 3 procentiem (atkarībā no attiecīgajā katalogā vienošanās tekstā paredzētā) par katru nokavēto dienu. Praksē ir bijuši gadījumi, kad, saņemot preces par divām nedēļām vēlāk, pašvaldība ir ietaupījusi vairāk par 40 procentiem no pasūtījuma apjoma.
Interneta vietnē www.eis.gov.lv sadaļā Biežāk uzdotie jautājumi ir pieejama tabula Vispārīgās vienošanās raksturlielumi. Tur varat atrast informāciju par katras vispārīgās vienošanās izpildes termiņiem, soda procentiem un citiem raksturlielumiem.
Teksts: Oļegs Fiļipovičs, VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta direktors
Atbildēt