Stāsts par Donu Kihotu nav nejauši minēts. Visticamāk, tā šobrīd jūtas daudzi uzņēmēji, kas piedalās valsts un pašvaldību iepirkumos. Kas šajā gadījumā ir pasūtītājs, kurš izsludina iepirkumu? Visticamāk, arī pasūtītājs ir tas pats Dons Kihots, tikai spoguļa otrā pusē. Ar ko tad notiek šī cīņa un, galvenais, par ko viņi cīnās?
Par satikšanos un kopīgiem mērķiem
Šobrīd prasmes sagatavot piedāvājumu un uzvarēt iepirkumā daudziem uzņēmējiem ir vienīgā iespēja izdzīvot vai veiksmīgi attīstīties. Savukārt pasūtītājam tā ir iespēja saņemt labāko piedāvājumu un nodrošināt attīstību vai radīt priekšnosacījumus ar likumu noteikto funkciju izpildei. Izskatās, ka zināmā mērā abu pušu vajadzības ir līdzīgas. Taču jautājums paliek atklāts – kādēļ viņi nevar satikties?
Ir dzirdēti apgalvojumi, ka izsludināto iepirkumu dokumentācija ir sagatavota tikai vienam konkrētam uzņēmējam vai publiskais sektors domā tikai par savu labumu, nevis par valsts attīstību kopumā un zināmā mērā izkropļo tirgu, jo šajos iepirkumos uzvarēt var tikai piedāvājums ar viszemāko cenu. Un šī cena ir tuvu pašizmaksai vai pat zem šīs robežas. Iespējams, ka ir gadījumi, kad šādiem apgalvojumiem tiešām ir pamats. Tomēr, manuprāt, stāsts ir vairāk par satikšanos, profesionalitāti, kompetenci un kopēju mērķu izpratni.
Ir tikai pašsaprotami, ja uzņēmējs vai publiskais sektors izvērtē, kā izmantot savus resursus. Taču ne vienmēr taupīga attieksme ilgtermiņā attaisnojas. Ko darīt, lai uzņēmējs varētu kvalitatīvi sagatavot piedāvājumu un kā publiskajam sektoram radīt apstākļus, lai saņemtu saimnieciski izdevīgāko piedāvājumu?
Jāmaina piedāvājuma vērtēšanas kritēriji?
Iepirkumu likums regulē, kā notiek iepirkuma procedūra un kādi ir piedāvājuma vērtēšanas kritēriji. Statistika rāda, ka visbiežāk pasūtītājs, izsludinot iepirkumu, izvēlas iespēju izmantot zemākās cenas kritēriju. Līdz ar to pasūtītājs nevērtē nedz piedāvājuma tehniskās priekšrocības un trūkumus, nedz ekonomisko izdevīgumu, tā vietā riskējot iegūt nepamatoti lētu piedāvājumu. Ir reizes, kad šis kritērijs – zemākā cena –ir vietā. Šī kritērija izmantošana dod iespēju salīdzinoši ātri iegādāties preces un pakalpojumus, jo nav nepieciešama īpaša pakalpojuma un preces vērtēšana un izpēte. Taču vienlaikus nereti iepirkumu dokumentācijā ir ieliktas ļoti stingras un plašas pretendentu kvalifikācijas prasības, kas laika patēriņa ziņā vairākas reizes pārsniedz finanšu piedāvājuma sagatavošanai nepieciešamo laiku. Rodas jautājums – kādēļ, lai ātri un ērti saņemtu pakalpojumu vai nopirku preci, ir jārada papildu slogs pretendentu kvalifikācijas un pieredzes pētīšanai? Ir saprotamas uzņēmēju bažas par to, ka ļoti lieli resursi tiek patērēti, sagatavojot piedāvājumu, taču rezultāta nav, jo uzvar pretendents, kuram ir viszemākā cena. Ko darīt un kā viest pasūtītājam izpratni par biznesa vidē notiekošiem procesiem? Ko darīt, lai pretendents izprastu, cik svarīgi pasūtītājam ir rīkoties saskaņā ar likumu un reglamentu, iegūstot kvalitatīvu piedāvājumu ar zemāku cenu. Viens no risinājumiem būtu abu pušu prasme paskatīties uz iepirkumiem no pretējās puses viedokļa. Iespējams, tas palīdzētu atrisināt daudzas kuriozas situācijas un radītu augsni kvalitatīvas iepirkuma dokumentācijas sagatavošanai. Likums taču neuzliek par pienākumu pasūtītājam izmantot iepirkumos tikai zemākās cenas principu! Piedāvājumu var vērtēt arī pēc saimnieciskā izdevīguma, bet tad iepirkuma dokumentācijā ir jāprot definēt saimnieciskā izdevīguma vērtēšanas kritēriji. Tas nav viegli un tā ir problēma, ar kuru daudzi netiek galā.
No saviem klientiem bieži esmu dzirdējusi, ka ir pamats domāt – pasūtītājs iepirkuma dokumentāciju ir sagatavojis vienam konkrētam uzņēmumam. Neņemos apgalvot, vai tas tiešām tā ir. Katrā ziņā, vienmēr ir iespēja iebilst, un šīs iespējas uzņēmumiem ir jāizmanto. Atklāts paliek jautājums, kādēļ tas visbiežāk tiek darīts tikai pēc tam, kad iepirkums jau ir noslēdzies un ir noteikts uzvarētājs. Iepirkuma likums nosaka, ka iebildumus par iepirkuma procedūras dokumentos iekļautajām prasībām var iesniegt pirms pieteikuma iesniegšanas termiņa beigām. Diemžēl daudzi pretendenti šo iespēju neizmanto.
Paraudzīties no spoguļa otras puses
Savā praksē esmu pārliecinājusies, ka nepietiek zināt tikai, kā pareizi sagatavot iepirkuma dokumentāciju. Jāmāk skatīties uz procesiem daudz plašāk. Un es atļaušos teikt, ka tieši šis plašais skatījums arī dod iespēju saprast gan savas vajadzības un resursu robežas, gan otras puses vajadzības un mērķus. Tieši vajadzību apzināšanās un resursu iespējas ir fundamentālās pamatvērtības, kas jāizmanto iepirkumu plānošanā, dokumentācijas sagatavošanā un savas attīstības pamatā. Šīs fundamentālās lietas ir svarīgas un attiecināmas gan uz pasūtītāju, kurš izsludina iepirkumu, gan uz pretendentu, kur piedalās iepirkumā. Turklāt ar uzvaru iepirkumā un līguma noslēgšanu vēl nekas nebeidzas. Tās ir tikai starta iespējas turpmākajai sadarbībai un tieši šeit var veidoties abu pušu satikšanās un izpratne vienam par otru un procesiem.
Iepirkumu vadība spēj nodrošināt labāko iespējamo risinājumu gan pasūtītājam, gan pretendentam vai izpildītājam. Tas vairs nav stāsts par Donu Kihotu un cīņu ar vējdzirnavām, tas ir stāsts par secīgu un mērķtiecīgu plānošanu un darbību. Tā ir izpratne par savām vajadzībām, prioritātēm un attīstību, par iepirkuma procesiem un visbeidzot – vēlamā rezultāta sasniegšana. Izpildot šos priekšnosacījumus, nepieciešamības gadījumā pirms tam veicot arī esošo iepirkuma procesu un risku novērtēšanu, ir iespējams izvairīties no pārpratumiem pašā iepirkuma procesā, līguma slēgšanas laikā un piedāvājuma realizācijā.
Iepirkumu vadība sastāvdaļas:
• vajadzību apzināšana;
• resursu apzināšana un plānošana;
• efektivitātes un iepirkumu procesu audits;
• iepirkumu procesu izstrāde un unificēšana;
• iepirkuma dokumentācijas sagatavošana;
• iepirkuma organizēšana;
• iepirkuma konsultatīvais atbalsts iepirkuma organizēšanas laikā un iepirkuma realizēšanas laikā.
Teksts: Mg. iur. Laila Škoba, Iepirkumu vadība un konsultācijas vadošā konsultante
Atbildēt