Mūsdienās ar jēdzienu „projekts” un „projekta vadītājs” saskaras daudzas nozares. Patlaban gandrīz katrs pasākums, kas atšķirīgs no ikdienā veicamā darba, ir projekts. Protams, ir arī uzņēmumi, kas ikdienišķu funkciju vai uzdevumu sasniegšanai izmanto šo jēdzienu, lai gan tas neatbilst projekta definīcijai un projekta raksturīgajām pazīmēm. Salīdzinājumā tāpat varētu uzskatīt, ka mēs katrs esam pavārs, jo ikdienā jebkurš cilvēks kaut reizi ir pagatavojis maltīti, taču vai tas ietver pavārmākslas specifiku un sagatavotā ēdiena kvalitāti?
Projekta vadīšanas nozare pēdējos gados ir strauji attīstījusies un kļuvusi par svarīgu izaugsmes faktoru gan valsts un pašvaldību iestādēs, gan uzņēmējdarbībā jebkurā tautsaimniecības nozarē. Kopš esam pilnvērtīga Eiropas Savienības dalībvalsts, mums ir pieejami dažādi finanšu instrumenti, kas inovatīvām idejām un ekonomikas līdzsvarošanai piešķir daļēju vai pilnu finansiālu atbalstu idejas realizēšanai. Līdz ar to uzņēmumi un iestādes aktīvi izmanto šīs finansiālā atbalsta iespējas, taču, vai tās izmanto efektīvi, ir atkarīgs no katra uzņēmuma politikas un iespējām piesaistīt kvalificētu darbinieku.
Jebkurš uz attīstību vērsts uzņēmums vai organizācija vēlas palielināt konkurētspēju tirgū un izmantot efektīvi savus pieejamos un piedāvātos resursus attīstībai. Tāpēc izvēle sagatavot un pēc tam īstenot projektu ir pietiekami nopietns lēmums, kas var izmainīt uzņēmuma vai iestādes ikdienas darba ritmu un specifiku. Projektos dēvētie pasākumi ir ar konkrētu inovitāti un idejas vienreizīgumu, ar definētu mērķi un uzdevumiem, tiem pastāv dažādi ierobežojumi: laika, finanšu un cilvēkresursi. Atšķirībā no ikdienas darbiem un iestāžu vai uzņēmumu mērķiem katram projektam ir sākums un beigas. Tāpēc var uzskatīt, ka projekta ieviešana ir terminēta un projekta vadītājs ir nepieciešams uz noteiktu laiku. Lai projekti būtu veiksmīgi un tajos ieguldītos līdzekļus izlietototu efektīvi, ir svarīgi lietot mūsdienīgas projektu plānošanas, uzraudzības un monitoringa metodes. Profesionāla projektu vadīšanas metožu lietošana nodrošina projektu īstenošanu, ievērojot efektivitātes, caurredzamības un drošas finanšu vadības principus.
Patlaban aktuālajās vakancēs un publiskajos iepirkumos figurē nepieciešamība pēc speciālista – projekta vadītāja. Vai šis amats ir īpašs vai to savienošanas kārtā var uzņemties jebkurš organizācijā strādājošs cilvēks? Teorētiski var, taču, vai tas būs ar pievienoto vērtību uzņēmumam un vai uzņēmumam neradīsies zaudējumi, lielāki nekā sniegtais finansiālais atbalsts, tas jāizlemj katram vadītājam pašam. Jo jārēķinās ar finansētāja nosacījumiem un tiesībām sākotnēji piešķirto finansiālo atbalstu samazināt nepareizi veiktu procedūru dēļ, piemēram, iepirkumiem vai projekta dokumentācijas problēmām, vai arī iepriekš neidentificētiem riskiem, kas nav novērsti un ir apdraudējuši izvirzītos mērķus, plānotos rezultātus un izpildes termiņus.
Tas savukārt izvirza jautājumu par projektu vadītāju profesionālo kompetenci. Latvijā pēdējos desmit gados ir veikti vairāki pasākumi projektu vadītāju kompetences celšanai. Viens no tiem ir projektu vadītāja profesijas standarta izveide 2002. gadā un tā atjaunošana 2011. gadā saskaņā ar jaunākajiem Projektu vadības institūta (Project Management Institute, PMI) un Starptautiskās projektu vadīšanas asociācijas (International Project Management Association, IPMA) standartiem. Atjaunotais projektu vadītāja profesijas standarts ir apstiprināts ar Ministru kabineta (MK 579) noteikumiem 2011. gadā. Projektu vadīšanas metožu lietošana nodrošina projekta īstenošanu iespējami augstā kvalitātē, un projekta vadītāja pamatuzdevums ir organizēt finanšu, tehniskos, cilvēku resursus tā, lai tiktu sasniegts konkrētais izvirzītais mērķis konkrētā laika periodā un ar konkrētu finansējumu.
Vai iespējams savienot kvalitāti, termiņus un izdevumus?
Svarīgs ir lēmums par to, kam uzticēt konkrēta projekta vadīšanu, jo tas var ietekmēt projekta īstenošanas kvalitāti, tikpat būtisks ir vadības lēmums par to, kādā prioritātes līmenī uzņēmumā šī projekta īstenošana ir ierindota, kas var ietekmēt projekta īstenošanas termiņus un izdevumus. Projekta neveiksmes cēloņos ne tikai var tikt ierindota neprofesionāla projekta vadītāja izvēle, bet arī minami citi projekta kvalitāti ietekmējošie nosacījumi:
- neskaidri definēti projekta mērķi;
- laika trūkums, kā dēļ projekti tiek sasteigti;
- projekta īstenošanā rodas agrāk neparedzēti riski;
- nepietiekami kontrolēta projekta darba gaita;
- nepiemērota personāla izvēle (tas attiecas ne tikai uz projekta vadītāju, bet arī uz projekta komandu kopumā);
- projekta īstenošanas prioritāte uzņēmuma līmenī;
- vides pretestība.
No iepriekš uzskaitītajiem nosacījumiem īpaši būtu izceļams konkrētā projekta īstenošanai atvēlētā laika trūkums. Latvijā ir redzami daudzi piemēri, kad liela apjoma projektus dažādās tautsaimniecības nozarēs nav izdevies īstenot laikus vai tie īstenoti ar daudz lielākiem finanšu resursiem, nekā sākumā plānots. Mums raksturīgs iekļaut projektos apjomīgas izmaiņas, kuras neviens nav pienācīgi izvērtējis, vai projektam atvēlētajā laikā un budžetā to vispār iespējams panākt. Tā saucamie pārforsētie projekti nereti izraisa turpmākus riskus, kas ietekmē projekta iznākumu un izmaksu attiecināmību. To mēs secinām tikai projekta īstenošanas gaitā un mēģinām izlemt, kas būtu upurējams, lai projekts tiktu pabeigts – termiņi, kvalitāte vai izdevumi. Ir jāatzīst, ka izdevumi, termiņi un kvalitāte savā starpā ir atkarīgi un šo sakarību projekta vadības terminoloģijā dēvē par maģisko trijstūri. Ja ir vēlēšanās ietaupīt naudas resursus, ir jārēķinās ar kvalitātes samazināšanos vai termiņu nobīdi. Ja liels uzsvars tiek likts uz termiņu ievērošanu, jāpalielina personāla resursi un tādējādi palielinās arī izdevumi. Jautājums par kvalitātes saglabāšanu šajā gadījumā paliek atklāts. Akcentējot projekta mērķus un kvalitātes prasības, palielinās izdevumi par kvalificēta personāla iesaisti un/vai pagarinās ieplānotais laika periods. Kuram no šiem mērķiem ir prioritāte? Par to nevar runāt visos gadījumos un projektos vienādi, tomēr visbiežāk galvenā prioritāte ir izdevumiem, pēc kā seko termiņi un tikai tad kvalitāte. Nepatīkami ir atzīt, ka šī apziņa par kvalitāti ir pēdējā un bieži vien tiek aizstāta ar pamatojumu, ka kvalitāti uzlabosim ar nākamā projekta īstenošanu, tomēr termiņi un izmaksas ir tās vienības, kas elastībai pakļaujas vismazāk.
Gribi ietaupīt? Izvēlies kvalitāti!
Daudziem zināmo teicienu „neesmu tik bagāts, lai pirktu lētas mantas…” (angļu sakāmvārds) varētu attiecināt arī uz projekta īstenošanu. Taču diemžēl ne vienmēr projektos kvalitāti izvirza kā prioritāti, jo projektu ieviešana ir terminēta un nereti kvalitātes problēmas seko pēc projekta īstenošanas beigām. Tāpēc svarīga ir kvalificēta projekta vadītāja izvēle, kas stratēģiski var piedāvāt arī redzējumu un ilgtspējas nodrošināšanas plānu pēc projekta īstenošanas, lai projekta laikā sasniegtais rezultāts nepazustu, būtu lietderīgs un izmantojams. Piemērota projekta vadītāja izvēle daudzos projektos vēl joprojām notiek pēc formāliem kritērijiem. Jo svarīgāks ir projekts, jo lielāka ir iespējamība, ka projekta vadītāju izvēlēs no profesionālām aprindām un ar lielāku praktisko pieredzi, no otras puses, ar projekta vadītāja izvēli uzņēmuma vadība parāda, cik liela ir projekta svarīguma pakāpe. Šādos gadījumos rodas jautājums, vai uzņēmumi un to vadības apzinās riskus, kas seko gadījumos, ja projekta vadītāja amatam tiek izvēlēts nepieredzējis projekta vadītājs vai viņa pienākumi tiek apvienoti ar tiešajiem darba pienākumiem uzņēmumā. Protams, katrs jauns pienākums darbiniekam rada pieredzi un to neapšaubāmi iegūst, ejot cauri projekta posmiem un birokrātiskajam procesam, taču vai uzņēmumi apzinās izmaksas, ar kurām riskē? Un vai tiešām kvalificēta projekta vadītāja noalgošana nemazinātu zaudējumus vai izmaksu neattiecinātības risku? Šis lēmums ir tikai un vienīgi vadības atbildība. Līdz ar to secinājums ir viens – atbildība par sekmīgu projekta īstenošanu sākas vadības līmenī ar pareizu personāla izvēli pirms projekta uzsākšanas.
AIJA VULE, projektu vadītāja
Atbildēt