Kategorijas
Iepirkumu ABC Nozares

Iepirkumu dalīšana, centralizācija un pirkumi Elektronisko iepirkumu sistēmā

Ir pagājis nepilns pusgads, kopš stājušies spēkā jaunākie grozījumi Publisko iepirkumu likumā, kas nosaka pašvaldību iepirkumu centralizēšanu. Publisko iepirkumu likuma (PIL) 16. panta pirmā daļa paredz, ka centralizētās iepirkumu sistēmas ietvaros var iepirkt preces un pakalpojumus…

Ir pagājis nepilns pusgads, kopš stājušies spēkā jaunākie grozījumi Publisko iepirkumu likumā, kas nosaka pašvaldību iepirkumu centralizēšanu.

Publisko iepirkumu likuma (PIL) 16. panta pirmā daļa paredz, ka centralizētās iepirkumu sistēmas ietvaros var iepirkt preces un pakalpojumus, kā arī veikt iepirkumus un iepirkuma procedūras iepirkuma līgumu un vispārīgo vienošanos noslēgšanai citu pasūtītāju un sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju, tajā skaitā citu valstu pasūtītāju un sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju, vajadzībām. Šādā gadījumā centralizēto iepirkumu institūcija piemēro PIL noteiktās prasības. Šādas centralizētās iepirkumu institūcijas funkcijas valsts mērogā Latvijā veic Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA), kas veic iepirkumus citu pasūtītāju vajadzībām, un šie iepirkumi ir atrodami gan Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) mājaslapā (http://www.iub.gov.lv/iubsearch/q/VRAA/pt/_pr, http://www.iub.gov.lv/iubsearch/q/VRAA/pt/_pr) vai arī VRAA mājaslapā (http://www.vraa.gov.lv/lv/about/iepirkumi), vai Elektronisko iepirkumu sistēmas mājaslapā (https://www.eis.gov.lv/Publications/PublicationView.aspx?PublicationId=3).

Latvijā ir arī citas centralizēto iepirkumu institūcijas, kas izveidotas konkrētas jomas un iestāžu nepieciešamo iepirkumu veikšanai, kā, piemēram, Valsts aizsardzības militāro objektu un iepirkumu centrs (VAMOIC), kas atbildīgs par Aizsardzības ministrijas (AM) valdījumā esošā nekustamā īpašuma, valsts militārās aizsardzības objektu un valsts militārās aizsardzības vajadzībām nomātā nekustamā īpašuma apsaimniekošanu un vides aizsardzības pasākumu veikšanu tajos, kā arī valsts militārās aizsardzības objektu būvniecības organizēšanu,  centralizēto iepirkumu veikšanu AM un Nacionālo bruņoto spēku vajadzībām, materiāltehnisko līdzekļu apgādi. Otra tāda veida institūcija ir Nodrošinājuma valsts aģentūra (NVA), kas nodrošina Iekšlietu ministrijas un tās padotības iestāžu darbību nekustamo īpašumu, publisko iepirkumu un valsts materiālo rezervju jomā.

Pašvaldībām šāda veida institūcijas līdz šim nav izveidotas, tādēļ tām ir iespējams izmantot VRAA uzturētās Elektronisko iepirkumu sistēmas (www.eis.gov.lv) katalogus vai jāveido sava CII. Nenoliedzami – arī līdz 2014. gada 1. janvārim atsevišķas pašvaldības veica iepirkumus centralizēti, proti, organizēja iepirkumus citu savu pašvaldības iestāžu vietā, piemēram, veica būvdarbu iepirkumus vai iepirkumus, kas pārsniedza noteiktus paredzamo līgumcenu sliekšņus, piemēram, iepirkuma procedūras (atklātu/slēgtu konkursu, sarunu procedūru un metu konkursu).

Kopš 2014. gada 1. janvāra pašvaldībām jāveic centralizēta ikdienas iestāžu funkciju nodrošināšanai nepieciešamo preču un pakalpojumu iepirkumu veikšana. Iepirkumu centralizēta veikšana atbilstoši Publisko iepirkumu likumam paredz 2 veidus, kā to var likumīgi realizēt pašvaldībās.

Viens no iepirkumu centralizēšanas veidiem ir centralizētās iepirkumu sistēmas izveide, kuras ietvaros attiecīgi pašvaldības veic savu iepircēju (pasūtītāju) vajadzību apkopošanu un vienotu iepirkumu veikšanu. Pašvaldībām ieteicams izstrādāt iepirkumu kārtību, kurā aprakstīts, kā darbojas šī centralizētā iepirkumu sistēma, kā veidot centralizēto iepirkumu komisijas, kas apkopo citu pasūtītāju (pašvaldības iestāžu) vajadzības, un kā veic iepirkumus, un kāda ir līgumu slēgšanas kārtība. Vēlos norādīt, ka pašvaldībā var nebūt viena visaptveroša iepirkumu komisija visu iepirkumu veikšanai pašvaldībā, t.sk. centralizētu iepirkumu veikšanai. Attiecībā uz centralizēti veiktajiem iepirkumiem var veidot atsevišķu iepirkuma komisiju, kuras darbība nodrošina visas pašvaldības un tās iestāžu vajadzības. Preču un pakalpojumu grupas, kuras noteiktas kā primārās sākotnējai centralizācijas principu ieviešanai pašvaldībās, ir: biroja tehnika, programmatūra, biroja papīrs, zāles (2 medikamentu grupas, datortehnika, drukas iekārtu piederumi un standarta servertehnika, kas ir atbilstoši Ministru kabineta noteikumu Nr. 1517 (turpmāk – MK not. 1517) Centralizēto elektronisko iepirkumu noteikumi (http://likumi.lv/doc.php?id=263376) 1. pielikumā minētajam, un tas vienlaikus neizslēdz varbūtību, ka kādreiz šis preču un pakalpojumu klāsts varētu tikt paplašināts. Attiecībā uz precēm, pakalpojumiem, kas nav minēti MK not. 1517 1. pielikumā, kā arī būvdarbiem pašvaldības var rīkoties pēc saviem ieskatiem – vai izmantojot Elektronisko iepirkumu sistēmā esošos katalogus (piemēram, mēbeļu, saimniecības un kancelejas preču iepirkumiem), vai organizējot iepirkumus katrā pašvaldības iestādē atbilstoši plānoto iepirkumu paredzamajai līgumcenai. IUB ir izstrādājis vadlīnijas Skaidrojums par pašvaldību un pašvaldības iestāžu pienākumu preces un pakalpojumus iegādāties no centralizēto iepirkumu institūcijas vai ar tās starpniecību (http://www.iub.gov.lv/files/upload/skaidrojums_pasv_centraliz_31102013_0.pdf). Pašvaldību pienākumu veikt centralizētu iepirkumu veikšanu nosaka PIL 16. panta septītā un astotā daļa.

Otrs – ne mazāk svarīgs – veids iepirkumu centralizēšanai pašvaldībās ir iespēja pašvaldībām visu vai daļu no nepieciešamā preču un pakalpojumu klāsta iegādāties, izmantojot Elektronisko iepirkumu sistēmu (EIS), kas kopš 2005. gada nodrošina e-iepirkumu veikšanu. EIS darbojas pēc e-katalogu principa. Iepazīties ar šobrīd spēkā esošajiem katalogiem var mājaslapā internetā: https://www.eis.gov.lv/Categories/CategoryList.aspx?. EIS iekļauti katalogi, kas tiek veidoti no tā preču un pakalpojumu sortimenta, ko konkrētajā iepirkuma procedūrā piedāvājuši komersanti, pamatojoties uz VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta darbinieku izstrādātajām tehniskajām specifikācijām, uzklausot arī pasūtītāju vēlmes. Komersanti piedalās klasiskā iepirkuma procedūrā, bet iepirkuma procedūras rezultātā noslēgtās vispārīgās vienošanās izpildei tiek izmantoti elektroniskās saziņas līdzekļi, un e-katalogu darbību nodrošina speciāli iepirkuma procesa atbalstam izstrādāta programmatūra.

Pašvaldībām un pašvaldības iestādēm atbilstoši PIL 16. panta septītajai daļai ir pienākums preces un pakalpojumus iegādāties no centralizēto iepirkumu institūcijas vai ar tās starpniecību, ja attiecīgās preces vai pakalpojumi ietilpst Ministru kabineta noteiktajā preču vai pakalpojumu grupā un to līgumcena 12 mēnešu laikā attiecīgajā preču vai pakalpojumu grupā ir EUR 4000 vai lielāka.

Ja pašvaldība izvēlas ikdienas pirkumu veikšanai izmantot EIS, pašvaldībai ieteicams noteikt kārtību, kādā veiks pirkumus EIS esošajos katalogos, proti, nosacīt darbiniekus, kas tiesīgi veikt pasūtījumus www.eis.gov.lv, kādas ir viņu pilnvaras – pasūtīt un/vai apstiprināt pirkumu un/vai saņemt preces un pakalpojumus – un kas tos aizvieto iepircēju prombūtnes laikā, un vienlaikus nosacīt, kā jārīkojas gadījumos, kad nepieciešamās preces/pakalpojumi nav atrodami vai nav pieejami elektroniskajos katalogos, kā pierādīt, ka EIS pieejamās preces/pakalpojumi ir dārgāki nekā, piemēram, vietējā veikalā.

Piemērs (sk. 1. shēmu). Aplūkosim pašvaldību (visas pašvaldībā esošās pagasta pārvaldes un novada dome), kura 12 mēnešu periodā kancelejas un biroja papīra iegādei izlieto EUR 128 000, no tiem 48 000 izlieto biroja papīra (A3 un A4 formāta balta un krāsaina biroja papīra) iegādei. Iepirkuma centralizācijai pakļaujas tikai biroja papīra apjoma piegāde. Attiecībā uz kancelejas preču iegādi novada domes administrācija var rīkoties atbilstoši noteiktajai kārtībai: vai visas preces un pakalpojumi, kas pieejami EIS, ir jāiegādājas tur, vai arī dome un pagasta pārvaldes kopā vai katra iestāde atsevišķi organizē iepirkumu atbilstoši nepieciešamo preču vai pakalpojumu paredzamajai līgumcenai.

1. shēma

1shm

2. shēmā turpinām aplūkot, kādi scenāriji ir iespējami pašvaldībā attiecībā uz biroja papīra iepirkumu, kuram jāpiemēro centralizēta iepirkuma principi.

2. shēma

2shm

Nākamajā piemērā (sk. 3. shēmu) sniedzu ieskatu, kā var rīkoties novada domes administrācija, organizējot biroja papīra iegādi EIS, tas ir: kā organizēt darbu EIS, kam deleģēt attiecīgās funkcijas (kas, kurā brīdī, par ko būs atbildīgs).

3. shēma

3shm

Katrā no šiem 3. shēmā aplūkotajiem variantiem ir savas priekšrocības un trūkumi, taču veiksmīgu darbošanos EIS ietekmē arī veikto pirkumu biežums, preču sortiments un apjoms no finansiālā viedokļa iepirkuma grozā un atvēlēto finanšu līdzekļu daudzums kopumā 12 mēnešu periodam. Konkrētajā gadījumā 3. shēmas 1. variants ir ērts iestādēm, kurām atvēlētie finanšu līdzekļi papīra iegādei ir pietiekami, savukārt pagasta pārvaldēm (kā arī citām iestādēm), kurām biroja papīra iegādei atvēlētie līdzekļi ir nelieli, EUR 100–200 gadā, lietderīgāks būtu 3. shēmas 3. variants. Pielietojot 3. shēmas 1. variantu, pagasta pārvalde var nepieciešamo papīru iegādāties EIS 1–2 reizes gadā vai veikt papīra iegādi, neizmantojot EIS, bet veikt iegādi kopā ar citām pagasta pārvaldēm – novada dome pagasta pārvaldei nepieciešamo apjomu iekļauj savā iepirkuma grozā, bet pēc papīra piegādes novada domei attiecīgā pagasta pārvalde saņem šo papīru no domes (sk. 3. shēmas 3. variantu).

Ja iepircējs un saņēmējs ir viena persona, tai ir ērtāk izsekot piegādāto preču kvalitātei un izvērtēt, vai piegādāto preču sortiments un apjoms atbilst EIS izvēlēto un pasūtīto preču sortimentam un apjomam. Vēlos norādīt, ka nav vēlams uz visām EIS lietotāja funkcijām deleģēt vienu personu, kas gan ir iespējams, bet nav ieteicams, jo tādā veidā grūti kontrolēt finanšu līdzekļu lietderīgu izmantošanu un iepirkto preču apjoma un sortimenta pamatotību un nepieciešamību iestādes funkciju pildīšanai.

Attiecībā uz kancelejas preču iegādi novada domes kompetencē ir noteikt, vai organizēs vienotu iepirkuma procedūru (izdalot vai neizdalot iepirkuma daļas, ņemot vērā atšķirīgas piegādes adreses) vai vēlēsies, lai iestāžu vajadzībām pagasta pārvaldes un pati novada dome veic pirkumus EIS.

Ieskats EIS lietotāju funkcijās

Iepircējs – sistēmas lietotājs, kas izmanto EIS, lai izvēlētos nepieciešamās preces un izveidotu pirkuma pieprasījumu (ievieto nepieciešamās preces pirkuma grozā).

Apstiprinātājs – sistēmas lietotājs, kas izmanto EIS, lai kontrolētu iepircēja darbu (caurskatot tā izveidoto pasūtījumu) un savas organizācijas vārdā to apstiprinātu, ja pasūtījumā iekļautās preces uzskatāmas par atbilstošām iepircēja iestādes vajadzībām. Tāpat apstiprinātājs izmanto EIS, lai ar piegādātāju saskaņotu izmaiņas pasūtījumā, samazinot iepērkamo preču apjomu, ko var darīt pamatotu iemeslu dēļ, bet pirkuma pieprasījumā iekļauto preču skaitu palielināt nevar.

Saņēmējs – izmanto EIS, lai uzzinātu par gaidāmajām preču piegādēm un savas organizācijas vārdā fiksētu piegādes saņemšanas faktu un piegādāto preču kvalitātes atbilstību.

Pircēja administrators – izmanto EIS, lai uzturētu savas organizācijas sistēmas lietotāju datus.

 
Rokasgrāmatas katram EIS lietotāja veidam (t.sk. komersantiem, kas ir EIS piegādātāji) pieejamas https://www.eis.gov.lv/Publications/PublicationView.aspx?PublicationId=5.

Vienlaikus vēršu uzmanību, ka ieskats par VRAA uzturētās EIS darbību ir sniegts žurnāla Iepirkumi:

  • Nr.4 Kā efektīvāk iepirkties Elektronisko iepirkumu sistēmā? (iznāca 2013. gada maijā);
  • Nr.3 Elektronisko iepirkumu sistēmā veikti uzlabojumi (iznāca 2013. gada aprīlī);
  • Nr.1 EIS aktivitāte (iznāca 2014. gada februārī);
  • Nr.3 Medikamentu katalogi EIS tiks būtiski papildināti (iznāca 2013. gada maijā);
  • Nr.5 Kā mazajam vai reģionālajam piegādātājam piedāvāt savas preces EIS (iznāca 2013. gada jūnijā);
  • Nr.1 Pārtikas preču katalogs Elektronisko iepirkumu sistēmā (iznāca 2013. gada februārī).

AUTORS: Astra Bērziņa

Atbildēt

Jūsu e-pasta adrese netiks publicēta.