Iepirkuma kārtība iestādē

Jautājums par Iepirkuma kārtības nepieciešamību ir aktuāls daudzās valsts un pašvaldības iestādēs. Tāpēc šajā nodarbībā sniegšu tikai nelielu ieskatu par iepirkumu kārtības pamatjautājumiem, par pamatu ņemot salīdzinoši mazu valsts vai pašvaldības iestādi.

Kas nosaka Iepirkumu kārtības nepieciešamību?

Nepieciešamību pēc Iepirkumu kārtības kā iekšējā normatīvā akta var noteikt iestādes vadītājs saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 72. panta pirmo daļu, kas paredz, ka Ministru kabinets, Ministru kabineta loceklis, atvasinātas publiskas personas orgāns vai iestādes vadītājs izdod iekšējos normatīvos aktus uz normatīvā akta pamata vai pēc paša iniciatīvas savas kompetences jautājumos. Tādējādi gadījumos, kad saskaņā ar normatīvajiem aktiem šāds iekšējais dokuments nav nepieciešams, katras iestādes vadītājs savas kompetences robežās nosaka, vai tas ir vajadzīgs un kādam tam vajadzētu būt. Šāds dokuments varētu būt Iepirkumu kārtība, kurā būtu noteikts, kā tiek plānoti un organizēti iepirkumi iestādē, kas ir atbildīgās personas par konkrētiem iepirkumiem, kas tos ierosina – iestādes vadītājs, iepirkumu koordinators (atbildīgais par savlaicīgu visu iepirkumu veikšanu, kas seko līguma izpildes termiņiem, kvalitātei) vai iepirkumu komisija. Priekšrocības, izstrādājot šādu Iepirkumu kārtību iestādē, ir šādas:

1) atvieglo iepirkumu organizēšanas kārtību;
2) palielina finanšu izlietojuma kontroli;
3) uzlabo vajadzību plānošanu un izvērtēšanu;
4) nodrošina iepirkuma norises pārskatāmību;
5) palielina informētības slieksni par atbildīgajām personām katrā iepirkumā un apmācību nepieciešamību;
6) izskaidro iepirkuma komisijas pilnvaras (tiesības un pienākumus) un atbildības robežas;
7) uzlabo iepirkumu un cilvēkresursu plānošanas iespējas;
8) norāda iepirkumu veidus, kuros būtu nepieciešams piesaistīt ekspertus, vai īpaši sarežģītu iepirkumu gadījumos –mainīt/papildināt iepirkuma komisijas sastāvu.

Ko ietver Iepirkumu kārtībā?

• Vispārīgie jautājumi

Šajā sadaļā ietver šādu informāciju:

• kura persona kurus darbiniekus pilnvaro iepirkuma veikšanai (iestādes vadītāja pilnvaras iepirkumu veikšanas procesā, noteikt iepirkuma komisijas sastāvu, ekspertu nepieciešamību);
• kas nosaka iepirkuma nepieciešamību un kā tiek veikta tirgus izpēte;
• kā tiek noteikta iestādes darbinieku vajadzība pēc kāda iepirkuma, kā tiek saskaņota nepieciešamā iepirkuma vajadzība ar iestādes grāmatvedību;
• kad tiek gatavota nākamā gada iepirkumu plāns;
• nosaka atbildīgo personu rīcību iepirkuma apstrīdēšanas un pārsūdzēšanas gadījumā, kādu atbalstu sniedz, piemēram, iestādes juridiskā daļa, saimnieciskā daļa, utt., nosaka, kas izskata iesnieguma (sūdzības) pamatojumu, kā novērš pamatojumā fiksētos pārkāpumus, un, ja nepieciešams – kas gatavos skaidrojumus IUB un tiesai, kas piedalīsies iesniegumu izskatīšanas un tiesas sēdēs;
• kādus iepirkumus un kāpēc neiekļauj iepirkumu plānā, piemēram, saimnieciski darījumi līdz Ls 100 (iestādes saimnieciskais darbinieks nopērk skrūves par Ls 70 un norēķinās ar iestādes bankas karti vai arī izraksta rēķinu, kādus dokumentus sagatavo iepirkuma veicējs – pilnvarota persona (piemēram, iepirkumiem līdz Ls 3000 – precēm/pakalpojumiem, līdz Ls 10000 – būvdarbiem), iepirkuma komisija vai iepirkumu koordinators).

• Iepirkumi līdz Ls 3000/10000 (preces, pakalpojumi/būvdarbi), iepirkumu veikšanas kārtība saskaņā ar PIL 3.–5. pantu

Šajā sadaļā ietver:

• kas šādus iepirkumus veic (pilnvarota persona saskaņā ar rīkojumu vai darbinieks, kam darba pienākumos saskaņā ar darba līgumu ir pienākums šādus iepirkumus veikt);
• kā nosaka potenciālo iepirkuma priekšmeta piegādātāju (PIL nenosaka obligātu līguma parakstīšanu šādiem iepirkumiem, taču līgumam ir savas priekšrocības, īpaši ilgtermiņa attiecību gadījumā, tas ir – attiecībā uz līguma izpildes nosacījumiem: piegādes termiņiem, samaksas kārtību, kvalitātes jautājumiem);
• nosaka, kādos gadījumos jāslēdz iepirkuma līgums un kad var veikt norēķinu, atmaksājot izrakstīto rēķinu, vai izmantojot pavadzīmi;
• kur un kā reģistrē šādus iepirkumus.

• Iepirkumi: mazais iepirkums, atklātais/slēgtais konkurss, sarunu procedūra, konkursa dialogs, metu konkurss, B daļas pakalpojumu iepirkumi

Šajā sadaļā ietver:

• veikšanas kārtību nosaka PIL, tādējādi šeit nepārraksta PIL regulējumu, bet nosaka, kādi dokumenti jāsagatavo, ar ko tie jāsaskaņo, kur un kādu informāciju ievieto.

• Iepirkumi elektroniskās sistēmas katalogos

Ņemot vērā jaunākos PIL grozījumus, kas stāsies spēkā 2014. gada 1. janvārī, pašvaldībām jāizvēlas, vai tās veidos savu centralizēto iepirkumu institūciju (piemēram, atsevišķu iepirkuma komisiju, kas apvienos pašvaldības un visu pašvaldības iestāžu vajadzības, izstrādās tehniskās specifikācijas) centralizētu biroja papīra, toneru un citu preču iegādei, kā tas noteikts PIL 16. panta septītajā un astotajā daļāⁱ, vai veiks iepirkumus EIS).

Šajā sadaļā ietver:

• nosaka personas, kas tiesīgas veikt pasūtījumus www.eis.gov.lv, kādas ir viņu pilnvaras – pasūtīt un apstiprināt pirkumu, un kas tās aizvieto iepircēju prombūtnes laikā;
• nosaka, kā jārīkojas gadījumos, kad nepieciešamās preces/pakalpojumi nav pieejami elektroniskajos katalogos;
• nosacījumus, kā rīkoties, ja EIS pieejamās preces/pakalpojumi ir dārgāki nekā, piemēram, vietējā veikalā.

Svarīga informācija par EIS:
Informācija par pievienošanos EIS:
https://www.eis.gov.lv/Publications/PublicationView.aspx?PublicationId=335
Šobrīd, uz 2013. gada 5. augustu, spēkā esošie katalogi:
https://www.eis.gov.lv/Categories/CategoryList.aspx?

• Iepirkumu lietvedība un iepirkumu kontrole

Šajā sadaļā ietver:

• vienotus principus, kā iestādē tiek piešķirti identifikācijas numuri iepirkumiem, no kādiem līgumcenu sliekšņiem tos piešķir (PIL nosaka nepieciešamību visiem iepirkumiem, izņemot PIL 3.–5. panta ietvaros veiktajiem iepirkumiem);
• kas atbild par šo iepirkumu reģistrēšanu vienotā iepirkumu žurnālā, kas veic informācijas aktualizāciju šajā žurnālā;
• informāciju par tām personām, kas sagatavo pieņemšanas–nodošanas aktus, organizē to parakstīšanu, un nodrošina to nodošanu grāmatvedībai, kas pārbauda tos un veic apmaksu saskaņā ar līgumu vai citu norēķinu veidu;
• informāciju par atbildīgo personu, kas sakārto iepirkuma dokumentus (Iepirkuma lietu – skatīt informāciju) uzglabāšanai un arhivēšanai, cik ilgi glabā šādus iepirkuma dokumentus, kur glabājas iepirkuma dokumentu oriģināli un kopijas (kopijas var atrasties, piemēram, pie iepērkamā produkta saņēmēja, lai tas varētu izsekot pavadzīmju atbilstībai noslēgtajam iepirkuma līgumam (iepirkuma priekšmeta, kvalitātes, apjoma un cenu atbilstības izvērtēšanai);
• informāciju par to, kura persona un līdz kādam datumam sagatavo statistikas atskaiti iesniegšanai iestādes vadītājam parakstīšanai un iesniegšanai IUB.

1. Iepirkumu plāns tekošajam/nākamajam gadam (skatīt piemēru 1. tabulā „Iepirkumu plāns 2014. gadam iestādē X)
Iepirkumu plānā atzīmē visus iepirkumus, norādot to norises laiku no iepirkuma izsludināšanas līdz līguma noslēgšanai. Iepirkumu plāns ir dokuments, kas ļauj plānot ne tikai savlaicīgu iepirkuma norisi, bet arī cilvēkresursu noslodzi, neplānojot iepirkumu veikšanu svētku un atvaļinājumu laikā. Detalizētu informāciju par iepirkumu plānošanu var lasīt žurnāla Iepirkumi 2013. gada marta numurā (2. nodarbība).

1. tabula
Iepirkumu plāns 2014. gadam iestādē X

* UZSPIEDIET UZ TABULAS, lai to palielinātu!

Atgādinu, ka normatīvajos aktos iepirkumu jomā nav ierobežojumu attiecībā uz iepirkumu plānošanu un līgumu slēgšanu budžeta gada ietvaros, tādējādi tie plānojami arī ilgtermiņā (izvērtējot visus riskus, kas saistīti ar cenu maiņu, noslēdzot līgumus uz vairākiem gadiem). Atgādinu, ka iepirkumu līgumu termiņi var būt noteikti ne tikai budžeta gada ietvaros (piemēram, 2013. gada 1. janvāris–31. decembris), bet arī kalendārā gada ietvaros (piemēram, 2012. gada 6. janvāris–2013. gada 6. janvāris).

Šādā iepirkumu plānā var iekļaut ne tikai katru gadu veicamos iepirkumus (regulāra rakstura preces, pakalpojumi un pat ikgadēji būvdarbi – remonti skolās, ceļu uzturēšanas darbi), bet iepirkumus, kas veicami, realizējot ES projektus, kā arī vienreizējus iepirkumus, piemēram, jaunas mēbeles bērnudārzam, datorus skolai.

2. Iepirkumu reģistrs
Iepirkumu reģistrā iekļauj pilnu informāciju par visiem tekošajā vai nākamajā gadā plānotajiem, notiekošajiem iepirkumiem, noslēgtajiem līgumiem. Iepirkuma reģistra (žurnāla) saturs:

Kas ir iepirkuma lieta?

• Iepirkuma lietu veido dokumentu kopums, kas atrodas vienā dokumentu mapē, un attiecas tikai uz vienu konkrētu iepirkumu, kas pārsniedz to iepirkuma slieksni, no kura Iepirkumu kārtībā noteikts, ka obligāti jāveic tirgus izpēte, piemēram, tie varētu būt 100 lati (atkarībā no iestādes lieluma).
• Tātad konkrētajā gadījumā iepirkumiem ar paredzamo līgumcenu no Ls 100–3000 (neieskaitot) iepirkuma lietā var būt sekojoši dokumenti:
• iepirkuma vajadzības pieteikums no personas, kas to ierosinājusi, ar nelielu nepieciešamās preces/pakalpojuma/būvdarba aprakstu;
• par iepirkumu atbildīgā persona veic tirgus izpēti un sagatavo minimālās prasības attiecībā uz nepieciešamo preci, pakalpojumu vai būvdarbiem, proti, izvērtē plānotā iepirkuma tehniskās specifikācijas, vienlaikus ņemot vērā PIL mērķus, t. sk. lietderības principu;
• e-pastā nosūtīts uzaicinājums iesniegt komersantiem savu piedāvājumu, pamatojoties uz izvirzītajām prasībām;
• e-pastā saņemtie piedāvājumi;
• noslēgtā iepirkuma līguma, pavadzīmes vai rēķina kopija (oriģināls atrodas, piemēram, iestādes juridiskajā vai finanšu daļā).

• Iepirkumos no Ls 3000/10000–30000/120000 iepirkuma lietā jābūt šādiem dokumentiem:
• iestādes vadītāja rīkojums par iepirkuma komisijas (ja nav pastāvīgās iepirkuma komisijas) izveidi;
  iepirkuma komisijas vadītāja apstiprināti iepirkuma noteikumi vai uzaicinājums (t. sk. tehniskās specifikācijas, pretendentiem izvirzītās prasības, apraksts par piedāvājumu vērtēšanas kritērijiem, izvilkums no plānotā līguma projekta vai līgumprojekta kopija;
• saņemtie piedāvājumi;
• protokoli (t. sk. lēmums par uzvarētāja noteikšanu un citu pretendentu noraidīšanas iemesliem);
• izdrukas no pasūtītāja un IUB mājaslapas (kā pierādījumi, ka iepirkums bija izsludināts minētajās mājaslapās internetā un ievēroti piedāvājumu iesniegšanas termiņi, it īpaši, ja pēc kāda noteikta laika šī informācija tiek dzēsta no pasūtītāja mājaslapas, to nearhivējot);
• un citi sarakstes dokumenti ar komersantiem (e-pasta izdrukas, vēstules).

Detalizētu informāciju par mazajiem iepirkumiem var lasīt rakstā „Mazais jeb zemsliekšņu iepirkums pēc 1. augusta” žurnāla Iepirkumi 2013. gada augusta numurā (7. nodarbība).

• Iepirkumos virs Ls 30000/120000:
• iestādes vadītāja rīkojums par iepirkuma komisijas (ja nav pastāvīgās iepirkuma komisijas);
• iepirkuma komisijas vadītāja apstiprināts konkursa nolikums vai uzaicinājums dalībai B daļas pakalpojuma iepirkumā, sarunu procedūrā;
• iesniegtie piedāvājumi;
• protokoli (t. sk. lēmums par uzvarētāja noteikšanu un citu pretendentu noraidīšanas iemesliem) un procedūras ziņojums saskaņā ar PIL 35. pantu;
• sarakstes dokumenti (e-pasts, faksa dokumenti, vēstules pa pastu vai ar elektronisko parakstu atbilstoši iepirkuma dokumentos noteiktajām prasībām);
• izdrukas no pasūtītāja un IUB mājaslapas (kā pierādījumi, ka iepirkums bija izsludināts minētajās mājaslapās internetā un ievēroti piedāvājumu iesniegšanas termiņi, it īpaši, ja pēc kāda noteikta laika šī informācija tiek dzēsta no pasūtītāja mājaslapas, to nearhivējot).

Kur atrodas Iepirkuma lieta?

• Iepirkuma lieta atbilstoši iestādē izstrādātajai Iepirkumu kārtībai var būt noteikta gan pie iepirkuma speciālistiem, juristiem, grāmatvedības speciālistiem (ieteicams noteikt vienu atbildīgo personu).
• Cik ilgi glabā Iepirkuma lietu?

Saskaņā ar PIL 36. pantu pasūtītājs visus PIL 35. panta trešajā daļā minēto dokumentu (protokoli, kas atspoguļo iepirkuma procedūras atsevišķo posmu norisi, ziņojums, iepirkuma procedūras dokumenti, izņemot piedāvājumus, kas ir vispārpieejama informācija) oriģinālus, kā arī piedāvājumu oriģinālus glabā 10 gadus pēc iepirkuma līguma noslēgšanas, vispārīgās vienošanās noslēgšanas vai dinamiskās iepirkumu sistēmas izveides. Savukārt attiecībā uz mazajiem iepirkumiem PIL nenosaka iepirkumu dokumentu glabāšanas laiku, tādējādi termiņu var noteikt, vadoties no Latvijas valsts arhīvu ģenerāldirekcijas sagatavotiem materiāliem, kas atrodams pēc saites http://www.arhivi.lv/index.php?&1839 un http://www.arhivi.lv/sitedata/VAS/dokumenti/lvas-tiesibu-akti-saraksts.pdf vai atbilstoši tam termiņam, kas noteikts attiecīgā ES projekta finansēšanas līgumā.

Papildus iepriekš minētajam ieteicams noteikt

• 1) Kā tiek nodrošināta informācijas (informācija par izsludinātajiem iepirkumiem (iepirkuma izziņošana un iepirkumu rezultāti), iepirkumu dokumenti, iepirkumu komisijas lēmumi, jautājumi un atbildes par iepirkumu dokumentos izvirzītajām prasībām) nodrošināšana pircēja (pasūtītāja) mājaslapā par iepirkumiem (kas to ievieto un kādā termiņā)?
• 2) Kādos gadījumos tiek veidotas atsevišķas iepirkuma komisijas un kādus iepirkumus veic pastāvīgā iepirkuma komisija (var izskatīt iespēju izstrādāt Iepirkumu komisijas nolikumu vai Iepirkumu komisijas reglamentu)?
• 3) Vai tiek veidots katra plānotā iepirkuma grafiks – norises plāns ar termiņiem, un kas to saskaņo un vai/kā tiek izvērtēta grafika izpilde?
• 4) Kāda ir iepirkuma līgumu numuru piešķiršanas kārtība?
• 5) Kas izveido vai uztur iestādē esošo Iepirkumu reģistru (datu bāzi)?
• 6) Kāda būs iepirkumu nomeklatūra – lietvedībā reģistrēto ienākošo/izejošo vēstuļu vai dokumentu numerācija?
• 7) Vai nepieciešams ieviest ieteikumu grāmatu, kas atrodas pie katra no līgumu ietvaros piegādāto pakalpojumu, preču, vai būvdarbu pieņēmējiem, kurā iekļaut norādes par tehnisko specifikāciju neprecizitātēm, iepakojumu neatbilstību, līgumu izpildes jautājumiem – kavēšanās iemesliem un vai tie bija pamatoti). Šāda sūdzību un ieteikumu grāmata palīdzēs iepirkuma komisijai nākotnes iepirkumos ņemt vērā iepirkuma priekšmeta gala saņēmēja priekšlikumus, tādējādi uzlabojot gan esošās tehniskās specifikācijas, gan līgumprojekta nosacījumus.

————————

^{i PIL 16.panta septītā daļa nosaka, ka pašvaldībām un pašvaldību iestādēm ir pienākums preces un pakalpojumus iegādāties no centralizēto iepirkumu institūcijas vai ar tās starpniecību, ja attiecīgās preces vai pakalpojumi ietilpst Ministru kabineta noteiktajā preču vai pakalpojumu grupā un to līgumcena 12 mēnešu laikā attiecīgajā preču vai pakalpojumu grupā ir 3000 latu vai lielāka.
PIL 16. panta astotā daļa nosaka, ka šā panta septītajā daļā noteiktais pienākums ir izpildīts, ja attiecīgās preces un pakalpojumi iepirkti jebkurā no šādiem veidiem:
1) no MK noteiktās centralizēto iepirkumu institūcijas vai ar tās starpniecību (piemēram, EIS – www.eis.gov.lv);
2) no vienas vai vairāku pašvaldību izveidotas centralizēto iepirkumu institūcijas vai ar tās starpniecību, ja attiecīgā centralizēto iepirkumu institūcija nodrošina attiecīgo preču un pakalpojumu iepirkumus pašvaldībai un visām tās iestādēm.?}