Ikvienam uzņēmumam ir savs pamata biznesa virziens, kas nes ieņēmumus, un ir vadības prioritāte. Pārējās funkcijas, kas nepieciešamas uzņēmuma veiksmīgai darbībai, bet nav tiešā veidā saistītas ar biznesa kodolu, piemēram, grāmatvedības vai dokumentu aprites organizēšana, personāla atlase, datubāzu uzturēšana un citas funkcijas, ir iespējams īstenot divos veidos.
Klasiskais risinājums ir organizēt šīs funkcijas uzņēmuma iekšienē – pieņemot darbā un apmācot darbiniekus, iegādājoties nepieciešamās sistēmas un tehnoloģijas. Atkarībā no uzņēmuma specifikas, konkrētās biznesa nozares un pieejamiem resursiem, tas var būt labākais iespējamais risinājums.
Tomēr bieži vien uzņēmumi izvēlas vienu vai vairākas no šīm funkcijām nodot trešajai pusei, šajā gadījumā – ārpakalpojuma sniedzējam. Ārpakalpojumi nav jauna prakse, bet to izmantošanas popularitāte biznesa vidē ir strauji pieaugusi tieši pēdējā desmitgadē. Lielākā daļa uzņēmumu šobrīd izmanto vismaz vienu ārpakalpojuma sniedzēju; visbiežāk tas ir IT atbalsta, telpu uzkopšanas vai grāmatvedības jomā. Tomēr kopumā ārpakalpojumi paver plašas iespējas, un ārpakalpojumi tiek piedāvāti ļoti daudzās nozarēs: sākot ar finanšu vadību, datubāzu un IT risinājumiem, dokumentu aprites sistēmām, grāmatvedības pakalpojumiem, rēķinu apstrādi un digitalizāciju, rēķinu druku un sūtīšanu, līdz mārketinga, sabiedrisko attiecību, personāla atlases, vadības konsultāciju pakalpojumiem un palīdzību apkopes, apsardzes un biroja darba organizēšanā.
Mūsu pieredze uzņēmumā AS Itella Information liecina, ka bieži pieļauta kļūda, ko pieļauj uzņēmumi, ir uzreiz darīt visu pašiem, neizvērtējot, vai ir iespējami citi varianti. Šādos gadījumos uzņēmums parasti sāk ar tehnoloģiju iegādi – printeru, skeneru, dažādu datortehniku iegādi, līdz pat buldozeriem un ekskavatoriem, sākotnēji pat neapsverot ārpakalpojuma iepirkšanas opciju. Ir virkne piemēru, it sevišķi valsts iestāžu un organizāciju iepirkumos, kad tiek iegādāti lieli specifiskas biroja tehnikas apjomi, kas pēc tam gadiem stāv noliktavās un netiek izmantoti. Tomēr praksē iekārtas iegāde parasti ir procesa vienkāršākā daļa – pēc tam tās ir jāuzstāda, jākonfigurē, jāpalaiž, jāpieslēdz komunikācijām, jāpērk iekārtu apkalpošanas serviss, programmnodrošinājums, licences, jāapmāca cilvēki, kas strādās ar iekārtā, jāatvēl un speciāli jāaprīko telpas. Rezultātā bieži vien uzņēmumi sastopas ar nepārvaramiem šķēršļiem procesa realizēšanā tad, kad jau veiktas liela apjoma investīcijas. Esmu pārliecināts, ka ārpakalpojuma iespēju ir vērts apsvērt jau sākumā, veicot izmaksu un procesu efektivitātes analīzi, lai novērstu risku maksāt par pakalpojumu dubultā.
Attīstoties ārpakalpojumu nozarei, tirgū ir ļoti daudz uzņēmumu, kuri specializējas konkrētas jomas pakalpojumu sniegšanā, un attiecīgi spēj nodrošināt augstas efektivitātes pakalpojumu sniegšanu. Ņemot vērā, ka ārpakalpojuma sniedzējam šo funkciju veikšana ir pamatbizness, uzņēmums šo funkciju veikšanai algo kvalificētus speciālistus, tam ir pieejamas nepieciešamās tehnoloģijas un zināšanas, tas seko līdzi inovācijām nozarē un ir ieinteresēts veikt investīcijas sava pakalpojuma attīstībā.
Ārpakalpojuma iespējas un priekšrocības
Vismaz pēc manas pieredzes, primārais iemesls, kāpēc uzņēmumi izvēlas izmantot ārpakalpojumu, ir iespēja optimizēt iekšējos resursus. Tas ļauj uzņēmumam koncentrēt uzmanību, finanšu un cilvēkresursus uz sava biznesa stratēģisko kodolu, kas ir tā galvenais peļņas avots, un pārējās funkcijas risināt iespējami efektīvā veidā. Tas ir nozīmīgākais ieguvums jauniem uzņēmumiem, kā arī tiem, kuri attīsta savu darbību jaunās nozarēs. Šajā gadījumā vadībai ir iespēja nodot konkrētu funkciju ārpakalpojuma sniedzējam jau no paša sākuma, bez nepieciešamības veikt ilgtermiņa investīcijas iekārtās, sistēmu izstrādē, darbinieku piesaistē un apmācībā. Vienlaikus uzņēmums var strauji attīstīt savu pakalpojumu arī tad, ja tam nav nepieciešamo zināšanu vai speciālistu papildpakalpojumu nodrošināšanā, tā vietā uzticot šīs funkcijas trešās puses speciālistiem. Vajadzības gadījumā uzņēmumam bez pārāk lielām pūlēm ir iespēja mainīt pakalpojuma sniedzēju vai atteikties no šādas funkcijas vispār, nezaudējot investīcijas un neatlaižot darbiniekus. Vienlaikus gan uzņēmuma vadībai, gan darbiniekiem ir brīvas rokas veltīt visu savu laiku un uzmanību stratēģiski svarīgākajām biznesa jomām un novirzīt investīcijas uz tām.
Otra nozīmīgākā ārpakalpojuma priekšrocība ir iespēja samazināt izmaksas, ko, pēc manas pieredzes, īpaši novērtē vidējie un lielie uzņēmumi. Tā kā ārpakalpojuma gadījumā līgums tiek slēgts ar trešo pusi, visbiežāk – juridisku personu, tad uzņēmums var būt pārliecināts, ka viņš samaksās par konkrētu pakalpojuma apjomu konkrētā termiņā un kvalitātē. Šajā gadījumā atkrīt raizes, kas saistītas ar cilvēcisko faktoru – darbinieku saslimšanu, apmācības laiku, mainīgu darba kvalitāti un kvalifikāciju, jo uzņēmums maksā par konkrētu pakalpojumu un saņem pretī garantiju par tā izpildi no uzņēmuma. Ārpakalpojuma izvēle šajā gadījumā sniedz vairākas priekšrocības, jo uzņēmums ir elastīgāks piemēroties tirgus situācijai, samazinot vai palielinot pakalpojumu apjomu, tam nav jāuzņemas finansiālais risks, kas saistīts ar lielām investīcijām vai ilgtermiņa saistībām. Mūsu pieredze AS Itella Information liecina, ka ārpakalpojuma izmantošana ir īpaši izdevīga īstermiņa projektiem, kuros nav nepieciešamības ieguldīt procesu attīstīšanā ilgtermiņā.
Bieži vien uzņēmumi arī izmanto iespēju integrēt ārpakalpojumu jau esošajās funkcijās, piemēram, uzņēmuma grāmatvedībā pārejot no papīru kalniem uz rēķinu digitalizāciju un apstrādi, ko veic trešā puse, šādā veidā ievērojami efektivizējot jau esošos procesus un izmaksas.
Kā izvēlēties sadarbības partneri?
Nozīmīgs priekšnoteikums lēmuma pieņemšanā ir esošo procesu analīze, kas ļauj novērtēt ārpakalpojuma potenciālo ekonomisko ieguvumu. Veicot esošo procesu efektivitātes un izmaksu analīzi, iesaku ņemt vērā ne tikai tiešās izmaksas, piemēram, investīcijas jaunās tehnoloģijās vai IT sistēmās, jaunu darbinieku piesaistē, apmācībā un atalgojumā, bet arī slēptās izmaksas – kā, piemēram, vadītāja pavadītais laiks, kas veltīts konkrētās jomas pārraudzībai, esošo darbinieku laika neefektīva izmantošana, investīciju risks un citas izmaksas. Ārpakalpojuma izmantošana nav pašmērķis, bet gan instruments uzņēmējdarbības efektivitātes paaugstināšanā, un katram uzņēmuma un biznesa nozarei ir savas individuālās prioritātes un vajadzības, kas nosaka izvēli par labu ārpakalpojumu izmantošanas vajadzībai.
Apsverot ārpakalpojuma izmantošanu, lēmums par tā sniedzēju ir jāpieņem uzmanīgi. Ja lēmums par ārpakalpojuma piesaisti ir pieņemts, papildus tehniskajām prasībām – pakalpojuma sniedzēja spējai sniegt nepieciešamo servisu prasītajā laikā, apjomā un iekļaujoties konkrētā izmaksu līmenī – ir ļoti svarīgi izvērtēt papildu faktorus. Saistīto pakalpojuma sniedzēju darba kvalitāte neizbēgami veidos arī daļu no paša uzņēmuma reputācijas, tāpēc ir svarīgi ņemt vērā pakalpojuma sniedzēja uzticamību un reputāciju tirgū. Neprofesionāls vai nekvalitatīvs ārpakalpojums var radīt negatīvas sekas uzņēmumam un tā reputācijai ilgtermiņā. Vienlaikus drošības sistēmu, IT risinājumu un finanšu vadības jomā svarīgākais aspekts noteikti būs pakalpojuma sniedzēja uzticamība un drošības apliecinājums, tā kā šie uzņēmumi būs atbildīgi par sensitīvu datu glabāšanu un apstrādi. Personāla vadības, konsultāciju un sabiedrisko attiecību jomā svarīgākais faktors būs līdzšinējā pieredze un personāla kvalifikācija.
Jo lielāks ir paredzētā pakalpojuma apjoms, jo vairāk ir vērts veikt priekšizpēti par iespējamā ārpakalpojuma sniedzēja līdzšinējo pieredzi nozarē, kas spēj pierādīt tā spēju realizēt līdzīgus projektus nepieciešamajā kvalitātē. Tiešākais veids, kā pārliecināties par ārpakalpojuma sniedzēja profesionalitāti, ir pieprasīt informāciju par līdzvērtīgiem jau realizētiem projektiem, kā arī apkopot atsauksmes no uzņēmuma esošajiem klientiem. Ja atsauksmes ir negatīvas, labāk turēties pa gabalu, turpretī pozitīvas atsauksmes no uzņēmumiem ar labu reputāciju būs droša zīme, ka esat izvēlējies „īsto” sadarbības partneri.
Teksts: Alvis Dimitris, A/S Itella Information valdes priekšsēdētājs
Atbildēt