Ņemot vērā publiskajā telpā izskanējušo informāciju par Eiropas Prokuratūras veiktajām procesuālajām darbībām un iespējamiem riskiem informācijas un komunikāciju tehnoloģiju (IKT) iepirkumu jomā, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra (CFLA) sadarbībā ar Iepirkumu uzraudzības biroju (IUB) un Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministriju (VARAM) ir apkopojusi vispārīgus ieteikumus Eiropas Savienības (ES) fondu finansējuma saņēmējiem jeb projektu īstenotājiem par risku izvērtēšanu, līgumu izpildes uzraudzību un turpmāko rīcību projektu īstenošanā.
Kā rīkoties, ja projektā jau ir spēkā esošs IKT līgums?
- Ieteicams nodrošināt rūpīgu un dokumentētu līguma izpildes uzraudzību. Finansējuma saņēmējam īpaši jāpārliecinās, ka izpilde notiek atbilstoši līgumam, ka darba rezultāti ir faktiski sasniegti un ka ir pieejami pietiekami pierādījumi par kvalitatīvu izpildi. Pieņemot kādu IKT sistēmu vai tās daļu, būtiski pārliecināties arī par dokumentācijas kvalitāti un pietiekamību, lai sistēmu vajadzības gadījumā varētu uzturēt vai attīstīt arī cits izpildītājs.
Kā pieņemt darbus, lemt par grozījumiem un veikt norēķinus?
- Darbu nodošanu un pieņemšanu ieteicams organizēt pārskatāmi, pa posmiem, nosakot skaidrus pieņemšanas kritērijus un nodrošinot pietiekamu pierādījumu kopumu, piemēram, testēšanas dokumentus, defektu sarakstus un citus izpildi apliecinošus materiālus. Ja tiek vērtēti jauni pasūtījumi vai būtiski grozījumi esoša līguma ietvaros, īpaši svarīgi ir izvērtēt to objektīvu nepieciešamību un tiesisko pieļaujamību. Publiski izskanējusi informācija pati par sevi nerada pamatu atteikt darbu pieņemšanu vai neveikt norēķinus, ja nav konstatēti konkrēti tiesiskie vai faktiskie apstākļi, kas ietekmē izpildes kvalitāti vai samaksas pamatotību.
Kad nepieciešams padziļināts izvērtējums?
- Padziļināts izvērtējums ir īpaši nepieciešams tad, ja finansējuma saņēmēja rīcībā ir informācija par iespējamiem kvalitātes, faktiskas izpildes vai citiem atbilstības riskiem. Šādos gadījumos ieteicams veikt regulāras izpildes pārbaudes, izmantot neatkarīgas kontroles mehānismus, rūpīgāk uzraudzīt izmaiņu pieprasījumus un dokumentēt darbu pieņemšanu. Vērtējot riskus, ieteicams pārbaudīt arī iespējamās saiknes starp iesaistītajiem (personām un uzņēmumiem), kas nodrošina sistēmu izstrādi, konsultēšanu, tehnisko specifikāciju sagatavošanu, testēšanu un uzraudzību, kā arī fiksēt veikto pārbaužu rezultātus.
Kas jāņem vērā turpmākajos IKT iepirkumos?
- Jaunos iepirkumos finansējuma saņēmējam jāizmanto tikai tādi risinājumi un kontroles mehānismi, kas balstīti normatīvajā regulējumā. Pretendentu izslēgšana ir iespējama tikai normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos, un finansējuma saņēmēja rīcība nevar balstīties vienīgi uz publiskajā telpā izskanējušu informāciju. Vienlaikus finansējuma saņēmējs var pieprasīt skaidrojumus un apliecinājumus, pārbaudīt apakšuzņēmēju un personāla izmaiņas, kā arī pastiprināti vērtēt iesniegto dokumentāciju un darba rezultātus. Tāpat jāņem vērā situācijas, kad kandidāts vai pretendents ir piedalījies iepirkuma sagatavošanā, lai novērstu konkurences ierobežojuma risku.
! Materiālam ir informatīvs raksturs. Tajā ietvertā informācija nav uzskatāma par individuālu juridisku atzinumu. Katrs gadījums ir vērtējams atsevišķi, ņemot vērā konkrētos faktiskos apstākļus, līguma noteikumus un piemērojamo normatīvo regulējumu. Ar iepirkumiem un līgumu izpildi saistītus lēmumus savas kompetences ietvaros pieņem finansējuma saņēmējs – projekta īstenotājs.