Aicina strādāt ar prieku un nesarežģīt iepirkumus
Žurnāls “Iepirkumi” turpina iepazīstināt ar Iepirkumu Gada balvas laureātiem. Nominācijā “Gada iepirkums” balvu saņēma Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) rīkotais atklātais konkurss “Datorzinātnes un informācijas tehnoloģijas fakultātes mācību korpusa Zunda krastmalā 10 un publiskās auditorijas Zunda krastmalā 8, Rīgā, jaunbūvju būvprojektu izstrāde, autoruzraudzība un būvdarbi RTU Inženierzinātņu un viedo tehnoloģiju centra izveides ietvaros”. Kādas ir “projektēt un būvēt” iepirkuma priekšrocības, kāpēc ar fondu projektiem strādāt ir sarežģītāk un kāds ir veiksmīgas iepirkumu procedūras garants, stāsta RTU Vecākais iepirkumu speciālists JEVGĒNIJS GRAMSTS.
Strādā ar apjomīgiem projektiem
RTU 2018. gadā rīkoja 125 iepirkumu procedūras – tie ir pārsvarā dažādi fondu iepirkumi, jo universitāte strādā ar daudziem apjomīgiem projektiem. Rekords bijis 2015. gadā, kad tikuši galā ar 205 iepirkumu procedūrām. Šo darbu pamatā paveic četri iepirkumu speciālisti. “Iepirkumu nodaļa ietilpst RTU Juridiskajā departamentā, taču esam diezgan autonomi. Iepirkumu līgumu noslēgšana ir pilnībā mūsu kompetencē,” skaidro J. Gramsts. Viņš stāsta, ka darbs ar fondu projektiem viennozīmīgi ir sarežģītāks, jo ir lielāka atbildība un stingrāka kontrole. “Šajā plānošanas periodā mūsu “uzraugs” ir Centrālā finanšu un līgumu aģentūra (CFLA), kas ir ļoti uzmanīga un acīga. Protams, mūsu projekti ir ļoti apjomīgi finansiālā ziņā, līdz ar to CFLA interese par mūsu iepirkumiem ir pastāvīga un izteikta. Tas ir dabiski, jo ir lielāka atbildība, pie kā ir loģiska arī pastiprināta kontrole. Esam priecīgi, ka CFLA darbinieki ir pretimnākoši un problēmu situācijās allaž varam sazināties un konsultēties. Tāpat cieši sadarbojamies arī ar Iepirkumu uzraudzības biroju (IUB) – pateicība viņiem par izturību un apjomīgo darbu, ko viņi spēj veikt, ņemot vērā savu mazo kapacitāti visas Latvijas mērogā. Arī šajā iepirkumā IUB ir bijis liels atbalsts, jo procedūra bija atkārtota. Lūdzām IUB gan pārskatīt nolikumu, gan sniegt atzinumu. IUB tiešām ieteica daudz noderīgu lietu, kas nodrošināja, ka netika pieļautas kļūdas ar neprecīzi definētām atlases prasībām, kādas bija agrāk. Mēs nepretojāmies ieteikumiem un labojāmies,” bijušos kolēģus uzteic Jevgēnijs Gramsts, kurš pats agrāk strādāja IUB un atzīst, ka bijis aizraujoši nonākt otrā pusē – kurā likumu piemēro, strādājot ar iepirkumiem, nevis vērtē no kontroles skatpunkta.
Apjomīgi projekti prasa arī sistemātisku pieeju un zināmu nodrošināšanos tāpēc, ka tie ir saistīti ar lielām finanšu investīcijām. “Patlaban lielāko daļu iepirkumu realizējam, nosaucot skaidru cenu. Tas ir saistīts ar to, ka pērkam ļoti konkrētas lietas – ja tā ir tehnika, tai ir ļoti skaidri parametri. Protams, ir atsevišķas iekārtas, kas ir gana sarežģītas un izmaksu ziņā dārgākas, kam veidojam izvēles kritērijus, piemēram, ar 36 vērtēšanas punktiem, taču tas ir izņēmums. Mēs neuzskatām, ka katru iepirkumu būtu jāsarežģī un jāveido punktu sistēma, tērējot laiku standarta lietu vērtēšanai ar īpašu saimniecisko izdevīgumu,” pieredzē dalās J. Gramsts. Viņš uzsver, ka nereti dzirdētās sūdzības, ka tādējādi ir grūti iepirkt “labas” iekārtas, ko izkonkurē “ķīnieši” ar zemas kvalitātes iekārtām, kas nepilda funkcijas, rodas vien tādēļ, ka nav precīzas tehniskās specifikācijas un netiek kontrolēti līguma izpildes jautājumi. RTU pie iepirkuma priekšmeta saņemšanas allaž veic testēšanu un, ja iekārta nedarbojas kā paredzēts, tā netiek pieņemta. Tāpat viņš mudina izvēlēties līguma saistību izpildes un/vai garantijas saistību izpildes nodrošinājumus iepirkumos garantijas formā. “Diemžēl esam saskārušies, ka ja iekārta nestrādā, tad nepieciešama ne tikai garantija, bet arī tās nodrošinājums. Vissvarīgāk, lai pretendents šo garantiju savlaicīgi pagarina. Mēs atbalstām modeli, kad garantija ir neatsaucama un garantijas summa izmaksājam bezstrīdus kārtībā. Tas tiešām strādā,” pieredzē dalās J.Gramsts.
“Projektēt un būvēt” galvenās priekšrocības
Jaunā RTU ēku kompleksa projektēšanā un būvniecībā, par ko saņemta arī Iepirkumu Gada balva, izmantots daudzkārt optimizācijas nolūkos ieteiktais iepirkumu princips “projektēt un būvēt”, kas vienā procedūrā paredz projektēšanu, autoruzraudzību un būvdarbus. Lai nodrošinātu caurskatāmu procedūru, šī iepirkuma īstenošanas laikā RTU regulāri konsultējās pie IUB. Pretstatā tradicionālajai iepirkuma procedūrai, kur sākotnēji tiek izstrādāts būvprojekts, bet pēc tam tiek veikts būvdarbu iepirkums – “projektēt un būvēt” ir būvniecības veids, kurā par projektēšanu un būvdarbiem ir atbildīga viena persona, parasti būvkomersants (būvdarbu veicējs), skaidro Jevgēnijs Gramsts. Tādējādi šāda procedūra ļauj iegūt virkni priekšrocību: 1) Ir viens atbildīgais gan par būvprojekta gatavošanu, gan par būvdarbiem; 2) Ātrāka procedūra: divu iepirkumu par būvprojekta izstrādi un būvdarbiem vietā ir viens iepirkums; 3) Ir skaidrība par visa cikla izmaksām: tiek “konkursēts” visa procesa finanšu ietvars; 4) Elastīga iespēja mainīt projektu tā izstrādes stadijā, jo projektē tas, kurš būvēs. Pie trūkumiem viņš nosauc papildu slogu pasūtītājam, lai uzraudzītu projektēšanas posmu un neļautu projektētājam/ būvniekam neievērot pasūtītāja prasības; Tāpat arī var ciest projekta kvalitāte, ja netiek veikta pienācīga kontrole.
Mazliet kautrīgi J.Gramsts gan atzīst, ka šajā iepirkumā esot rīkojušies nedaudz atšķirīgi no tā, ko Gada Balvas konferencē savā prezentācijā uzsvēra Latvijas Arhitektu savienības Sertificēšanas centra vadītāja Elīna Rožlapa. Metu konkursu RTU rīkojuši un pat paredzējuši balvu pirmajai vietai – 6000 euro, taču dažas citas lietas organizējuši ar galveno mērķi – sasniegt vēlamo rezultātu, nevis izdabāt pretendentiem. Jevgēnijs Gramsts: “Kad nonācām līdz sarunu procedūrai ar potenciālo projektētāju – metu konkursa uzvarētāju par būvprojekta saturu, ar 1.vietas ieguvēju diemžēl nevarējām vienoties par projekta izmaksām. Projektētāja piedāvātā līgumcena par būvprojekta izstrādi šķita ļoti dārga. Sarunu procedūru pārtraucām un, pamatojoties uz šī meta, sagatavojām darba uzdevumu jaunam konkursam. Pēc konsultēšanās ar IUB nopublicējām visu: metu, tehniskos risinājumus un projektēšanas uzdevumu, tādējādi ļaujot piedalīties atklātajā iepirkuma procedūrā jebkuram pretendentam, tostarp arī pašam meta autoram.” Šobrīd būvprojekts jau ir izstrādē, ir saņemta būvatļauja un apstiprināta būvniecības iecere. Saistībā ar Eiropas Reģionālā attīstības fonda (ERAF) finansējumu, darba plāns ir diezgan saspringts, taču līdz 30.07.2019 plānots pabeigt projektēšanu un no 01.08.2019 jau varētu sākties būvdarbi, tādējādi gan projektēšanai, gan būvniecībai atvēlēts gads katrā pozīcijā.
Zaļo kritēriju nozīme būvniecības iepirkumos
Būvprojekts sastāvēs no 2 daļām: fakultātes ēkas Zunda krastmalā 10, kā arī modernas publiskās auditorijas Zunda krastmalā 8. Projekta kopējās izmaksas ir 12 676 200 euro bez PVN, no kuriem 85 % no fakultātes ēkas izmaksām ir ERAF finansējums, bet aptuveni 4 milj. euro auditorijas izmaksas – RTU finansējums. Iepirkuma komisiju apvienotajam projektēšanas un būvdarbu iepirkumam nebija īpaši komplicēta: to veidoja 2 diplomēti būvinženeri, iepirkuma speciālists un 2 pārstāvji no Infrastruktūras attīstības departamenta. “Lai arī esam tehniskā universitāte, tehnisko specifikāciju un projektēšanas uzdevuma apraksta pamatu pasūtījām ārpakalpojumā speciālistiem, kas ar to nodarbojas ikdienā. Mums bija svarīgi definēt visus risinājumus līdz pat durvju furnitūrai, lai visi pretendenti būtu vienlīdzīgi,” skaidro J. Gramsts. Viņš arī norāda, ka aizvien lielāku nozīmi projektēšanas un būvniecības iepirkumos (jo īpaši lielajiem fondu projektiem) pievērš zaļajiem kritērijiem.
Šis projekts nebija izņēmums. Objektu kopējā projektējamā platība pārsniedz 11000 m2 un, realizējot šo projektu, iecerēts, ka RTU studentu pilsētiņa Ķīpsalā izveidosies par Baltijas reģiona vismodernāko inženierzinātņu centru, galveno uzmanību pievēršot ilgtspējīgai, viedai un videi draudzīgai izaugsmei. “Abās ēkās realizējam RTU Zaļo koncepciju 2018. – 2023. gadam ar mērķi paplašināt studentu, darbinieku un visas sabiedrības izpratni par “ekoloģiskās pēdas nospiedumu” samazināšanu, sekmējot videi draudzīgu tehnoloģiju pielietošanu gan būvējot, gan iekārtojot infrastruktūru,” lepni teic J.Gramsts.
Iepirkuma tehniskajā specifikācijā iekļauti virkne ar vides aizsardzību un klimata pārmaiņu novēršanas veicināšanu saistīti kritēriji: katra objekta kopējais enerģijas patēriņš nepārsniegs 55 kWh/m2 gadā, kā arī kopējā energoefektivitātes maksimālā vērtība nepārsniegs 135 kWh/m2 gadā; ēkām uzstādīs energomonitoringa sistēmu, kas ļaus uzraudzīt un regulēt ēkas energopatēriņa modeli; veiks papildu pasākumus ēkas norobežojošo konstrukciju gaisa caurlaidības mazināšanai; tāpat vairāki risinājumi jumta siltumcaurlaidības, ārdurvju siltumizolācijas, telpu iekšējā mikroklimata un akustisko prasību nodrošināšanā. “Ņemot vērā arī šos kritērijus, protams “projektēt un būvēt” projektā esam savā ziņā sev sagādājuši papildu darbu, jo jāvelta lielāka uzmanība projektam, īpaši projektēšanas stadijā, lai būtu pārliecināti, ka izpildītājs nesāks vienkāršot mūsu noteiktās prasības, izvēloties citus materiālus vai risinājumus, kā esam paredzējuši. Lai tā nebūtu, mums ir finanšu ietvars, kas paredz projektēšanu un būvdarbus. Uz projektēšanas norisi esam piesaistījuši arī ārpakalpojumu – ir projektēšanas uzraudzība – kas seko visām šīm niansēm,” skaidro Jevgēnijs Gramsts.
Katalogus izmanto labprāt, par EIS un PIL nesūdzas
RTU ar iepirkumiem lielu problēmu nav. Jevgēnijs Gramsts ar smaidu teic, ka galvenais ir pārzināt likumu un to ievērot: “Jā, kopš 2003. gada likums ir daudz mainījies, bet princips jau saglabājas. Tā kā pats nāku no IUB, tad zinu, kā ir vienā pusē skaidrojot likumu citiem, un kā otrā – kad pašam pēc šī regulējuma jāstrādā. Neteikšu, ka likums ir sarežģīts. Šobrīd ir likums, kas ir skaidrs un aktuāls, savukārt praktiskā daļa ir pārcelta uz MK noteikumiem, kur birojs ir centies plašāk aprakstīt procesus, kuru nav likumā. Lai arī noteikumi var mainīties, pozitīvi, ka ir vispārīgās normas un noteikumi, kas situāciju konkretizē.” Vienīgais, par ko viņš rosina domāt ir sliekšņu celšana pakalpojumiem un piegādēm. Lielām iestādēm, kā RTU, kam 2019.gadā plānotais budžets lēšams teju 80 miljoni euro, 10 000 eiro slieksnis ir ļoti mazs un rada zināmas neērtības. Citādi – J.Gramsts atbalsta esošos būvniecības sliekšņus un atzīst, ka RTU darbinieki ir “piešāvušies” strādāt ar esošajiem sliekšņiem.
RTU iekšējie noteikumi paredz, ka visiem standarta pirkumiem (kanceleja, papīrs, vienkārša biroja tehnika) tiek izmantoti elektroniskie katalogi – šī sistēma ir nostrādāta un darbojas. Turklāt J.Gramsts novērtē, ka katalogs ļauj izvēlēties arī kvalitatīvāku un augstākām prasībām atbilstošu preci, nav jāpērk lētākā. RTU departamenti dažkārt par katalogiem izsakās, ka kaut kas būtu nepieciešams arī modernāks, bet ar standarta lietām problēmu neesot. Kopš Elektroniskās iepirkumu sistēmas (EIS) izmantošana kļuvusi obligāta, RTU priecājas, ka notikusi sava veida publisko iepirkumu procedūru centralizācija. Pagaidām gan viņi atzīst, ka papīru nekļūst mazāk un, piemērām, uzraugošās iestādes nereti pieprasa iesniegt visu informāciju skenētā veidā, kas nozīmē drukāšanu. Par mazo iepirkumu publicēšanu iebilžu neesot – tam EISā tiešām ir atvieglota procedūra, kas ir ērta lietošanā. Tomēr lielajiem konkursiem gribētos, lai informācijas ievadīšana un strukturēšana prasītu mazāk laika. Neesot gan vairs nepieciešamas piecas stundas, ko tagad paši atceras kā anekdoti no pirmajām EIS lietošanas reizēm, taču konkursu sadaļā vēl esot vieta izaugsmei.
Veiksmīgas iepirkuma procedūras garants
Patlaban RTU lepojas, ka strādā caurspīdīgi un mācās no savām kļūdām. Pēdējo piecu gadu laikā IUB bijušas vien dažas sūdzības un neviena no tām nav zaudēta. J. Gramsts uzsver, ka RTU ir gatavi runāt ar tirgu, nav ietiepīgi un ieklausās, cenšas būt maksimāli atvērti un profesionāli. Taujāts, kas ir veiksmīgas iepirkuma procedūras pamatā, Jevgēnijs Gramsts nešaubīgi uzskaita pa punktiem: plānošana, profesionāļi un sadarbība: “Pirmkārt, plānošana jebkurā līmenī: gatavojot tehnisko specifikāciju, ir jāveic tirgus izpēte, jo ir jāsaprot, ko tirgus piedāvā, ja vēlamies ar savu iepirkumu konkurēt un saņemt labāko rezultātu. Tāpat izpēte nepieciešama arī budžeta apzināšanai: vai par pieejamo summu vispār ideju var realizēt un kādā līmenī. Otrkārt, tā ir profesionāļu piesaiste. Var jau runāt, ka iepirkumu speciālistus nekur nemāca, bet šeit jau nekā nevar iemācīt bez praktiskas pieredzes! Var jau izmācīties, piemērām, par grāmatvedi, bet ja nekā nesapratīsi, tad nekāds grāmatvedis nebūsi. Ja komandā būs spēcīgi iepirkumu speciālisti, tā jau ir puse no komisijas. Iepirkuma komisijā ir dažādu nozaru vai nodaļu pārstāvji – viņu pamata uzdevums nav strādāt ar iepirkumu “formalitātēm”, bet gan nodrošināt pasūtītāja vajadzību apmierināšanu. Iepirkumu speciālists ir tas, kas neļauj pasūtītājam izpausties meistarībā, neievērojot spēles noteikumus. Visbeidzot, sadarbība – gan ar piegādātājiem, gan ar IUB, gan citiem nozares uzraugiem. IUB ir ļoti atsaucīgs un iepirkumu jomā ir ārkārtīgi svarīgi, lai būtu, kam pajautāt padomu. Tāpat uzskatu, ka arī pašiem pasūtītājiem vajadzētu vairāk sadarboties, veidot kopīgus iepirkumus, kas ļautu taupīt resursus, piemēram, kā mēs trīs universitātes – RTU, LU un RSU iepirkām elektroenerģiju vai kooperēsimies, lai iepirktu gāzi. Pašlaik RTU sadarbībā ar Banku augstskolu rīko kopīgu iepirkumu par telpu un teritoriju uzkopšanas pakalpojumu iegādi. Šobrīd RTU ir mērķis augstskolu vidū būt par tādu “lokomotīvi”, jo jūtamies spēcīgi veicināt kopīgu iepirkumu organizēšanu dažādās jomās.”
Par Iepirkumu Gada balvu un konferenci
Par saņemto balvu RTU pārstāvji nav bijuši ļoti pārsteigti, jo zināja, ka visās nominācijās esam pieteikuši pašus labākos projektus, kādi realizēti. J.Gramsts: “Vienmēr esam atbalstījuši Iepirkumu Gada balvu un ar prieku piedalījušies konferencē, tāpēc šogad esam gandarīti, ka mūsu darbs ir novērtēts un bijām pārstāvēti visās nominācijās”. Tāpat viņš uzteic daudzveidīgo programmu un atzīst atraktīvu lektoru piesaisti. Runājot par kategorijām, J.Gramsts uzsver, ka iepriekšējos gados nomināciju un kategoriju bijis pat par daudz – labāk, lai to būtu mazāk un kvalitatīvas: “Uzskatu, ka šāda konference un balva ir nepieciešama. RTU noteikti turpinās savu “uzvaras” gājienu arī nākamajos gados!”
Veiksmīga iepirkuma pamatā
- Plānošana visos līmeņos: no tirgus izpētes līdz tehniskās specifikācijas sagatavošanai;
- Profesionāļu piesaiste: spēcīga komanda un nozares eksperti;
- Sadarbība: gan ar piegādātājiem, gan nozares uzraugiem;
Atbildēt