Bet vai Jums iepirkumam nauda ir?

Daina Vārpiņa, 05/10/2017

Post image for Bet vai Jums iepirkumam nauda ir?

2016. gada 15. aprīlī RTU izsludināja sarunu procedūru „Zīmola komunikācijas stratēģijas un reklāmas materiālu izstrādes pakalpojumi Rīgas Tehniskās universitātes vajadzībām” (ID RTU-2016/42), iepriekš publicējot paziņojumu par līgumu, bet reāli darbi tālāk nesekoja. Lai arī RTU Iepirkumu nodaļas vadītājs Mārtiņš Briedis pauž savu gandarījumu par izstrādātās iepirkumu dokumentācijas un saņemto piedāvājumu kvalitāti, tomēr reizē atzīst, ka līdz iepirkuma mērķa sasniegšanai pietrūcis paša svarīgākā – finansējuma. Savukārt Latvijas Reklāmas asociācijas (LRA) valdes priekšsēdētāja Baiba Liepiņa uzskata, ka pirms iepirkuma izsludināšanas pasūtītājam tomēr vajadzētu būt pārliecinātam par savu nodomu realizāciju. Jāatzīmē, ka iepirkuma procedūras rezultātā ar uzvarējušo pretendentu RTU bija paredzēts slēgt vispārīgo vienošanos par kopējo summu ne lielāku par 360 000 EUR bez PVN ar termiņu 36 mēneši vai līdz kopējās summas sasniegšanai atkarībā no tā, kurš nosacījums iestājas ātrāk.

Minētais gadījums 2017. gada vasarā ieguva rezonansi arī sabiedrībā, kad Latvijas Reklāmas asociācija (LRA) publiski pauda viedokli, uzsverot, ka dalībniekiem nodarīti ievērojami finansiāli zaudējumi, reizē izgaismojot reklāmas jomas iepirkumos notiekošo kopumā.

“Esam iepazinušies ar LRA pausto viedokli par problēmām, kas saistītas, kopumā veicot reklāmas iepirkumus. RTU gadījuma kā iepirkumu problemātiku ilustrējoša piemēra minēšana ir maldinoša un neprofesionāla,” saka RTU Iepirkumu nodaļas vadītājs Mārtiņš Briedis: “Tieši pretēji — RTU iepirkumā LRA aktualizētās iepirkuma problēmas neparādās, jo jau iepriekš tika apzināti riski, kas saistīti ar šāda veida iepirkumu, apkopota citu vadošo pasūtītāju pozitīvā pieredze, lai veidotu pozitīvo praksi un izvairītos no  konkrētām problēmsituācijām. Piemēram, saistību nodrošinājuma prasību iekļaušana iepirkumu līgumā – mūsu iepirkumā šāda prasība netika ietverta. Iepirkumos tiek noteikts īss piedāvājumu iesniegšanas termiņš – mūsu iepirkumā gan 1., gan 2. kārtā tika izvēlēts samērīgs iesniegšanas termiņš, ņemot vērā piedāvājumu sagatavošanas apjomu (katrā kārtā 1 mēnesis).  Iepirkuma dokumentos samaksa par pakalpojumu paredzēta projekta vai darba beigās – mūsu iepirkumā samaksa par saņemto obligāti iepērkamo pakalpojumu bija paredzēta katru mēnesi. Fiziski jāierodas pakaļ iepirkuma nolikumam – mūsu iepirkuma 1. kārtas nolikums tika publicēts RTU mājaslapā, savukārt 2. kārtas nolikums tika nosūtīts pretendentiem elektroniskajā pastā. Nav pareizi formulēti kritēriji un tādējādi radīta iespēja pretendentiem manipulēt – šajā iepirkumā vērtēšanas kritēriju izstrādē tika pieaicināts jomas eksperts, lai vērtēšanas kritērijus un tehnisko specifikāciju izstrādātu profesionāli un nepārprotami.”

Gan iepirkumu veicējiem, gan nozares tirgus dalībniekiem esot zināms, ka šāda veida iepirkumi nav vienkārši tieši tā iemesla dēļ, ka zīmola komunikācijas stratēģijas un reklāmas materiālu izstrādes gadījumā nevar pietiekami precīzi sagatavot tehniskās specifikācijas, jo iepirkuma priekšmets ir saistīts ar radošiem risinājumiem un, sagatavojot piedāvājumu, piegādātāji aprakstīs ideju, piedāvāto izstrādes tehniku un tamlīdzīgus grūti skaitliski izmērāmus, taču novērtējamus materiālus, kā arī piegādātājam nepieciešams pamatot idejas un risinājuma atbilstību pasūtītāja mērķiem, skaidro M. Briedis. Šādā gadījumā neesot iespējams izvirzīt precīzas tehniskās specifikācijas prasības. Nereti, lai efektīvāk sasniegtu mērķi, reklāmas stratēģijas, zīmola attīstības un/vai radošā reklāmas risinājuma izstrādes procesā nepieciešams veikt nelielas, taču rezultātu spēcīgi ietekmējošas korekcijas, uz kurām varot norādīt pasūtītājs.

Sarunu procedūras formāts, kas paredz piegādātājiem uzlabot un pilnveidot sākotnēji iesniegtos piedāvājumus, ļaujot nonākt pie maksimāli labākā iespējamā rezultāta, kas visvairāk atbilst pasūtītāja mērķiem. “Tādēļ komisija uzskata par lietderīgu minēto pakalpojumu saņemšanai organizēt sarunu procedūru ar iepriekšēju paziņojumu par līgumu, lai iegūtu iespēju apspriest līguma izpildes nosacījumus ar tirgus dalībniekiem, vienlaicīgi saglabājot konkurenci, efektīvi apgūstot finanšu līdzekļus un nodrošinot iespējami kvalitatīvu un rezultatīvu pakalpojumu. Atbilstoši Publisko iepirkumu likuma 62. panta pirmās daļas 2. punktam, šo procedūru var piemērot, ja iepirkuma priekšmets ir tādi pakalpojumi, īpaši šā likuma 2. pielikuma 6. kategorijā minētie pakalpojumi un intelektuālie pakalpojumi (piemēram, projektēšana), kuru raksturs neļauj pietiekami precīzi paredzēt līguma izpildei nepieciešamās prasības, un tādēļ nav iespējams izvēlēties atbilstošāko piedāvājumu atklātā vai slēgtā konkursā,” tā M. Briedis.

Raksturojot iepirkumu vidi RTU, viņš stāsta, ka iepirkumus gan universitātei, gan tās kapitālsabiedrībām centralizēti veic Iepirkumu nodaļa: “Tādējādi mums ir bijusi iespēja nokomplektēt augsti kvalificētu un pieredzes bagātu iepirkumu profesionāļu komandu. Organizējot RTU konkrētu iepirkumu, tiek izveidota komisija, kas sastāv vismaz no viena Iepirkumu nodaļas iepirkumu speciālista, un pārējie iepirkumu komisijas locekļi ir RTU attiecīgās jomas (tās, par ko tiek organizēts iepirkums) profesionāļi.”

Pēdējo trīs gadu laikā RTU vidēji ir veikusi 180 iepirkumu gadā, noslēdzot vidēji 350 iepirkumu līgumu gadā. Iepirkumu priekšmetu un veidu ziņā, pēc Brieža teiktā, ir plašs darba lauks. RTU veic iepirkumus par dažādu preču piegādēm, pakalpojumiem un būvdarbiem, vēl RTU raksturīgi iepirkumi par zinātniskajām iekārtām un reaģentiem. Tāpat RTU ir tādi ir iepirkumi, ar kuriem saskaras gandrīz visi lielākie pasūtītāji — siltuma, dabasgāzes un elektroenerģijas piegādes, datortehnikas, mēbeļu, reprezentācijas materiālu piegādes, mobilo sakaru pakalpojumu u.c. “Saistībā ar RTU attīstības stratēģiju, realizējot Eiropas Savienības līdzfinansēto fondu projektus, mums ir pieredze arī metu konkursu, projektēšanas iepirkumu un būvdarbu iepirkumu organizēšanā,” uzskaita M. Briedis.

Iepirkumu liedz īstenot RTU strukturālās reformas

– Ja RTU iepirkumu jomā ir ievērojama pieredze, kādēļ iepirkuma „Zīmola komunikācijas stratēģijas un reklāmas materiālu izstrādes pakalpojumi Rīgas Tehniskās universitātes vajadzībām” izvirzītais mērķis netika sasniegts, nepasludinot uzvarētāju? Vai tiešām nebija paredzēts finansējums?

M. Briedis: – Kā jau esam pauduši iepriekš, esam gandarīti par izstrādātās iepirkumu dokumentācijas un saņemto piedāvājumu kvalitāti. Tomēr līdz iepirkuma mērķa sasniegšanai pietrūka vienas būtiskas lietas – finansējuma.

Strukturālās reformas, kas pēdējā gada laikā RTU ir notikušas ne vienā vien struktūrvienībā, sev līdzi nesa arī budžeta samazinājumu. 2016./2017. studiju gadā tika veiktas būtiskas izmaiņas Komunikācijas un mārketinga departamenta budžeta sadalē, paredzot samazinātu finansējumu RTU reklāmas un mārketinga aktivitātēm nākamajos gados, līdz ar to ir zudusi nepieciešamība pēc tāda iepirkuma priekšmeta kopuma, kas tika paredzēts šajā iepirkuma procedūrā. Lai arī RTU tiek pārmesta kavēšanās ar lēmuma pieņemšanu šajā iepirkumā, tika pieliktas visas pūles un izskatīti dažādi attīstības scenāriji, lai rastu līdzekļus un noslēgtu vispārīgo vienošanos. Tomēr šī iepirkuma pārtraukšana RTU bija vienīgais ceļš esošajā situācijā, nodrošinot pasūtītāja līdzekļu efektīvu izmantošanu.

Vēl svarīgi piebilst – lai arī klasiski vispārīgā vienošanās paredz iespēju pasūtītājam pasūtīt pakalpojumu vai iegādāties preces pēc nepieciešamības, RTU gadījumā, gatavojot iepirkuma dokumentāciju un izvērtējot nozares dalībnieku un iepirkuma priekšmeta specifiku, vispārīgās vienošanās konstrukcija paredzēja, ka teju pusi no plānotās līguma summas RTU maksās pretendentam par tehniskajā specifikācijā norādīto obligāti iepērkamo pakalpojuma apjomu. Šo summu bija paredzēts maksāt proporcionāli katru mēnesi.

Papildus iepirkumā tika paredzēta iespēja par atlikušo vienošanās summas apmēru, ievērojot piegādātāja norādītās stundu un vienību likmes, vienoties par papildus pakalpojumu apmēru, kas sākotnēji, izstrādājot tehnisko specifikāciju, RTU varētu nebūt zināms.

– Vai šāda rakstura iepirkumu RTU izsludināja pirmo reizi?

M. Briedis: – Pirms atbildēt uz šo jautājumu, vēlreiz vēlējos vērst uzmanību, ka šī iepirkuma dokumentācijas tapšanā tika piesaistīti profesionālākie RTU Juridiskā departamenta Iepirkumu nodaļas un likvidētā Komunikācijas un mārketinga departamenta darbinieki, kuri ir profesionāļi savā jomā. Tāpat tika apkopota citu pasūtītāju pieredze šāda veida iepirkumos, kā arī tika piesaistīts eksperts, kurš palīdzēja izstrādāt šāda veida iepirkumiem atbilstošu tehnisko specifikāciju. Lai arī konkrēti šāda rakstura, veida un apjoma iepirkuma procedūru RTU organizēja pirmo reizi, RTU izvēlējās vispiemērotāko iepirkuma procedūru, izstrādājot nolikumu un veicot attiecīgās darbības iepirkuma procedūrās norises laikā kopumā.

– Cik pretendentu pieteicās? Kāda veida aģentūras tās bija? Vai tās sagatavoja pieteikumus pa vienai vai vairākas kopā?

M. Briedis: – Sarunu procedūra tika veikta divās kārtās. 1. kārtā, kur atlasei pieteikumus iesniedza 17 kandidāti (lielākoties reklāmas aģentūras), tikai 1 no kandidātiem bija piegādātāju apvienība. Šo kārtu izturēja 11 uzņēmumi. Pārējie tika noraidīti kvalifikācijas prasību neatbilstības dēļ, kā arī tika izslēgti saistībā ar konstatētajiem nodokļu parādiem.

2. kārta bija uzaicinājums uz piedāvājumu iesniegšanu un sarunu veikšanu ar 1. kārtā atlasītajiem kandidātiem. Saņēmām 7 piedāvājumus no 11 uzaicinātajiem, kas sākotnēji bija paredzēts, ņemot vērā iepirkumu priekšmetu un paredzamo vispārīgās vienošanās summu.

– Nav noslēpums, ka radošās idejas šāda veida iepirkumos no pasūtītāja puses tiek apkopotas un izmantotas, tās realizējot saviem spēkiem vai ar ārpakalpojumu sniedzēju palīdzību. Kā Jūs varat nodrošināt, ka RTU nav šajā konkursā iesniegtās idejas un risinājums izmantojusi augstskolas attīstībai un neplāno to darīt nākotnē?

M. Briedis: – No pretendentiem neesam saņēmuši gatavu izmantojamu galaproduktu, bet gan tādus piedāvājumus (ideju aprakstus), lai atbilstoši izvirzītajām iepirkuma procedūras prasībām tos varētu izvērtēt.

Apliecinām, ka RTU neizmanto un neizmantos iesniegtās idejas vai ideju aprakstus. Laikam šeit būtu jāpiebilst, ka paustā apliecinājuma labākais pierādījums būs laiks. Ņemot vērā, kādā gaismā ticis līdz šim atspoguļots šis iepirkums, nešaubos, ka pretendenti rūpīgi sekos līdzi mūsu apgalvojuma patiesumam.

– Ko no šī gadījuma RTU ir mācījusies?

M. Briedis: – Galvenā atziņa varētu būt, ka šāda veida un sarežģītības iepirkumi prasa ievērojamus laika resursus, kas atspoguļosies kvalitatīvajā iepirkumu dokumentācijā un ļaus apiet jomas raksturīgākās problēmas, tādējādi ir vērts ieguldīt laiku un resursus.

RTU iepirkuma mērķis (priekšmets) bija saņemt šādus pakalpojumus:

  • Komunikācijas stratēģiskā analīze un zīmola attīstības piedāvājuma izstrāde;
  • Konkrētu reklāmas risinājumu izstrāde (tai skaitā Vasaras uzņemšanas kampaņas idejas izstrāde; Stenda idejas izstrāde izglītības izstādei „Skola”);
  • Reklāmas materiālu (TV klipu, radio klipu, baneru u.tml.) sagatavošana uzņemšanas un atvērto durvju dienas kampaņām, kā arī citām pasūtītāja aktivitātēm;
  • RTU tēla videoklipa izgatavošana izmantošanai starptautiskās izstādēs, kā arī citām RTU vajadzībām;
  • Dizainu izstrāde dažādiem drukātiem materiāliem, piemēram, vides reklāmas plakātiem, lielformāta drukas baneriem, roll-up stendiem, RTU gadagrāmatai, bukletiem, brošūrām, preses reklāmas maketiem u.c.
  • RTU rīcībā ir maketētāji, iecerēts, ka piegādātājs vairāku grafisko un dizaina izstrādes pakalpojumu ietvaros sagatavo tikai galveno dizainu, taču adaptāciju (piemēram, preses reklāmas maketiem) bijis paredzēts veikt iekšēji, ar RTU resursiem.


TEKSTS: DAINA VĀRPIŅA
RTU publicitātes fotogrāfijas
Aijas Melderes foto

Iepriekšējais raksts:

Nākamais raksts: