Balvu nes metu konkurss, slavē sarunu procedūru

DZINTRA ŠVARCBAHA, 06/02/2019

Post image for Balvu nes metu konkurss, slavē sarunu procedūru

Jau tradicionāli žurnāls “Iepirkumi” piedalās Iepirkumu Gada balvas nominantu vērtēšanā un piedāvā lasītājiem ieskatu balvas laureātu pieredzē. Šī gada 17. janvārī nominācijā “Iepirkumu simpātija” balvu saņēma Latvijas Republikas Uzņēmuma reģistra (UR) rīkotais metu konkurss “Uzņēmumu reģistra informācijas sistēmas uzturēšana un publisko reģistru modernizācija”. Kā norisinājās darbs pie šī konkursa un kāpēc UR speciālisti arī citiem iesaka iepirkumos apvienot metu un sarunu procedūru, žurnālam “Iepirkumi” stāsta UR vadītāja – galvenā valsts notāre GUNA PAIDERE un vairāku UR iepirkumu komisiju locekle LAIMA LETIŅA.

Uz attālinātiem pakalpojumiem orientēta institūcija

Uzņēmumu reģistrs, kas pirms gadiem desmit visiem asociējās ar garām rindām Pērses ielas birojā, nu jau labu laiku ir viena no visvairāk uz elektroniskiem pakalpojumiem un tehnoloģijām orientētajām valsts iestādēm. Kā skaidro UR vadītāja galvenā valsts notāre Guna Paidere, kura UR strādā jau 11 gadu, no tiem 5 gadus kā iestādes vadītāja, reģistrs ir ļoti elektroniska un tehnoloģiski attīstīta iestāde. Visas funkcijas, ko reģistrs nodrošina, bez IT atbalsta nemaz nevarētu veikt. “Lielākā daļa mūsu darbinieku atrodas Rīgā, taču reģionālie speciālisti ir īsti universālie kareivji, kas kompetenti visos jautājumos. Līdz ar reģistra funkciju paplašināšanos, izteikti izjūtam speciālistu trūkumu. Jurista darbs iesniegto pieteikumu izskatīšanā kļūst arvien nozīmīgāks – tas saistīts arī ar jaunajām valdības nostādnēm un Moneyval plānu naudas atmazgāšanas prevencijas pasākumiem. Tā kā kompetentus un atsaucīgus darbiniekus atrast ir grūti, ejam modernizācijas ceļu, lai ar esošo resursu un modernām, automatizētām sistēmām varētu veikt jaunās funkcijas un arī turpināt sniegt pakalpojumus Latvijas iedzīvotājiem.” Guna Paidere stāsta, ka jau šobrīd UR piedāvā iedzīvotājiem visus pakalpojumus veikt attālināti, izmantojot portālu www.latvija.lv – tādējādi saņemot arī 10 % atlaidi no valsts nodevas. E-pakalpojumiem šobrīd pieejama jau trešā versija ar platformas www.latvija.lv starpniecību. Jebkuru pieteikumu e-pakalpojumu portālā iespējams iesniegt ar elektronisko parakstu un uz Uzņēmumu reģistru nav fiziski jānāk. Šo pakalpojumu ik dienas izmanto aptuveni 50 % no visiem UR klientiem.

Tā kā reģistram iepirkumu nav daudz, tie iespēju robežās tiek veikti, izmantojot elektroniskos katalogus. Arī atsevišķas iepirkumu nodaļas reģistrā nav – pie iepirkumu veikšanas tiek veidotas iepirkumu komisijas: 3-5 cilvēku sastāvā mazākiem iepirkumiem, kā telpu uzkopšana un degvielas iepirkumi. Lielākiem iepirkumiem, kuru izmaksas pārsniedz sešciparu skaitļus un specifika saistīta ar tehnoloģiju vai tehnoloģisko pakalpojumu iepirkumiem, reģistrs piesaista ārējos ekspertus, kopumā iepirkumā piesaistot desmit un pat vairāk cilvēku. G. Paidere: “Parasti iepirkumā iesaistās produkta vai pakalpojuma gala lietotāji, kuriem ir skaidra vīzija, kas nepieciešams un kāds ir sasniedzamais rezultāts. Iesaistās arī Juridiskā nodaļa, bet tā kā iepirkumu procedūrās jāprot ne vien izlasīt likumu, bet arī pārzināt tā piemērošanas nianses, nereti iesaistām arī juristus un iepirkumu speciālistus no malas.” Sarunas gaitā šķiet, ka šāds modelis ir pilnībā veiksmīgs un apmierina gan pašus reģistra darbiniekus, gan arī tos, kas piedalījušies reģistra sludinātajos iepirkumos, jo nekādu sūdzību nav bijis ne vieniem, ne otriem.

Metu konkurss – pārbaudījums pasūtītājam un pretendentam

Izsludinātais metu konkurss “Uzņēmumu reģistra informācijas sistēmas uzturēšana un publisko reģistru modernizācija” (id.Nr. UR 2018/2) noritējis visnotaļ raiti, taču bijis pārbaudījums ne vien pašiem UR darbiniekiem, bet arī potenciālajiem pretendentiem. G.Paidere: “UR bija nepieciešama visu publisko reģistru modernizācija (runa ir par 13 reģistriem), jo risinājums šo reģistru vadībā ir no 90-to gadu beigām (ar nelieliem uzlabojumiem, kas veikti neilgi pēc tūkstošgades maiņas). Ar gadiem saprotam ka normatīvie akti mainās. Strādājot ar 13 dažādiem reģistriem, ir 13 dažādi normatīvie regulējumi, kuros visu laiku ir kādi grozījumi, tehnoloģiskais risinājums apaug un kļūst arvien smagnējāks. Bija pienācis pēdējais brīdis šo situāciju mainīt, jo vecais risinājums vairāk traucēja nekā palīdzēja strādāt.” Metu konkurss bijis svarīgs, jo UR jau ilgstoši analizēta darbība un sniegtie pakalpojumi, bijis skaidrs, kādas ir problēmas un kas traucē sniegt labāku pakalpojumu. Darbiniekiem bijusi vīzija principu līmenī un mērķi, ko vēlas sasniegt, taču trūcis detalizēta apraksta, kāds tieši risinājums nepieciešams. Paralēli visu pavadījušas šaubas, ka nezināšanas dēļ var paskatīties uz problēmām pārāk šauri – varbūt nozare no malas spētu piedāvāt citus, efektīvākus risinājumus daudz vienkāršākā un racionālākā veidā. Metu konkurss bijis veids, lai uzzinātu, kas ir jaunākais nozarē un ko var piedāvāt komersanti, lai saprastu idejas un izvēlētos piemērotāko risinājumu, skaidro Paidere.

Metu konkurss izrādījies pārbaudījums arī piegādātājiem. Kā skaidro Laima Letiņa, konkursa gaitā secinājuši, ka IT jomas pārstāvji nemaz tik ļoti zinoši tieši šajā disciplīnā nav. Neizpratni radījis tieši pats meta formāts. Uzņēmēji vēlējušies par visām varītēm saprast, ko tieši Uzņēmumu reģistram vajag, bet UR speciālisti gaidījuši konkrētus piedāvājumus no komersantiem. L.Letiņa: “Grūtākais bija metu konkursa izpratne kā tāda. Neskatoties uz to, ka IT industrija ilgstoši mēģina virzīties šajā virzienā, saskārāmies ar to, ka pretendentiem bija grūti pārslēgties un nākt klajā ar saviem inovatīvajiem piedāvājumiem. Dalībnieki prasīja, lai precīzi pasakām, ko gribam. Tad skaidrojām, ka tas ir metu konkurss un mēs gribam dzirdēt viņu risinājumus un piedāvājumus. Bija dalībnieki, kas bija sašutuši, ka nevaram skaidri pateikt un pat sāka apšaubīt, vai esam maz kompetenti šādu konkursu vadīt. Sapratām, ka arī uzņēmējiem vēl jāpierod pie šāda formāta. Pieļauju, ka tas saistīts arī ar izmaksām, jo šis sagatavošanas darbs un analīze, kas jāveic pirms paša konkursa, ir garš un finansiāli ietilpīgs. Risks ir augsts, jo var arī neiegūt līgumu.”
G.Paidere: “Līdz šim vairumā gadījumu bijām izmantojuši cita formāta iepirkumu procedūras. Šajā situācijā pašiem bija grūti atkāpties, ka mēs izejam uz diskusiju, nevis konkrēti norādām, ko vēlamies, un saņemam apsolījumu, ka tā arī būs. Nedaudz šaubījāmies arī par procedūras sasaisti ar metu. Likumā nav skaidri noteikts, kā šādi iepirkumi realizējami, tādēļ sekojām, cik tālu un plaši varam atkāpties sarunu procedūras gaitā no metu konkursa iesniegtā piedāvājuma. Teorētiski jau procedūras rāmis nemainās un prasības arī, bet sarunu procedūra, ja pareizi pielietota, ļauj sasniegt abpusēji labāko rezultātu. Uzmanīgi gājām cauri katram punktam un pieturējāmies sākuma idejai. ”

Sākotnēji metu konkursā interesentu bijis vairāk kā 10, bijuši 5 piedāvājumi, taču sarunu procedūrai kvalificējušies tikai 3. Beigās no šiem finālistiem piedāvājumu iesniedzis tikai 1. Šī projekta budžets ir 2,3 miljoni eiro un tas iekļauj vairākus posmus piecu gadu periodā. Pirmajā posmā par 700 000 eiro tiks veikta daļēja reģistru modernizācija, nākamajos attīstības posmos tiks veikta pārējo reģistru modernizācija, kā arī jau esošo sistēmu uzturēšana. Otrais posms līdz ar uzturēšanas izmaksām veido 1,6 miljonus eiro.

Paplašina zināšanas un atrod jaunas pieejas

Viens no izaicinājumiem bijusi žūrijas komisijas veidošana, papildina viena no žūrijas komisijas loceklēm Laima Letiņa: “Šajā konkursā veidojām apjomīgu žūriju no 13 dalībniekiem, tostarp 7 UR pārstāvjiem un 6 nozares ekspertiem gan no valsts, gan no privātā sektora. Piesaistījām speciālistus gan no Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas, gan no Cert.lv, jo šie cilvēki jau bija ar iepriekšēju pieredzi šādu sistēmu iepirkumos, kā arī datu aizsardzības speciālistus, sistēmu analītiķus un lietojamības ekspertus no privātā sektora. Latvijas mazajam tirgum ir ļoti sarežģīti šādus ekspertus piesaistīt, jo tiem ir ne vien jāatbilst kvalifikācijas prasībām, bet arī viņi nedrīkst būt konkursa dalībnieku pārstāvji un pecāk piedalīties sarunu procedūrā. Valsts pārvaldē strādājošie eksperti deva lielu ieguldījumu dokumentācijas tapšanā, turklāt bez ieinteresētības riska. Jāteic, ka esam ļoti gandarīti, jo lai arī gaidījām ko jaunu no paša metu konkursa, ieguvām daudz vairāk – jau sagatavošanas procesā ieguvām papildus zināšanas un redzējumu par mūsu projektu un līdzšinējām problēmām.”

Metu konkursā uzvarēja uzņēmums AS EMERGN (iepriekš AS Exigen Services Latvia), kas arī iepriekš ir uzturējis UR reģistrus un sistēmas. Guna Paidere gan norāda, ka starp trim finālistiem vērtējums bija ļoti līdzīgs visiem kandidātiem. Metu konkurss neparādīja, ka kādas priekšrocības būtu bijušas līdzšinējam attīstītājam. Viņa nevar komentēt, kāpēc pārējie kandidāti nav iesnieguši gala piedāvājumus, taču skaidro, ka no UR puses darījuši visu, lai dotu vienlīdzīgas iespējas visiem dalībniekiem. G.Paidere: “Tā kā pastāvēja iespējamība, ka viens no dalībniekiem būs jau esošais sistēmas uzturētājs, bijām radoši un meklējām iespējas nodrošināt visiem dalībniekiem vienlīdzīgas pozīcijas. Lai būtu skaidrs, kā tieši mūsu sistēmas un reģistri darbojas, organizējām ekskursijas un devām dalībniekiem iespēju ar sistēmām un reģistriem iepazīties klātienē. Šos procesus vadīja ar žūrijas un iepirkumu komisiju nesaistīti darbinieki.”
Gan Guna Paidere, gan Laima Letiņa ir vienisprātis, ka metu konkurss un pēcāk sarunu procedūra ir ērti risinājumi, jo ļauj ne vien saglabāt projektā uzsākto darbības virzienu, bet arī ietaupīt laiku. L.Letiņa: “Lielajiem līgumiem, kuros ir cieši saistīti papildinājumi, sarunu procedūra viennozīmīgi ir visērtākā. Ja citi baidās to izmantot, tad mēs tieši otrādi – baidāmies to neizmantot, jo varam pazaudēt garantiju un uzticamību visam pakalpojumam, kā arī garantētu kvalitatīvu rezultātu.” G. Paidere papildina: “Alternatīva šim iepirkumam būtu atklāts iepirkums ar prasību aprakstu, taču tas ir liela apjoma darbs ar milzīgu inovāciju un tehnoloģiju sadaļu – ar iekšējo resursu tas nebūtu iespējams, jo mēs nevaram noņemt cilvēkus no ikdienas darbiem. Tādējādi būtu jāsludina atklāts konkurss vispirms nepieciešamās dokumentācijas sagatavošanai, pēc tam – pašai reģistru modernizācijai. Tam kopumā aizietu gadi, beigās mēs saņemtu tikai viena veida piedāvājumus, kuri pēc šī ilgā laika posma, iespējams būtu jau tehnoloģiski novecojuši, turklāt nevaram būt droši, ka tie vispār ir īstie, kas mums nepieciešami. Metu konkurss un sarunu procedūra ļauj strādāt radošāk un saņemt visus aktuālos piedāvājumus uzreiz.” Tāpat viņas apstiprina, ka daļa no veiksmes bijusi projekta izstrādē pielietotā Agile metodika, kas paredz iteratīvu pieeju, ļaujot nonākt pie risinājuma konkrētas detalizācijas darba gaitā.

Slavē jauno PIL un novērtē EIS

Taujātas, vai tiešām Uzņēmumu reģistrā ar iepirkumiem strādāt ir tik viegli un nekādu grūtību nav, abas pārstāves ilgi domā un konkrētas problēmas minēt nevar: ar Publisko iepirkumu likumu (PIL) jaunajā redakcijā ir apmierinātas, elektroniskā iepirkumu sistēma (EIS) galvassāpēs nesagādā, problēmu ar pārsūdzībām nav. “Ja ar PIL regulāri strādā, iemanās to piemērot, saprot visas normas un kā tās pareizi tulkot, tad nekā sarežgīta nav,” – ar smaidu teic G. Paidere. Viņu papildina L.Letiņa: “Jaunais likums šķiet labāks par iepriekšējo – tas ir vieglāk uztverams. Tieši pamatprincipi ir ļoti skaidri, nav pārlieku izvērsti, ir vieglāk vest procedūru pēc būtības un nav jāiedziļinās formālās prasībās. Uz prasībām varam skatīties no mērķa viedokļa.” Tāpat viņas prāto, vai esošā likuma ietvaros pasūtītāji nevarētu kļūt vēl radošāki un, piemēram, metu konkursus organizēt hakatonu formātā (tradicionāli tehnoloģiju attīstības jomā organizēti pasākumi, kas ierobežotā laika posmā – 48 stundās – dod iespēju speciālistiem strādāt pie jaunām idejām un prezentēt tās žūrijai).

Metu konkurss ticis īstenots bez aizķeršanās un uzņēmēji pat bijuši gana radoši, lai atrastu veidus, kā iesniegt metus anonīmi, lai pasūtītājs tos varētu neitrāli vērtēt. Lai gan metu iesniegšana atbilstoši tā brīža prasībām noritējusi ārpus EIS, kopumā par EIS Uzņēmumu reģistrā sūdzību īsti nav.

Taujāta par Iepirkumu konferenci un saņemto gada balvu, Guna Paidere atzīst, ka pasākums bijis ļoti noderīgs, bet par balvas saņemšanu nebija pārliecības līdz pat pēdējam brīdim: “Mums ļoti patika Iepirkumu konference, jo tajā bija apskatītas dažādas tēmas – IT, būvniecība, radošie iepirkumi u.c. Kaut gan paši neesam veikuši būvniecības iepirkumus, bet klausoties lektoros, kādas ir problēmas, varejām aizdomāties par iepirkumiem, ko paši veicam. Ir noderīgi redzēt, kā dažādas nozares piemēro šo regulējumu – tas ļauj saturīgāk likuma normas piemērot pašiem. Ļoti veiksmīgi arī, ka jautājumi bija apskatīti gan no pasūtītāja, gan piegādātāja skatu punkta. Itin bieži pasūtītājiem pārmet, ka tie neprot pasūtīt, savukārt pretendentiem pārmet, ka tie neprot piegādāt. Abas puses jau dara, cik vien labi prot! Ieklausoties otras puses argumentus šādās diskusijās no malas, var labāk izprast otru pusi. Domāju, ka tieši tāpēc metu konkurss un sarunu procedūra ir tik veiksmīgi formāti, jo tajos ir visciešākā sadarbība, kas atrisina šo nesaprašanās problēmu. Tāpēc arī mums tie patīk un PIL ietvaros neradīja sarežģījumus. Tāpēc arī pieteicām projektu balvai un par pārsteigumu – uzvarējām! Kad uzzināju, kāda mums ir konkurence un ka bija iespējama arī balsošana mājas lapā, jau paspēju padomāt, ka diez vai uzvarēsim. Mūsu konkurenti – universitāšu apvienība – šķita ļoti spēcīgi un atbilda visām mūsdienu prasībām par sadarbību, sinerģiju un inovatīvu ideju. Bijām pārsteigti, bet ļoti gandarīti, kad nosauca Uzņēmumu reģistru kā balvas ieguvēju. Domāju, ka visiem iesaistītajiem šāda atzinība un novērtējums no ārpuses ir ļoti svarīgs un palīdz pārvarēt šaubas par sevi un savu darbu. Zinām, ka esam novērtēti un visu darām pareizi!”

Par Uzņēmumu reģistru

  • Nodarbina ap 170 cilvēku 8 reģionālās nodaļās (tostarp Rīgā);
  • Vidēji gadā veic 4 iepirkumus (IT, inovācijas un tehnoloģiju jomā – reizi 3 gados);
  • Nav atsevišķas iepirkumu daļas, pārsvarā strādā ar elektroniskajiem katalogiem, kas tajos nav pieejams, iegādājas, izmantojot citas procedūras;
  • Iepirkumu budžets: neliels un mainīgs, atkarībā no iepirkumu specifikas;

TEKSTS: DZINTRA ŠVARCBAHA
FOTO: AIJA MELDERE

Iepriekšējais raksts:

Nākamais raksts: